優秀な人材確保につながる内定者向けの情報共有サイト(その2)

前回の記事では、Googleサイトの「新しいGoogleサイト」を用いて、優秀な人材確保につながる内定者向け情報共有サイトの作成を行った。そこで今回は、「以前のGoogleサイト」を使って作成してみよう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2019年3月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

内定者のモチベーションアップにもつながる情報共有サイト

前回の記事で解説したように、内定者向け情報共有サイトは、人材不足問題が深刻化する企業にとって多くのメリットを持っている。せっかくの内定者を逃すことがないよう、入社前の情報収集や学習、コミュニケーションの場を提供しておきたいところだ。

ちなみに、今までの連載で紹介したサイトは実用性重視の社内向けだったことから、特にデザイン面のカスタマイズには触れてこなかった。しかし、新入社員向けの情報共有サイトとなれば話は別。内定者に対して「自分はこの企業の一員なんだ」と実感してもらえるよう、まずはデザインのカスタマイズから始めてみよう。

企業ロゴの追加などデザイン面をカスタマイズ

それでは実際に「以前のGoogleサイト」を使って、内定者向け情報共有サイトの作成を進めていこう。新規サイト作成の基礎は「第5回 安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その3)」で解説したように、まずは管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「サイト」を選択。左上の「作成」から「以前のGoogleサイトを使用」をクリックしてGoogleサイトが開いたら、サイト名とURLの入力、テーマ選択などを行えば、下準備は完了だ。

• Googleサイトなどのヘッダー部分に企業ロゴを表示するには、「管理コンソール」から「会社プロフィール」をクリック

• 「カスタマイズ」をクリック

• 「ファイルを選択」から企業ロゴをアップロードする

• 「独自のロゴ」にチェックが入っていることを確認したら、「ユーザーが作成するすべてのサイトにこのロゴを表示する」にチェックを入れて「保存」をクリック

• 設定が反映された後、「以前のGoogleサイト」で社内ポータルを作成すると、このように企業ロゴが表示されている

• ヘッダーやフッターなどを編集するには、右上にある「その他の操作」から「サイトのレイアウトを編集」をクリック

• 上部のボタンから、ヘッダー/水平ナビゲーション/サイドバー/カスタムフッターの有無、サイトの幅指定などが行える。ヘッダーを編集するにはヘッダー部分をクリック

• ヘッダーの高さや配置、ロゴの選択などが行える

• 水平ナビゲーションを編集するには、水平ナビゲーション部分をクリック

• 水平ナビゲーションに表示するページの追加/削除/入れ替えのほか、スタイルについても「ボックス/タブ/リンク」の3種類から選択が可能

• 同様の方法でフッターも編集できる

• 「Sidebar」の右側にある「＋」をクリックすると、新しいサイドバーアイテム「ナビゲーション/テキスト/最近の履歴/自分の更新履歴/カウントダウン/サイトのオーナー/ページ作成者」が追加できる

• 「Sidebar」下部のナビゲーションをクリックすると、ナビゲーションのタイトルや自動整列といった設定が行える

• 「基本テーマを変更するには、右上にある「その他の操作」から「サイトを管理」をクリック

• 左側の「テーマ、色、フォント」をクリックすると、基本テーマをはじめ各種テキストのフォントや色なども指定できる

• 企業ロゴとサイト名表示がダブって見栄えが悪い場合は、管理ページの「全般」にある「ページの上部にサイト名を表示する」のチェックを外しておくと良い

• 全体のデザインを整えた後、トップページに簡単なテキストと企業紹介のスライドを追加してみた

スケジュールはGoogleカレンダーで一覧化

内定後は説明会や研修、懇親会といった数多くのイベントがあり、内定者にとってもスケジュールが気になるはずだ。そこでいつでも確認ができるよう、各イベントをGoogleカレンダーにまとめておくと分かりやすい。

予定が少ないうちは「予定リスト」、多くなってきたら「月」や「週」など、必要に応じてカレンダーの表示形式を変えてあげるのも内定者にとって嬉しい配慮といえる。

• 内定後のスケジュールをGoogleカレンダーで表示

Googleカレンダーについては、サテライトオフィスが提供している「サテライトオフィス・組織&グループカレンダー for G Suite」なども活用するといいだろう。

必要に応じてコンテンツを追加

デザインのカスタマイズやGoogleカレンダーの追加が完成したら、あとは今までの連載で紹介した方法を使って企業紹介やQ＆A、先輩からのメッセージ、アンケート、各種申請書類などを追加していこう。入社前トレーニングについては単純にテキストを掲載するだけでなく、フォーム機能を使った簡易テストも実施できる。また、各内定者の自己紹介ページを設けて、内定者同士のコミュニケーションを促進するという方法も面白いだろう。

• 必要に応じて各種ページを作成していこう

現在のGoogleサイトで社内ポータルを作成する場合、どうしても「新しいGoogleサイト」のみに目を向けがちだが、実は「以前のGoogleサイト」の方がデザイン面などで細かい調整ができる部分もある。この違いを上手く使い分けながら、企業の特徴や職場の雰囲気が掴みやすいサイトに仕上げていただきたい。

[PR]提供：サテライトオフィス