社内ポータルで日々の営業活動を管理(その3)

前回と前々回の記事では、Googleサイトの「新しいGoogleサイト」を用いて営業管理データベースサイトの作成を行った。今回からは、「以前のGoogleサイト」で営業管理データベースサイトを作成してみよう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年10月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

営業管理データベースサイトを作成する

それでは実際に、「以前のGoogleサイト」を使って営業管理データベースサイトの作成を進めていこう。まずは「第5回 安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その3)」と同様の手順で、管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「サイト」を選択。左上の「作成」から「以前のGoogleサイトを使用」をクリックする。Googleサイトが開いたら、サイト名とURLの入力、テーマ選択などを行えば、下準備は完了だ。

• 管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「サイト」を選択

• 左上の「作成」から「以前のGoogleサイトを使用」をクリック

• ギャラリーからテンプレートを選ぶこともできるが、今回は「空のテンプレート」を使用。サイト名とURLを入力する

• 「テーマを選択」をクリックすると、50種類以上もの豊富なテーマが選択可能。今回は「オールドスタイル」を選択した

• 「その他のオプション」をクリックすると、サイトのカテゴリや説明を入力できる。一通りの設定を終えたら上部にある「作成」をクリック

レイアウトの変更とグラフの表示

営業管理データベースサイトの枠組みができたら、続いてはコンテンツを追加していく。今回はレイアウトを左右2列に変更し、その左側にお知らせページを、右側にグラフを表示してみよう。

なお、グラフ部分には「第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)」で作成したスプレッドシートを使用したので、スプレッドシートの作成方法についてはそちらを参照していただきたい。

• 新たにサイトが作成されたら、お知らせページを作るため上部にある「ページを作成」をクリック

• ページ名とURLを入力し、「使用するテンプレート」から「お知らせ」を選択。「場所を選択」で「『ホーム』の下に置く」にチェックを入れ、上部の「作成」をクリック

• お知らせページが完成したら、ホームへ戻る

• ホームに戻ったら、上部にある「ページを編集」をクリック

• 上部にある「レイアウト」から「2列(シンプル)」を選択

• レイアウトが2列になったら、お知らせページを挿入したい部分をクリックし、「挿入」から「最新の投稿」を選択

• 「投稿があるページ」から、先ほど作成したお知らせページを選択。投稿の長さや表示数などを設定したら「保存」をクリック

• 右上にある「保存」をクリック

• これで左側にお知らせが表示された。続いて右側にグラフを表示するため、再び右上の「ページを編集」をクリック

• 「挿入」→「ドライブ」→「スプレッドシート」の順に選択

• 「第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)」で作成したスプレッドシートを選んで「選択」をクリック

参考：第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)

• 枠線やタイトルの表示、サイズなどを選択して「保存」をクリック

• 右上にある「保存」をクリック

• このように、お知らせとグラフが並んで表示された

Googleカレンダーでスケジュールを共有

続いては、営業管理データベースサイトに営業部全体のカレンダーを表示させる。会議や打ち合わせなどの予定を共有しておけば、臨時のミーティングを開催したい時もスケジュールが立てやすくなるだろう。

G Suiteは「Googleカレンダー」との連携により、こうしたスケジュール共有が簡単に行えるようになっている。時間や繰り返しなどの細かい指定も可能なので、ぜひ日頃のスケジュール管理に役立てていただきたい。

今回は、「第9回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その2)」で作成したカレンダーを使用したので、カレンダーの作成方法についてはそちらを参照していただきたい。

• ホームで「ページを編集」をクリック

• 「最新のお知らせ」の下部を指定し、「挿入」から「カレンダー」を選択

• 作成したカレンダーにチェックを入れて「選択」をクリック

• サイズや表示（週/月/予定リスト）、表示オプションなどを選択して「保存」をクリック

• 右上にある「保存」をクリック

• 見づらければ再度サイズ調整を行い、カレンダーの表示が完了した

今回はグラフやスケジュールの表示をメインに、営業部全体に関する管理データベースサイトの作成手順を紹介した。そこで次回は、行先予定表など各課単位の項目を追加していきたいと思う。

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