Microsoftは3月10日(現地時間)、「Publish to web delivers polished files externally with one click」において、Web版のExcelとPowerPointに「Webに公開（Publish to Web）」と呼ばれる新機能が利用可能になったことをアナウンスした。

この機能を使うと、SharePointに保存したファイルから閲覧専用のリンクを生成し、コメントなどを除いた最終的なコンテンツのみを簡単に第三者に公開できる。

  • Web版のExcelとPowerPointに「Webに公開（Publish to Web）」と呼ばれる新機能が追加された　出典：Microsoft

    Web版のExcelとPowerPointに「Webに公開（Publish to Web）」と呼ばれる新機能が追加された　出典：Microsoft

ExcelやPowerPointの文書を社外公開する際の問題

ExcelやPowerPointの文書を社外の第三者に公開する際に気をつけなければならないのは、単にファイルを共有しただけでは、文書内のコメントや編集履歴、スピーカーノートまで見ることができてしまう点だ。不要な混乱を避けたり、機密情報の意図しない漏洩を防いだりするためには、これらの付加情報は事前に削除してクリーンアップする必要がある。

その手間を省いてくれるのが「Webに公開」という機能だ。この機能を使ってファイルを共有した場合、コメントなどの内部情報は自動的に隠され、共有相手には最終版のコンテンツのみを表示するようになる。

「Webに公開」は内部情報を除いた公開リンクを生成

使い方は簡単で、[ファイル]→[共有]→[Webに公開]を選択して「Webに公開」ダイアログを開き、[公開]ボタンをクリックして公開リンクを生成するだけだ。あとは生成されたURLをコピーしてメールなどで共有するか、[共有]ボタンでアクセス権限を設定すればいい。

  • 簡単に閲覧専用の公開リンクを生成できる　出典：Microsoft

    簡単に閲覧専用の公開リンクを生成できる　出典：Microsoft

公開済みのファイルのバージョンを更新するには、再び「Webに公開」ダイアログを開いて[再公開]ボタンをクリックする。「Webに公開」ダイアログで[非公開]ボタンをクリックすると、公開リンクへのアクセスを取り消すことができる。

「Webに公開」の主な利用シーン

Microsoftでは、「Webに公開」機能の利用シナリオとして次のようなケースを紹介している。

  • 社内メモなしでクライアント向けにプレゼンテーションを共有する
  • 社内イントラネットにライブトレーニング用の資料を埋め込む
  • 取締役会向けのレポートを外部関係者と共有する
  • 編集履歴を隠して最終版のみの公開を通知する
  • プロジェクト終了後に公開ファイルへのアクセスを迅速に取り消す

この機能はMicrosoft 365 Enterprise ライセンスを所有しているユーザーに提供されており、現在はWeb版ExcelおよびWeb版PowertPointで利用できる。Web版Wordでもまもなく利用可能になる予定とのことだ。