前回は、ビジネスシーンにおける「Microsoft Teams」の具体的な活用例を紹介したが、今回もビジネスにおける活用例を見ていこう。

コミュニケーション環境の改善でビジネスを加速

企業を取り巻く環境が激しく変化する現代のビジネスにおいて、特に重要視されるのがスピードだ。スピードといっても事務の処理速度や生産速度、意思決定速度などさまざまなものが挙げられるが、その多くに影響を及ぼすのがコミュニケーション環境の改善といえる。たとえば、部署内の社員同士が円滑に意思疎通を行えれば、連携が必要な業務の効率が向上。ストレスの軽減やモチベーションアップといった効果も期待できる。

それでは「Microsoft Teams」の導入によって円滑なコミュニケーションとビジネスのスピードアップを実現した、ある企業の例を紹介しよう。この企業では、これまでメールや電話、部分的にチャットなどで行っていた社内外のコミュニケーションを「Microsoft Teams」に統一。スムーズかつスピーディーな意思疎通を可能にしている。

チャットによって顧客への迅速な対応を実現

たとえば営業部門では、営業担当者が客先で確認したい事項が発生した際、スマートフォンから「Microsoft Teams」のチャットで社内メンバーに連絡。社内在庫や増産体制のチェック、上長による決裁の交渉まで、さまざまな内容をその場で処理し、顧客へ返答できるようになった。

これがメールだと返信までの時間がなかなか読めないため、顧客への対応がリアルタイムに行えない。また、電話だと複数人への同時連絡が難しく、関係者への伝達が思うようにいかない。しかしチャットなら、関係するグループにメッセージを送るだけで、対応できるメンバーが迅速に処理できるというわけだ。

資料送付やビデオ通話への移行も容易

また、チャット経由で簡単に資料を送れるのも「Microsoft Teams」のメリットだ。営業担当者が外出先から手元にない詳細資料を取り寄せたり、社内で仕上がったばかりの最新資料をチャット上で共有したりと、交渉に必要な情報をすぐに伝えることができる。

さらに「Microsoft Teams」では、必要に応じてチャットから音声やビデオ通話へスムーズに移行できるのも大きな強みだ。たとえば顧客の質問が技術的な内容まで踏み込んできた際、社内にいる技術系スタッフとのビデオ通話をスタート。その場に技術系スタッフが同行しているかのように、顧客の疑問点を迅速に解決できるのである。

このように営業現場では、顧客への対応が「社内に戻り確認して連絡」から「即時返答」に変わったことにより、受注の確度が大幅にアップしたという。

手軽に開催できるテレビ会議の利便性

「Microsoft Teams」を用いたテレビ会議の導入も、ビジネスのスピードアップにつながっている。これまで会議といえば、参加スタッフ全員のスケジュールを確認してメールで連絡。会議室を予約して当日に集まるというのが一般的な流れだった。しかし「Microsoft Teams」なら、チャット上で参加できるメンバーを募り、そのままテレビ会議へと移行することが可能。従来のような対面型の会議と違い、外出先からでもスマートフォン経由で参加できる。外出先や在宅勤務のスタッフが参加する場合、テレビ会議の背景を簡単にぼかせるのも、細かいながら非常に嬉しい機能といえるだろう。

ペーパーレス化/コスト削減/モチベーションアップにも効果的

さらに「Microsoft Teams」のテレビ会議では、資料の共有が容易に行えるのもポイントだ。共同編集もできるため、テレビ会議中に全員で改善点を見つけながら資料のブラッシュアップをしたり、完成版を作成するといったことも可能。加えて、会議におけるペーパーレス化の促進にも効果を発揮してくれる。

また、同社ではこれまで本社と支社、生産拠点を結ぶために月額制のテレビ会議システムを使っていたが、「Microsoft Teams」の採用によってそのぶんのコストを削減。対面での会議が減少したため、いくつかの会議室スペースを社員向けのリフレッシュルームに変更するなど、コスト削減と社員のモチベーションアップ効果を促進することにも成功している。

リモート環境での操作説明や設定変更なども容易

そのほか、テレビ会議中に画面共有が行えるのも「Microsoft Teams」の強みといえる。特定アプリケーションやデスクトップを共有し、必要に応じてリモート操作が行えるため、たとえば在宅勤務のスタッフに新規業務で使うアプリケーションの操作説明や設定変更の方法を教えるのも容易だ。もちろんこの方法を使えば、クラウド上にアップロードしたファイルだけでなく、ローカル環境に保存されているファイルをリモートで編集することもできる。

このように「Microsoft Teams」を使うと、日頃の業務から意思決定に至るまで、さまざまなビジネスシーンにおけるスピードを向上することができる。「Office 365」さえ導入していれば、追加費用なしですぐに使い始められるので、ぜひ試してみていただきたい。

監修：別所 貴英（べっしょ・たかひで）

2002年、株式会社サテライトオフィス入社。数々のWebシステム案件のプロジェクトマネージャーを担当。2013年、Microsoft 365ビジネスに特化した株式会社ネクストセットの設立にともない代表取締役に就任。2,000社以上の企業にアドオンサービスを導入し、利用ユーザー数は100万人を超える。

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