デスクトップアプリ版Visioのデータ表示

前回に引き続き、デスクトップアプリ版Visioだけで利用できる秀逸な機能、「図形データ」を紹介します。前回はExcelからデータをインポートしましたが、それだけでは必ずしも適切な表示になりません。 まず、図形データの表示方法、つまりデータグラフィックを設定するときは、外部データウインドウとデータグラフィックウインドウ、図形データウインドウを開いておくとデータを確認できながら作業できて便利です。

(1)「データ」タブをクリック
(2)「外部データウインドウ」チェックボックスをオンにする
(3)「データグラフィックフィールド」チェックボックスをオンにする
(4)外部データウインドウ
(5)データグラフィックフィールドウインドウ

(6)「表示」タブをクリック
(7)「作業ウインドウ」をクリック
(8)「図形データ」をクリック
(9)図形データウインドウ

データグラフィックの変更

図形データの表示スタイルをデータグラフィックと呼びます。データグラフィックは、細かく設定可能です。

(1)「データ」タブをクリック
(2)図形データの表示を変更するオブジェクトをクリックして選択
(3)「外部データ」リストからダブルクリックしてオブジェクトを選択してもよい
(4)表示したいフィールド（項目）のチェックボックスをオンにし、表示したくないチェックボックスをオフにする
(5)「高度なデータグラフィック」をクリック
(6)「データグラフィックの編集」をクリック

ここでは、フィールドとアイテムという言葉に注意が必要です。図形に表示する項目をアイテムと呼び、図形データに保存されているデータの項目をフィールドと呼びます。どのアイテムにどのフィールドを表示するか、割り当てを意識しながら設定します。

(7)現在表示しているアイテム一覧。編集対象のアイテムをクリックして選択
(8)新しいアイテムを追加
(9)選択しているアイテムの設定を編集
(10)選択しているアイテムを削除
(11)選択しているアイテムの順番を上下に移動
(12)図形に対するアイテムの図形に対する表示位置の変更
(13)同じタイプの図形の表示を全て変更するか、選択中のこの図形の表示だけを変更するか選択

アイテム一覧(7)では、表示されているアイテムのドロップダウンリストをクリックして、アイテムを他のフィールドに変更できます。
(9)をクリックして開くアイテムの編集画面は次のようになります。図形データから姓名を表示するよう設定した例です。

(14)アイテムに表示するフィールドを選択
(15)表示形式を選択
(16)表示する飾り付けスタイルを選択
(17)図形本体に対する表示位置を設定
(18)表示形式に合わせた詳細設定

この例では「姓名」というテキスト（文字）を表示するので、表示形式として「テキスト」を選択し、詳細ではフォントサイズなどを設定しています。
次の例は、アイテムに表示するフィールドとして「内線番号」を選択肢、同じテキストでも電話番号を表示するために、電話マークを設定した例です。

(19)内線番号のスタイルとして電話マークを選択

図形データから「姓名」と「内線番号」を表示するように設定を変更した例です。

(20)図形に設定された図形データから「姓名」と「内線番号」を表示

インポートデータの更新

最後にデータの更新について紹介します。
ExcelのデータをVisioにインポートしたとき、元のExcelデータとリンクしています。元のExcelデータを修正すると、Visioの図形データも更新されます。

(1)Excelで元のデータを修正して保存

(2)Visioで「データ」タブをクリック
(3)「すべて更新」をクリック
(4)「最新のデータに更新」をクリック

(5)「すべて更新」をクリック
(6)「閉じる」をクリック

(7)図形データがExcelの修正したデータに更新されました

このように、Excelで作成したデータをVisioにインポートすると、元のExcelデータとのリンクが維持されます。たとえば、ネットワーク図で多数のネットワーク機器のIPアドレスを更新する場合、集計データなどをVisioにグラフ表示している場合も、Excelで一覧表を更新すれば簡単にVisioの図形データも更新できます。図形を再作成する必要はありません。

ただし、VisioファイルまたはExcelファイルの保存場所を移動してしまうと、参照先が見つからないというエラーを表示することになります。そのときは、「最新データに更新」画面（上記手順(5)の画面）で、「構成」ボタンを更新し、参照先のファイルを再設定してください。

さて、半年以上にわたってVisioを紹介してきましたが、VisioはWordやExcelとの相性も良く、単なる作図ソフトではない高度な機能を持った便利なアプリケーションです。せっかくMicrosoft 365の標準アプリに追加されたので、是非、積極的に活用してください。

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