Office 365でメールを活用する(1)…メールの絞り込みと検索

■大量のメールを効率的に活用

現代は大量のメールとともに生活していると言っても過言ではありません。メール公害という言葉が生まれて久しくなりました。大量のメールの確認、必要な情報の収集、メールへの返信に、毎日多くの時間を費やしてしまいます。つまり、このメール処理を効率化することが、業務遂行の効率化につながります。

まずは、大量に蓄積した受信メールから、必要なメールを抽出する便利な機能から紹介します。

■「優先」メールと「その他」のメール

Outlookでは受信メールを、重要な「優先」メールとあまり重要でない「その他」のメールに自動的に分類します。受信トレイのタブをクリックすることで、表示を切り替えます。ただし、この「優先」と「その他」はフォルダー分けのようなものではありません。メール自体はどちらも受信トレイにあり、受信トレイの中から表示を切り替えているだけです。

「優先」と「その他」の分類はメールの送受信状況から自動的に行われます。たとえば、頻繁にメールを送受信する相手からのメールは優先に振り分けますし、一方的に受信するばかりのメールマガジンやニュースレターなどのメールはその他に振り分けます。自動振り分けが不適切な振り分けを行ったときは、手動で優先からその他へ、あるいはその他から優先へ、変更できます。

Webアプリ版Outlookの優先・その他

「優先」「その他」タブをクリックして、受信トレイの表示を切り替えます。

●間違って振り分けられたメールを移動する

「優先」か「その他」か、Outlookが誤認したときは、手動で移動します。誤認されたメールをマウスで右クリックして、ポップアップメニューから「移動」→「優先／その他トレイに移動」をクリックしてください。

同じメールアドレスからのメールをすべて「優先」/「その他」にするときは、「常に優先／その他受信トレイに移動」メニューをクリックします。

●デスクトップ版Outlook

デスクトップアプリ版OutlookでもWebアプリ版と同様です。「優先」「その他」タブで表示を切り替えます。また「フィルター」をクリックしてフィルターによる絞り込み表示が可能です。

■「優先」「その他」表示の停止

「優先」「その他」の表示を停止し、すべてを同時に表示するには、優先表示機能を停止します。

●Webアプリ版Outlookの優先表示停止

右上の「設定」（歯車）ボタンをクリックし、設定メニューの「優先受信トレイ」スライドスイッチをクリックします。

●デスクトップ版Outlookの優先表示停止

フィルターボタンをクリックします。フィルターボタンには、現在選択中のフィルターまたは並び替えを表示しています。

フィルターメニューの最下部にある「優先受信トレイを表示」メニューをクリックします。

なお、ある条件のメールを、無条件に優先として扱いたいときは、管理者がPowerShellコマンドレットを使用してトランスポートルールを作成します。PowerShellによるOffice 365の管理については、今回は割愛させて頂きます。

■フィルターと並べ替え

Outlookには受信メールを選別して表示するフィルター、表示する順番を変更する並べ替えの機能があります。使い方はほぼ同じですが、Webアプリ版Outlookと、デスクトップ版Outlookでは、装備している機能に少し違いがあります。Webアプリ版Outlookではフィルター、つまり絞り込み表示として実装している選択肢が、デスクトップ版では、並べ替え機能として実装されているものが少なくありません。

●フィルター

●並び替え

●Webアプリ版Outlookのフィルター、並べ替え

「フィルター」ボタンをクリックし、目的のフィルターメニューをクリックします。並び替えを変更するときは、フィルターメニューの「並び替え」をクリックして、並び替えメニューを表示します。並び替えメニューの最後に、並び順を逆転するメニューがあります。

●デスクトップ版Outlookのフィルター、並べ替え

「フィルター」ボタンをクリックします。フィルターボタンには、現在選択されているフィルター名あるいは並び替え名を表示しています。

ポップアップしたフィルター・並び替えメニューから、目的のフィルターまたは並び替えをクリックします。並び替えメニューの最後に、並び順を逆転するメニューがあります。

次回は、高度なメール検索機能について紹介します。

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