ビジネスパーソンが議事録作成に費やす時間は年平均320時間- キヤノンMJ調査

キヤノンマーケティングジャパン（キヤノンMJ）は2月21日、議事録の作成経験がある全国のビジネスパーソンを対象に実施した「議事録／発言録の作成業務」における負担や議事録DXを可能にするAIサポートツール・アプリの浸透度合いに関する調査結果を発表した。

（左）議事録／発言録の作成業務の負担、（右）議事録業務サポートツールの使用意向

このレポートは、12月16日～12月20日の期間、全国20〜59歳までのビジネスパーソン（経営者・自営業者・専門職・正社員等 ※派遣社員、パート、アルバイトを除く）かつ勤め先で議事録作成業務のある人を対象に、インターネット上で実施したアンケート調査に基づく。

週1回以上会議に参加している人は55.3％、議事録/発言録の作成業務に負担を感じている人は67.2％、オンライン会議によって負担が大きくなった人は18％であった。テレワークにより移動時間の削減・資料のデジタル化などが進んだ一方、オンライン会議の議事録／発言録の作成においてはデジタル化が進んでおらず、業務効率化への期待が高まっていると同社はみている。

週1日以上議事録／発言録の作成業務がある割合を年代別にみると、20代が最も多く、若手社員が作成業務を担っていることがわかる。議事録／発言録の作成にかける1週間あたりの平均時間は6.13時間、年間で換算すると319.6時間にのぼり、年代別では20代が1週間あたり8.46時間を費やしていた。

年代別議事録／発言録作成業務にかける1週間あたりの平均時間

議事録／発言録の作成業務の効率化による空いた時間の使い方をたずねると、「会議に集中する（37％）」「会議で発言する機会が増える（21.8％）」「他の作業を進める（50.9％）」「残業時間を削減する（32.3％）」などがあがった。

議事録／発言録作成業務の効率化により空いた時間の使い方

議事録／発言録に対して「作成は必要」「エビデンスとして有効」と回答した人は、いずれも7割超である一方で、「通常業務に支障が出る（60％）」「作成業務が残業につながる（62.3％）、「作成業務を担当すると発言機会を損なう（62.2％）」「作成業務の負担が大きい（68.8％）」など、業務改善への課題感が見てとれる。また「会議をしながらの作成が理想」「作成はAIに任せてもいい」など、DXによる作成業務の効率化への期待も感じられる。