前回はOffice 365のOneDriveを活用して添付ファイルを送信する方法を紹介しました。Office 365では、ファイル本体をOneDriveに置いたままメールの添付ファイルとして扱うことができます。ファイル本体がOneDrive上にあるため、メールでネットワークトラフィックを圧迫することもなく、セキュリティーを容易に確保することができます。チームでの文書共有、共同作業、コラボレーションに大いに役立つでしょう。

ただし、前回紹介したこうしたファイル添付メールは、Office 365のテナント内で利用する機能です。今回は、テナント外のユーザーに対して利用できる機能を紹介します。

外部ユーザーに対しては、通常のメールと同様にファイル本体をメールに添付して送信することが多くなると思われますが、テナントユーザー間のメールのように、OneDriveに保存したファイルのリンクを送信して、オンラインの閲覧を許可することもできます。ただし、セキュリティーの低下は免れませんので、その点を注意する必要があります。IDとパスワードによる認証はできず、URLを知っているかどうかが、アクセスできるかどうかの基準となります。

外部ユーザーへの添付ファイル

テナント外のユーザーに、OneDrive上のファイルへのアクセスを許可するには、OneDrive上のファイルにアクセスするためのURLを作成し、そのURLをメールで通知します。

ユーザーアカウントでアクセス権を管理することはできないため、URLを知っている誰もがアクセスできてしまうことに注意してください。URLの取り扱いに注意が必要です。

以下に手順を紹介します。

(1) OneDriveに保存したファイルからリンクを作成します。対象ファイルをクリックして選択し、「リンクの取得」をクリックするか、「…」（省略）ボタンをクリックして「リンクの取得」メニューをクリックします。また、「共有」ボタンをクリックしてもかまいません。

(2) 「リンクの取得」ドロップダウンリストから、適用するリンクの種類を選択します。テナント外のユーザーがアクセスできるリンクを作成するときは、「リンクの表示-サインインを必要としません」(ファイルの閲覧のみ)、または「リンクの編集-サインインを必要としません」（ファイルの編集許可）を選択してください。

(3) 「作成」ボタンをクリックします。

(4) リンクURLをクリックして選択し、Ctrl +　Cキーでクリップボードにコピーします。

※このURLは非常に長いので、テキストボックスには表示しきれません。確実にURL全体をコピーしてください。

(5) 前の手順でコピーしたURLを、メールなどに貼り付けて、OneDriveに保存したファイルにアクセスさせたい相手に通知します。

※非常に長いURLです。

(6) URLを受け取ったユーザーは、EdgeやInternet ExplorerなどのWebブラウザーで、受け取ったURLにアクセスしてください。メールで受信した場合は、多くの場合、URLをクリックするだけでWebブラウザーを開いてアクセスできます。

(7) 受け取ったURLにアクセスすると、OneDrive for BusinessのOfficeアプリで文書を開くことができます。手順(2)の設定で編集許可を与えられている場合は、「ブラウザーで編集」をクリックすることで、文書を編集することも可能です。

Webブラウザーで文書を閲覧、編集するため、基本的には、WindowsだけでなくMac OSやタブレット、スマートフォンなど、デバイスを問わずに利用できるのも大きな特長です。たとえば、PCが手元にない外出先で、スマートフォンで文書を緊急に閲覧するなどの用途にも役立つでしょう。

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