グラフの基本的な作成手順

今回は、PowerPointでグラフを作成するときの操作手順について解説していこう。基本的には、Wordでグラフを作成する場合と同じ操作手順になる。WordやExcelに慣れている方なら、すぐに使い方をマスターできるだろう。ただし、PowerPointならではの注意点もあるので、この機会に一読しておくとよい。

コンテンツの領域にグラフを作成する

スライドにグラフを作成するときも「コンテンツの領域」を利用するのが一般的だ。そこで、まずは「コンテンツの領域」にグラフを作成する方法から解説していこう。新しいスライドを用意し、「グラフの挿入」のアイコンをクリックする。

• 「グラフの挿入」のアイコン

すると、以下のような画面が表示される。ここでは、グラフの「種類」と「形式」を指定し、「OK」ボタンをクリックすればよい。

• グラフの種類と形式の指定

スライドにグラフが挿入され、「グラフ作成用のExcel」が表示される。最初に、Excelウィンドウの右下をドラッグして、適当なサイズに変更しておこう。

• グラフ作成用のExcel

Excelウィンドウ内にある「見出し」や「数値データ」は、「スライド上のグラフ」と連動する仕組みになっている。よって、あらかじめ入力されているデータを「作成するグラフのデータ」に書き換えていくと、「目的のグラフ」に変化させることができる。

• データの入力

もちろん、系列やカテゴリの数を追加することも可能だ。この場合は、E列以降や6行目以降にも、そのままデータを入力していけばよい。

• 系列、カテゴリの追加

逆に、グラフ化するセル範囲を狭くしたい場合もあるだろう。このような場合は、右下に表示されている「小さい三角形」をドラッグする。すると、「小さい三角形」より左上にあるセル範囲だけがグラフ化されるようになる。

• グラフ化する範囲の指定

グラフ作成に必要なデータをすべて入力できたら、右上の「×」をクリックしてExcelを閉じる。以上で「グラフの基本形」を作成する操作は完了となる。

• スライドに作成されたグラフ

グラフの配置と編集

続いては、グラフのサイズと位置を変更する方法を紹介しておこう。グラフをクリックして選択すると、以下の図のように「囲み枠」が表示される。グラフのサイズを変更するときは、四隅や上下左右にある「ハンドル」をドラッグすればよい。グラフの位置を移動するときは、「枠線」または「グラフ内の余白」をドラッグする。

• グラフの移動とサイズ変更

また、グラフをクリックして選択すると、グラフツールの「デザイン」タブや「書式」タブを利用できるようになる。

• グラフツールの「デザイン」タブと「編集」タブ

これらのタブに用意されているコマンドは、基本的にExcelのグラフツールと同じである。よって、Excelでグラフを作成した経験がある方なら、すぐに使い方を把握できるだろう。参考までに、PowerPointでグラフを編集するときによく使用するコマンドを以降に紹介しておこう。

グラフ作成用データの再編集

グラフを作成した後に、データの入力ミスに気付く場合もあるだろう。このような場合は、グラフツールの「デザイン」タブを選択し、「データの編集」のアイコンをクリックすればよい。すると、「グラフ作成用のExcel」が再び表示され、データを修正できるようになる。

• グラフ作成用データの再編集

データの修正が済んだら「×」をクリックしてExcelを閉じる。その後、PowerPointに戻ってグラフを見てみると、「データの修正」に応じて「グラフの表示」も変更されていることを確認できるはずだ。

グラフの種類、形式の変更

とりあえずグラフを作成したものの、「別のグラフのほうが良かったかも・・・」と迷ってしまう場合もあるだろう。このような場合は、グラフツールの「デザイン」タブを選択し、「グラフの種類の変更」をクリックする。

• 「グラフの種類の変更」コマンド

すると、グラフの「種類」と「形式」を指定する画面が再表示され、グラフの形式を変更できるようになる。

• グラフの種類、形式を再指定する画面

たとえば、グラフの形式を「積み上げ縦棒」に指定しなおすことで、以下の図に示したようにグラフを変更することもできる。

• 「積み上げ縦棒」に変更したグラフ

Excelの場合と同様に、グラフの「種類」や「形式」はいつでも変更できるので、状況を把握しやすいグラフになるように色々と試してみるとよい。

グラフ タイトルの削除

PowerPointでは、スライドに「タイトルの領域」（スライド タイトル）が用意されているため、「グラフ タイトルは不要・・・」となるケースが多い。グラフをなるべく大きく表示するためにも「グラフ タイトル」は削除しておくとよい。

この操作は、「グラフ要素」のアイコンをクリックし、「グラフ タイトル」のチェックをOFFにすると実行できる。

• 「グラフ タイトル」の削除

グラフ内の文字の書式

PowerPointでグラフを作成した場合、「グラフ内にある文字」のサイズが小さくなりすぎる傾向がある。よって、グラフ全体について「文字サイズ」を調整しておくとよい。

この操作手順は、通常の文字のサイズを変更する場合と基本的に同じである。グラフ内の余白をクリックして「グラフ全体」を選択し、「ホーム」タブで文字サイズを指定すればよい。

• 文字サイズの変更

また、スライドに適用しているテーマ（デザイン）によっては、数字が少し特殊なフォントで表示されるケースもある。この場合は、一緒に「フォント」も調整しておくとよい。グラフ内の余白をクリックして「グラフ全体」を選択し、「ホーム」タブで適当な「フォント」に変更しておこう。

• フォントの変更

もちろん、グラフ内の各要素について、個別に書式を指定することも可能だ。この場合は、その要素をクリックして選択してから「文字の書式」を指定する。すると、「選択している要素」についてのみ、「文字の書式」を変更することが可能となる。

• 各要素の書式を指定する場合

これらの作業が済んだら、グラフがなるべく大きく表示されるように、グラフの「サイズ」と「位置」を調整する。

• 配置を調整したグラフ

以上がグラフを編集するときの基本的な操作手順となる。PowerPointでスライドを作成するときは、「見た目のデザイン」だけでなく、「文字の視認性」についても十分に注意しなければならない。もちろん、これは「グラフ内の文字」についても同様だ。遠くからでもグラフの内容を確認できるように、全体のバランスを整えておこう。

スライドにグラフを挿入する場合

最後に、すでに「コンテンツの領域」を文字入力（箇条書きの入力）に使用している場合の対処方法を補足しておこう。この場合は、「挿入」タブにある「グラフ」コマンドを使ってグラフを作成する。

• 「挿入」タブの「グラフ」コマンド

すると、グラフの種類と形式を指定する画面が表示される。

• グラフの種類と形式の指定

以降の操作手順は、「コンテンツの領域」にグラフを作成する場合と同じだ。グラフの種類と形式を指定し、Excelにデータを入力していくと、グラフを作成できる。その後、グラフの「位置」と「サイズ」を調整し、「グラフ内に表示する要素」や「文字の書式」などを指定していけばよい。前述したグラフの作成手順を理解できていれば、特に問題なく作業を進められるだろう。

1枚のスライドに「箇条書き」と「グラフ」の両方を掲載するケースはあまり多くないと思われるが、念のため、覚えておくとよい。