関数COUNTIFで文字データを条件付でカウントする方法

条件を「セル参照」で指定するときの記述方法

前回の連載に引き続き、今回も「関数COUNTIF」の便利な使い方を紹介していこう。条件付きで「数値データ」の個数をカウントする場合だけでなく、条件付きで「文字データ」をカウントする場合にも関数COUNTIFが役に立つ。

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  関数COUNTIFの応用的な使い方を紹介

前回の連載でも少し触れたが、関数COUNTIFの条件を記す際に「セル参照」を活用することも可能だ。ただし、そのためには少し特殊な方法で条件を記述する必要がある。

まずは、よくありがちな失敗例から紹介していこう。以下の図は、「平均未満の人が何人いるか？」を調べるために関数COUNTIFを記述した例だ。「横浜支社」の平均点はC24セルで算出しているため、第2引数（条件）に"<C24"と記述すれば正しい結果を得られると思うかもしれない。

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  間違った「セル参照」の記述例

しかし、これは間違った記述となる。上記のように関数COUNTIFを記述した場合、「"<C24"という文字データが何個あるか？」をカウントすることになる。もちろん、このようなデータは1つもないので、その結果は0と表示される。

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  関数COUNTIFの表示結果

このように「"」（ダブルクォーテーション）の中にセル参照を記述すると、「C24セルを参照して・・・」ではなく、「"<C24"という文字」として認識されてしまう。

では、どうすれば良いのか？　このような場合は、比較演算子だけを「"」で囲むのが基本だ。今回の例のように「未満」を条件にするのであれば、"<"と記述する。同様に、「以上」の場合は"=>"、「等しい」の場合は"="と記述すればよい。

続いて、文字を連結する「&」（アンド）を記述し、その後に「参照するセル」を記述する。つまり、以下のように関数COUNTIFを書くのが正しい記述方法になる。

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  正しい「セル参照」の記述例

その後、「Enter」キーを押すと、平均未満（C24セルの値未満）の「数値データの個数」を正しくカウントできる。

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  関数COUNTIFの表示結果

このように、関数COUNTIFの条件に「セル参照」を使用する場合は、少し特殊な記述方法を用いなければならない。念のため“おさらい”しておくと、以下のようになる。

（1）比較演算子だけを「"」で囲んで記述する （2）続けて「&」（アンド）を記述する （3）続けて「セル参照」を記述する

この記述方法を知っていれば、関数COUNTIFの条件に「セル参照」を利用できるようになる。Excelの初心者だけでなく、中級者も間違いやすい部分なので、勘違いしないように注意しておこう。

「文字」を条件にしたデータ数のカウント

関数COUNTIFは、「文字」を条件にして「データの個数」を数えることも可能だ。こちらも関数COUNTIFの代表的な使い方といえるので、ぜひ覚えておこう。

今度は、会員名簿を例にして具体的な使い方を紹介していこう。以下の図は、ある店舗の会員情報をExcelにまとめたものだ。会員情報は、ワークシートの6～505行目に計500件のデータが入力されている。

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  会員情報をまとめた表（顧客名簿）

この500件のデータのうち、「男性が何人いるか？」を関数COUNTIFで調べたいとしよう。この場合は「性別」が入力されているD6～D505を第1引数（セル範囲）に指定し、第2引数（条件）に"=男"（データが「男」に等しい）と記述すればよい。

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  男性の数をカウントする関数COUNTIF

「Enter」キーを押して結果を見ると、234という数値が表示された。つまり、「男性の会員は234人にいる」ということを即座に確認できた訳だ。

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  関数COUNTIFの表示結果

同様に、「女性の会員が何人いるか？」を調べたい場合は、以下のように関数COUNTIFを記述すればよい。

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  女性の数をカウントする関数COUNTIF

今度は、266という数値が表示された。つまり、「女性の会員は266人にいる」ということになる。

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  関数COUNTIFの表示結果

両者を合計すると、234＋266＝500（人）となり、全データ数（500件）と一致しているのを確認できるだろう。

このように「文字」を条件にして「該当するセルが何個あるか？」をCOUNTIFで調べることも可能だ。なお、文字には「大きい」や「小さい」といった概念がないため、この場合の比較演算子は「=」（等しい）、もしくは「<>」（等しくない）のいずれかを用いるのが基本的な使い方となる。

ワイルドカードを使ったデータ数のカウント

続いては、「住所が東京都の会員が何人いるか？」を関数COUNTIFで調べてみよう。この場合の第1引数（セル範囲）はF6～F505となる。一方、第2引数（条件）は"=東京都"でよい、と思うかもしれない。

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  住所が「東京都」の会員数を調べる関数COUNTIF（失敗例）

しかし、この結果は0（個）となり、求めていた数値を示してくれない。

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  関数COUNTIFの表示結果

というのも、先ほどのように関数COUNTIFを記述した場合、「データが"東京都"に等しいセル」が条件になってしまうからだ。実際の住所データは「東京都△☆※・・・」のように"東京都"の後にも文字データが続いている。データが「東京都」だけで完結してるセルは1つもないので、関数COUNTIFの結果も0になる。

このような場合は、「データが"東京都"で始まる」を条件に指定するのが正しい記述方法となる。具体的には、「＊」（アスタリスク）の記号を使って"=東京都＊"と条件を指定すればよい。

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  ワイルドカードを使って条件を指定した関数COUNTIF（成功例）

「＊」の記号はワイルドカードと呼ばれるもので、「任意の文字列」を示している。"=東京都＊"と条件を記述した場合は、最初の3文字が「東京都」で、以降は「任意の文字」という意味になる。つまり、「データが"東京都"で始まる」という条件を指定したことになる。

「Enter」キーを押して結果を確認すると、67という数値が表示された。すなわち、「住所が東京都の会員は67人いる」という結果を即座に得られた訳だ。

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  関数COUNTIFの表示結果

もちろん、"=東京都＊"の部分を"=埼玉県＊"に修正して「住所が埼玉県の会員が何人いるか？」を調べることも可能だ。

そのほか、「＊」（ワイルドカード）を記述する位置を工夫して、「データが"★★"で終わる」などの条件を指定することもできる。たとえば、「氏名」のセル範囲を対象に、"=＊子"と条件を記述すると、氏名の最後が「子」で終わるデータの個数をカウントできる。同様に、"=＊翔＊"と条件を記述すると、氏名に「翔」の文字を含むデータの個数をカウントできる。

工夫次第で色々な条件を指定できるので、時間に余裕があるときにワイルドカードの使い方も研究しておくと役に立つだろう。

セル範囲に「列全体」を指定するときの注意点

最後に、関数COUNTIFのセル範囲に「列全体」を指定するときの注意点を紹介しておこう。今回の例のように何百件ものデータが入力されている表では、「何行目までデータが入力されているか？」を調べるのが面倒な場合もある。

このような場合は「列全体」をセル範囲に指定してもよい。たとえば、第1引数に「F:F」と記述すると、「F列全体」をセル範囲に指定できる。

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  セル範囲に「列」を指定するときの記述例

この方法を知っていれば、「何行目までデータが入力されているか？」を確認しなくても、すぐに関数を入力できる。そのほか、「C:E」と記述して複数の列（C～E列全体）をセル範囲に指定することも可能だ。

ただし、いくつかの注意点もある。セル範囲に「列全体」を指定するときは、以下のようなミスを犯さないように注意する必要がある。

一つ目は、循環参照が発生しないように注意すること。たとえば、下図のように関数COUNTIFを記述すると、循環参照が発生していることを示す警告が表示される。

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  循環参照が発生していることを示す警告

この例では関数COUNTIFの対象に「F列全体」を指定しているが、肝心の関数COUNTIFもF列に記述されている・・・、という状況になっている。つまり、自分自身が「対象とするセル範囲」に含まれてしまっている訳だ。このような場合は、正しい結果を得られないのが普通だ。関数COUNTIFは「F列以外」のセルに入力する必要がある。

二つ目は、条件に「以外」を指定する場合だ。たとえば、「住所が東京都以外の会員が何人いるか？」を調べようとして、以下のように関数COUNTIFを記述したとしよう。

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  条件に「以外」を指定した場合

すると、104万8,509（個）という、とてつもなく大きな数値が結果として表示される。

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  関数COUNTIFの表示結果

このような結果になる理由は、F列にある「空白セル」も「データが"東京都"で始まらないセル」としてカウントされてしまうからだ。

Excelのワークシートは、最大で104万8,576行までデータを入力できる仕様になっている。つまり、F列には全部で104万8,576個のセルがあることになる。このうち、今回の例では「東京都」で始まるデータが67個ある。よって、104万8,576（個）－67（個）＝104万8,509（個）が「データが"東京都"で始まらないセル」になる。これが関数COUNTIFの結果として返される訳だ。

このようにセル範囲を「列全体」にして、条件に「★★以外」を指定すると、求めていた結果は得られなくなる。多少、面倒でも「F6:F505」のように限定的なセル範囲を指定して関数COUNTIFを利用しなければならない。少し特殊なケースになるが、間違えないように注意しておこう。