生産性・コラボレーションツールのNotionを耳にしたことがある方も多いだろう。実際に使うとなると、機能が多過ぎで戸惑うかもしれない。これまでの生産性ツールの置き換えになる機能とは、どのようなものなのだろうか。

Notionで置き換えられるツール

Notionはメモなどの文書管理、タスクやプロジェクトの管理、コラボレーションと共有などさまざまな機能を持つ。

世界に2000万人以上のユーザーを抱える人気サービスだ。アドオンもあり、背景やアイコンをカスタマイズできるのも特徴だ。自分好みのレイアウトにして気持ちをアゲることができる。2018年に最初のリリースが登場、Webのほか、デスクトップ(Windows、macOSに対応)、モバイル(iOS、Android)もある。

では、Notionがどんな生産性ツールを置き換えることができるのか見てみよう。

1. ノート

ノートアプリはさまざまある。しかし、Notionにはメモ機能があり「Quick Note」なら、テンプレートを使ってひとまずメモができる。

しかも、テーブルを埋め込んだり、画像やリンクを加えることもできる。AI機能により英語のスペルミスのチェック、翻訳、さらにはノートの要約も可能だ。Evernoteなど一部のメモアプリからインポートできる機能もある。

2. ワープロ

Microsoft Wordほどの機能はないかもしれないが、Notionのリッチテキストエディタはフォントサイズの変更、スタイル、カラー、調整などの機能があり、かなりのことができる。

もちろん、画像・動画、テーブル、ボード、カレンダーを埋め込むこともできる。チームでNotionを使っている場合、簡単に共有でき、@をつけてメンションしながら、コメントを残すことも可能だ。

3. To-Doリスト

生産性アップを支えてくれるTo-Doリスト。タスク管理でNotionを使い始めたという人も多いかもしれない。NotionにはTo-Doリストも備わっており、締切の日時を設定してリマインドをしたり、チームメンバーと共有するなどのことができる。新しいページを開いてTo-Doリストを作成しても良いだろう。テンプレートも用意されている。

4. 後で読む/ブックマーク

業務上役立つ記事の管理に使うこともできる。ブラウザが内蔵するお気に入り(ブックマーク)やブラウザのアドオンを使うこともできるが、Notionの「Reading List」なら、Web上の記事をリスト化できる。タグを使って分類したり、ステータス、スコアなどもつけられる。

ブラウザにNotion Web Clipperをインストールすれば、開いているページから1クリックで直接Notionに追加できる。

5. Wiki

チームや組織が大きくなると、コミュニケーションツールだけでは情報共有が難しくなる。そこでWikiだ。NotionのWikiはテンプレートに沿って簡単に構築でき、編集、検索などの機能もある。カスタマイズ性にも優れており、@を入れて簡単にリンクすることもできる。Confluenceからの移行も簡単にできる。

6. ジャーナル

iOS 17でAppleが導入すると言われているジャーナル。日々の出来事をメモできる機能だが、Notionにもジャーナルはある。仕事に関係あること、ないことを書いたり、振り返ったり、ちょっとしたことを綴ることができるもので、タグによりプライベートと業務などを分類できる。

7. 生成AI

Notionが2月にリリースした「Notion AI」は、メモからサマリを作成したり、文章をよりブラッシュアップさせるなど、Notionでできることについて生産性をさらに高めることができる。それだけでなく、創造性の見方にもなりうる。自分で作成した文章の続きを依頼するなどの機能を備える。

いかがだろう？Notionはさまざまな機能を持つ。複数のアプリを切り替えることなくさまざまなことができるというのは、効率性アップにつながるはずだ。まずは自分がやりたいことに絞って使い始めると良いだろう。

ハウツー情報サイトのMake Use Ofが「7 Types of Productivity Tools That Notion Can Replace」として、Notionの機能を紹介している。