社内ポータルで日々の営業活動を管理(その4)

前回の記事では、Googleサイトの「以前のGoogleサイト」を用いて営業管理データベースサイトの作成を行った。そこで今回も引き続き、営業管理データベースサイトの作成を進めていこう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年11月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

各課単位で利用できるページを作成

前回の記事では、グラフやスケジュールの表示をメインに、営業部全体に関する管理データベースサイトの作成手順を紹介した。そこで続いては、行先予定表など各課単位の項目を追加していきたいと思う。

作成例では営業1課のトップページとして、お知らせテンプレートを使った「営業1課へのお知らせ」、スプレッドシートの挿入による「営業1課契約件数」および「問い合わせ件数」、そしてGoogleカレンダーでの「営業1課スケジュール」を表示してみた。

ちなみに、スケジュールは一定以上のスペースがないとどうしても予定が見づらくなってしまう。そこで、営業部全体のトップページで一覧性の良い「2列レイアウト」を選んだのに対し、ここでは実用性重視の「1列レイアウト」を採用している。

• これが新規に作成した営業1課のトップページ。今まで紹介した方法の繰り返しになるので詳細な作成方法は省くが、注意点としてはページを作成する際"「営業部全体」の下に置く"にチェックを入れるくらいだ

外出先からもアクセスできる行先予定表を作成

続いて、今までホワイトボードなどで行っていた行先予定表を、営業管理データベースサイト上で再現してみよう。G Suiteは、ネットワーク環境とモバイルPCさえあれば手軽にアクセスできるのが最大の魅力といえる。行先予定表があれば、現地の打ち合わせ内容によって帰社時間が左右されるような時も、判明した段階で外出先から書き込むことが可能。終業時に最後の人が予定をクリアにし、翌日の始業時に全員が予定を書き込むような決まりを作れば、より効率的な運用が行える。また、行先予定表は全員が書き込むものなので、スプレッドシートの共同編集者に登録する作業を忘れずに行っておこう。

なお、行先予定表については「第9回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その2)」で作成したスプレッドシートを使用したので、作成方法についてはそちらを参照していただきたい。

• スプレッドシートを挿入すると、このような行先予定表が完成する。ただし予定表の変更はスプレッドシートから行う必要があるので、注釈などを入れておくと混乱を避けられる

サイドバーを見やすく編集

「営業1課の階層下に作ったページがサイドバーに反映されていない」と気付いた人もいると思うので、ここでサイドバーの編集方法を説明しよう。

まずは「サイドバーを編集」から、「ナビゲーション」項目にある「編集」をクリックする。初期状態では表示されるページレベルが「2」になっているため、「3」もしくは「すべて」を選べばナビゲーションリンクが表示されるようになる。文字の折り返しが気になる場合は、先ほどのページから「サイトのレイアウトを変更」を選び、サイドバーの幅を調整しておくと良い。

• サイドバーを編集するには、右上にある歯車型の「その他の操作」ボタンから、「サイトのレイアウトを編集」をクリック

• 左側にある「Sidebar」の下部にカーソルを移動すると表示される「ナビゲーション」をクリック

• 「表示するページのレベル」を「3」もしくは「すべて」に変更し、「OK」をクリック

• 右上の「閉じる」をクリック

• これで「営業1課」の階層下に作ったページもサイドバーに表示されるようになった

経費申請フォームを作成する

最後に、社員からの経費申請が容易になる経費申請フォームを作成しよう。申請フォームは「フォーム」を使って簡単かつ短時間に作成できる。 こちらも「第9回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その2)」で作成したフォームを使用したので、作成方法についてはそちらを参照していただきたい。

• 「営業1課」の階層化に「営業1課 経費申請フォーム」というページを作成したら、上部の「挿入」から「ドライブ」→「フォーム」の順に選択

• 事前に作成しておいたフォーム選び、表示サイズなどを調整すれば完了だ

このように「以前のGoogleサイト」でも、簡単に営業管理データベースサイトを作成することができる。営業活動には情報共有が欠かせないので、ぜひ活用していただきたい。

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