マイナビニュースマイナビ

GoogleカレンダーやGoogle Chatとの連携でGoogle Meetを便利にする

【連載】

Google Workspaceをビジネスで活用する

【第10回】GoogleカレンダーやGoogle Chatとの連携でGoogle Meetを便利にする

[2021/06/11 14:00]佐野正弘 ブックマーク ブックマーク

前回に続いて、今回もGoogle Meetの活用法について説明していきましょう。特に今回は、他のサービスとの連携でビデオ会議を始めやすくする方法について説明していきたいと思います。

指定の日時にビデオ会議を始める方法

最初に紹介するのは、指定の日時にビデオ会議を始める方法です。ここまではビデオ会議をすぐ始める方法しか紹介していませんでしたが、リモートで会議をする場合はすぐ呼び出されても困ることが多いと思いますし、リアルでの会議と同様、あらかじめ決められた時間に会議を始めたいというケースも少なくないのではないでしょうか。

そこで、Google Meetにも指定の日時にビデオ会議を始める方法が用意されているのですが、それを利用するには「Googleカレンダー」を経由する必要があります。まずは、Googleアプリ一覧から「Meet」を呼び出します。

Gmailなどの右上にある「Googleアプリ」(1)をクリックした後、一覧から「Meet」(2)を選ぶ

Google Meetの画面が表示されたら「新しい会議を作成」をクリックします。

Google Meetの画面から「新しい会議を作成」をクリックする

Google Meetの画面から「新しい会議を作成」をクリックする

するとメニューが現れるので、その中から「Googleカレンダーでスケジュールを設定」をクリックするとGoogleカレンダーに遷移し、Google Meetでビデオ会議をするスケジュールの登録画面が現れます。

メニューの中から「Googleカレンダーでスケジュールを設定」を選ぶ

ここで会議のタイトルと日時、詳細などを入力して「保存」を押し、ビデオ会議をGoogleカレンダーの予定として登録するのですが、この際「ゲスト」の項目で会議に参加する人のメールアドレスを入力して追加するのを忘れないようにしてください。

Googleカレンダーのスケジュール登録画面に遷移したら、会議のタイトルや日時(1)と、会議参加者のメールアドレス(2)を入力して「保存」(3)をクリックする

Googleカレンダーのスケジュール登録画面に遷移したら、会議のタイトルや日時(1)と、会議参加者のメールアドレス(2)を入力して「保存」(3)をクリックする

スケジュールを保存すると下のようなダイアログが現れるので、「送信」をクリックすれば登録した参加者全員にビデオ会議への招待メールが送信されます。

ダイアログが現れたら「送信」ボタンを押すことで、参加者全員に招待メールが送られる

参加者には、以下のようなメールが送られるので「はい」「いいえ」などのボタンを押すことで主催者に参加の意思表明ができます。なお、会議の時間になったら、メールに記載されたリンクをクリックすることで会議に参加できるのはもちろんのこと、Googleカレンダーのスケジュールからも会議に参加することが可能です。

メールが届いたら、参加者は「はい」「いいえ」などのボタン(1)で参加の意思表示ができる。時間になったらメール内のリンク(2)をクリックして会議に参加しよう

メールが届いたら、参加者は「はい」「いいえ」などのボタン(1)で参加の意思表示ができる。時間になったらメール内のリンク(2)をクリックして会議に参加しよう

Google ChatとGoogle Meetを連携

もう1つ紹介したいのは逆に、Google Meetを今すぐ始めたい時に便利な方法です。チャットで仕事の話をしている時、文字だけのコミュニケーションでは限界があるので直接顔を見て話をしたいと思うことも意外と多いかと思うのですが、そんな時はGmail上でGoogle ChatとGoogle Meetを連携し、チャットからビデオ会議へとシームレスに移ってコミュニケーションができるようになっているのです。

その方法は非常に簡単です。ビデオ会議をしたいと思った相手とチャットをしている時、チャットの送信画面にある「ビデオ会議を追加」ボタンをクリックすることで、相手にビデオ会議に参加できるリンクを付与したメッセージを送ることができるのです。

チャットの送信画面で「ビデオ会議を追加」ボタン(1)をクリックすると、ビデオ会議を始めるリンク(2)を付与できる

送られたメッセージを相手が開くとリンクが現れるので、全員がそのリンクをクリックすればすぐビデオ会議に参加することができます。もちろん、ビデオ会議が終了したら、引き続きチャットを使ってのコミュニケーションを取ることも可能なので、双方をうまく使い分ければより円滑なビジネスコミュニケーションができるのではないでしょうか。

送られたリンクをクリックすればそのままGoogle Meetでビデオ会議を始めることができる

ちなみに、Google Meetにもチャット機能は用意されていますが、このチャット機能はあくまでビデオ会議中の連絡に用いるもの。映像や音声によるやり取りがうまくできない時などに活用すると便利なのですが、ビデオ会議が終了したらチャットの内容は消えてしまい、Google Chatと連携できる訳ではないことから、注意しつつ双方のチャット機能を使い分けるのがいいでしょう。

Google Meetの中にもチャット機能が用意されているが、こちらはビデオ会議中の連絡などに用いるものであり、Google Chatとの連携がなされている訳ではない

Google Meetの中にもチャット機能が用意されているが、こちらはビデオ会議中の連絡などに用いるものであり、Google Chatとの連携がなされている訳ではない

著者紹介


佐野 正弘

福島県出身、東北工業大学卒。エンジニアとしてデジタルコンテンツの開発を手がけた後、携帯電話・モバイル専門のライターに転身。現在では業界動向からカルチャーに至るまで、携帯電話に関連した幅広い分野の執筆を手がける。

※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

一覧はこちら

連載目次

この記事に興味を持ったら"いいね!"を Click
Facebook で TECH+ の人気記事をお届けします
注目の特集/連載
[解説動画] Googleアナリティクス分析&活用講座 - Webサイト改善の正しい考え方
Slackで始める新しいオフィス様式
Google Workspaceをビジネスで活用する
ニューノーマル時代のオウンドメディア戦略
ミッションステートメント
次世代YouTubeクリエイターの成長戦略
IoTでできることを見つけるための発想トレーニング
教えてカナコさん! これならわかるAI入門
AWSではじめる機械学習 ~サービスを知り、実装を学ぶ~
Kubernetes入門
SAFeでつくる「DXに強い組織」~企業の課題を解決する13のアプローチ~
マイクロサービス時代に活きるフレームワーク Spring WebFlux入門
AWSで作るマイクロサービス
マイナビニュース スペシャルセミナー 講演レポート/当日講演資料 まとめ
セキュリティアワード特設ページ

一覧はこちら

今注目のIT用語の意味を事典でチェック!

一覧はこちら

会員登録(無料)

ページの先頭に戻る