ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)

過去のOffice 365サイト活用入門記事はこちら

Office 365 Outlookの基本設定

Office 365のWebブラウザを利用するOutlook機能の基本設定を紹介します。Office 365を使い始めるとき、最初に使い始め、また最も使用頻度が高いのは、多くのユーザーにとってOutlookでしょう。Outlookは、メールの送受信、連絡先、予定表を中心に活用します。しばしば、こうしたWebブラウザによるOutlookの機能は、OWA(Outlook Web Access)あるいはExchange Onlineとも呼びます。

プロフィール画像の変更

Office 365にサインインしたときに右上に表示する画像を変更できます。この画像はコミュニケーション相手先に表示するアイコンともなります。

(1)Office 365サイトにアクセスし、ユーザーアカウント、パスワードを入力して、サインインします。右上のプロフィールアイコンをクリックし、メニューの「変更」をクリックします。

(2)「写真のアップロード」をクリックします。

(3)新しくプロフィール画像にするファイルを選択し、「開く」をクリックします。

(4)画像を確認して「保存」をクリックします。

(5)プロフィール画像が変更しました。

(6)コミュニケーション相手にも、新しい画像が表示されます。

オプションページを開く

マイアカウント個人情報やテーマ、表示言語等の基本設定を変更するには、オプションページを使用します。

(7)「設定」(歯車)ボタンをクリックし、「オプション」メニューをクリックして、「オプション」ページを開きます。

以下、「オプション」ページにおける各設定を紹介します。

マイアカウント(個人情報)の変更

ユーザーの個人情報の登録やパスワードの変更を行います。

(8)オプションページの左サイドメニューから「全般」→「マイアカウント」をクリックします。個人情報を入力または編集し、「保存」ボタンをクリックします。

テーマの変更

Outlookの基本デザインを選択、変更します。当連載の前回の記事で紹介したテーマ設定と同じです。

(9) オプションページの左サイドメニューから「全般」→「テーマの変更」をクリックします。デザインアイコンをクリックすると、すぐにプレビュー表示します。「保存」をクリックすると、プレビューしているデザインで確定します。

キーボードのショートカットキーの変更

Office 365のOutlookは、Outlook.comやGmailなどのショートカットキーパターンに対応しています。

(10)左サイドメニューから「キーボードショートカット」をクリックします。好みのショートカットキーパターンをクリックして選択し、「保存」をクリックします。ショートカットキーの説明を確認したいときは、「完全な一覧を表示するには……」をクリックします。

(11)ショートカットキーの説明ページ。

アドイン機能のオン／オフ切り替え

Outlookでは、マイクロソフト純正、あるいはサードパーティー製のアドオンプログラムを組み込んで使用することができます。

(10)左サイドメニューから「アドオンの管理」をクリックします。使用するアドオンのチェックボックスをオンにしてください。アドオンの追加インストールには「＋」、削除には「－」をクリックします。

モバイルデバイスの管理

現在サインインしているアカウントで使用中のモバイルデバイス(スマートフォンやタブレット)の使用状況の確認、ログの記録、デバイスの削除を操作できます。モバイルデバイスを紛失した場合には、情報漏洩防止のため、即座にモバイルデバイスをスワイプして削除します。

(13)左サイドメニューから「モバイルデバイス」をクリックします。対象デバイスをクリックして選択してから、ペン、削除、スワイプなどのアイコンをクリックして操作します。

オフライン設定

オフライン設定をオンにすると、ネットワークに接続していないときでも、メールなどを読んだり作成したりできます。再びネットワークに接続したときに、再同期します。ただし、ローカルPCにデータを蓄積してしまうことになるため、複数のユーザーで1台のPCを共用しているときは、他のユーザーに内容を見られる可能性があります。運用上の問題がないかどうか、検討が必要です。

(14)左サイドメニューから「オフライン設定」をクリックします。チェックボックスをオンにすると、オフライン機能が有効になります。

Lightバージョンで古いWebブラウザや低速回線を利用

やむを得ず古いバージョンのWebブラウザや低速回線を使用しているときは、互換性の問題からOffice 365を利用できない場合があります。そのときは、Office 365の旧バージョンであるLightバージョンでOffice 365を使える場合があります。ただし、旧バージョンのWebブラウザはセキュリティの脆弱性の問題をかかえている場合がありますし、Office 365の機能を十分に利用できません。Lightバージョンの活用は、緊急避難的な活用と考えた方がいいでしょう。

(15)左サイドメニューから「Lightバージョン」をクリックします。チェックボックスをオンにし、「保存」をクリックした上で、Windowsに再ログオンするか、再起動します。次回利用時からLightバージョンになります。

(16)LightバージョンのOutlookの表示。

地域とタイムゾーンの設定

表示言語やタイムゾーンを変更できます。また、Office 365のシステム更新などがきっかけで、表示言語が英語になってしまうことがあります。そのような場合も、表示言語設定を変更して日本語に戻します。

(17) Office 365更新をきっかけに、Outlookのフォルダー名だけが英語表示になってしまった例。

(18)左サイドメニューから「地域とタイムゾーン」をクリックします。「言語」に「日本語」を選択し、「設定した言語に一致するように…」チェックボックスをオンにして、「保存」をクリックします。

(19)フォルダー名の表示も日本語になりました。

次回は、Outlookのメール関係の設定、署名の登録やメール書式の設定などを紹介します。

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