白鳩、会議資料のペーパーレス化に「Handbook」を採用 - 準備工数を6分の1に [事例]

インフォテリアは10月12日、白鳩が取締役会の会議資料をタブレットへ配信するツールとして、インフォテリアの「Handbook（ハンドブック）」を採用したと発表した。

Handbookは、クラウド上に保存した文書や画像、音声、動画などさまざまな形式の電子ファイルをタブレット端末で閲覧できるというもの。閲覧者ごとの配信設定や端末紛失時の情報漏えいを防ぐ機能、オフライン表示機能など、ビジネス活用に有用な各種機能を搭載する。

白鳩では、17名が参加する取締役会が開かれるたびに1人当たり70～80ページに渡る紙ベースの会議資料を配布しており、その準備にかかる工数や紙コストの削減が課題となっていた。

そこで、同社は取締役会で使用する会議資料のペーパーレス化とタブレット端末の導入を決定。会議資料の共有プラットフォームとして、Handbookの導入に至った。選定にあたっては、他社製品と比較してコストメリットが高かったことと、直感的に利用できる操作性の高さが決め手になったという。

Handbookの利用イメージ

導入後は、会議資料の印刷・ホチキス止めといった作業が不要となり、準備にかかる工数を約6分の1まで削減。従来は2名体制で進めていた準備作業を1名体制で行うことが可能となった。また、導入によって会議資料の事前確認ができるようになったことで、会議のクオリティも向上したとしている。