知って得するWord使いこなし術(29) ナビゲーションウィンドウを使った文書構成の変更

それぞれの見出しに適切な「アウトラインレベル」を指定してある場合は、「ナビゲーションウィンドウ」を使って文書内の好きな位置へジャンプしたり、文書の構成を変更したりできる。今回は「ナビゲーションウィンドウ」の使い方を詳しく紹介していこう。

ジャンプ機能と文書構成

ナビゲーションウィンドウの表示

まずは、「ナビゲーションウィンドウ」を表示するときの操作手順から解説していこう。「表示」タブを選択し、「ナビゲーションウィンドウ」のチェックボックスをオンにする。

「ナビゲーションウィンドウ」を開く操作

すると、画面左側に「ナビゲーションウィンドウ」が表示され、文書内の見出しが一覧表示される。もっと具体的に書くと、「レベル1」〜「レベル9」のアウトラインレベルが指定されている段落が見出しとして表示される仕組みになっている。アウトラインレベルの役割や指定方法が分からない人は、先に連載第26回を一読してからこちらを読み進めてほしい。

「ナビゲーションウィンドウ」に表示された見出し

それぞれの見出しは、下位レベルの表示/非表示を自由に変更できるようになっている。この操作は、見出しの左側にある「三角形のアイコン」をクリックすると実行できる。

下位レベルの開閉

また、レベルを指定して表示する見出しのコントロールもできる。この場合は、いずれかの見出しを右クリックして、「見出しレベルの表示」→「Xレベルまで表示」を選択すればよい。

表示するレベルの変更(1)

たとえば、「2レベルまで表示」を選択すると、レベル2以上の見出しだけを一覧表示できる。

表示するレベルの変更(2)

そのほか、「ナビゲーションウィンドウ」をWordウィンドウから分離して、独立したウィンドウとして表示する方法も用意されている。この操作は「ナビゲーションウィンドウ」のヘッダー部分を右下方向へドラッグ＆ドロップすると実行できる。

ウィンドウを独立表示にする操作

独立表示された「ナビゲーションウィンドウ」

見出しの位置までジャンプする機能

「ナビゲーションウィンドウ」に表示された見出しにはリンク機能が設定されているため、クリックひとつで文書内の好きな位置へジャンプできる。以下の図は「第2章　改修対象の範囲」をクリックした例だ。第2章の先頭まで画面が自動スクロールされ、その位置にカーソルが移動していることを確認できるだろう。

ジャンプ機能の使い方(1)

もちろん、下位レベルの見出しへの直接ジャンプも可能だ。たとえば「2.3　共用スペース」をクリックすると、その位置まで画面表示をジャンプさせられる。

このように、「ナビゲーションウィンドウ」は“ジャンプ機能を備えた目次”としても活用できる。何十ページもある文書では、目的の位置までスクロールする操作すら面倒な作業になってしまう可能性がある。この手間を簡略化するテクニックとして「ナビゲーションウィンドウ」の使い方を覚えておくと役に立つだろう。

ジャンプ機能の使い方(2)

ドラッグ＆ドロップによる文書構成の変更

文書の構成を変更するときにも「ナビゲーションウィンドウ」が役に立つ。その操作手順は、「ナビゲーションウィンドウ」に並んでいる見出しを上下にドラッグ＆ドロップするだけ。

以下の図は、「2.3.3　休憩スペース」を「2.3.1　ロビー」の前へドラッグ＆ドロップした例だ。

文書構成の変更(1-1)

すると、該当する「見出し」と「それに続く本文」の位置が移動され、文書の構成を手軽に変更できる。連載第28回で紹介した「見出し番号の自動入力」を設定していた場合は、見出し番号も自動的に修正される。今回の例の場合、「休憩スペース」の番号が「2.3.3」から「2.3.1」に自動修正されていることを確認できるだろう。それにあわせて「ロビー」や「来客対応エリア」の番号も自動修正されている。