業界屈指のコストパフォーマンス、シンプルで分かりやすいUIで、組織での定着率も高い名刺管理アプリ「ネクスタ・メイシ」

名刺情報管理の重要性は理解していても、専用のツールやサービスを導入するにはコストがかかりすぎてしまうと感じている企業は少なくないだろう。また仮に導入したとしても、多機能すぎて社員が使いこなせないようなものでは意味がない。こうした悩みを解決してくれるツールとして、今、注目を集めているのが、毎日新聞グループ企業の東日印刷株式会社（以下、TONICHI）が開発・提供しているSaaS型法人向け名刺管理アプリ「トーニチ・ネクスタ・メイシ（以下、ネクスタ・メイシ）」だ。

ネクスタ・メイシのイメージ画像

低価格ながら必要な機能を網羅

「ネクスタ・メイシ」の最大の特長は、１ユーザー月額660円（税込）というコストパフォーマンスにある。これは一般的な法人向け名刺管理アプリの1/3～1/5程度の価格だが、必要な機能は全て揃っている。またSaaS型で提供されているため、契約後はすぐに使い始めることができる。使い方は多くの名刺管理アプリと同じで、ログイン後、スキャナやスマートフォンで撮影した名刺の画像をアップロードすると、即座にテキスト化されたデータが返ってくるようになっている。その内容を確認し、修正点があればその場で修正、「保存」をクリックすればアプリに登録される。

標準機能には「検索・共有」「自動名寄せ」「経歴表示（名刺の登録履歴から、その人物の経歴が自動生成される）」「メモ書き」「タグ」「リスト作成（CSVエクスポート）」「オンライン名刺交換」などが備わっており、企業内での情報共有や営業活動の効率化に役立てることができる。

またオプション機能である「コンタクト管理・案件機能」を利用すれば、営業案件とそれに関わる商談履歴を名刺に紐づけて記録することもできる。アクセス権限を与えられているユーザーであれば、案件がどのような経緯で、どこまで進んでいるのかを簡単に把握できるので、異動や急病などで別の担当者が仕事を引き継ぐことになった場合にも、事を円滑に運ぶことが可能だ。また「ネクスタ・メイシ」に登録された情報をkintoneやSalesforceなどに反映させる連携機能も用意されており、情報管理の手間を大幅に削減することができるのだ。

誰もが使いこなせるシンプルさと高い安全性を兼ね備える

前述の機能はどれも、シンプルなインターフェイスから直感的に利用することが可能となっている。TONICHI T-NEXT マネジャーである岩本好司氏は、使いやすさを重視している理由について次のように語る。

「機能は複雑になりすぎるものを避け、必要なものに絞り込みました。利用するのに、高いリテラシーが求められるようなツールだと、『使いこなせている人がいない』『それなのにコストがかかる』という状況につながり、費用対効果は上がりません。だからこそ私たちは、誰もが使いこなせるものにしたいと思っています」（岩本氏）

TONICHI　T-NEXT マネジャー　岩本好司氏

そのシンプルさゆえ、導入企業からは「組織に定着するまでに時間がかからなかった」と好評を得ているという。そもそもの安価に加え、定着率・利用率の高さによって、大きな費用対効果を期待できるということだ。

セキュリティ面でも十分な考慮がなされている。登録した名刺情報はクラウド内の暗号化されたストレージやデータベースに格納され、WAF（Web Application Firewall）や死活監視により外部の脅威から保護されている。また、アプリには二要素認証やログイン通知機能もあり不正アクセスへの備えが整えられている。仮に、身に覚えのない端末からのアクセスがあっても強制的にログアウトできる仕組みもあり、退職者の不正アクセス阻止や、デバイス紛失時の安全も図れるようになっている。「ネクスタ・メイシ」が大手メディアやグローバル展開するメーカー企業に採用されていることからも、その厳格性をうかがい知ることができるだろう。

安価でありながら高品質を実現できる理由とは

「ネクスタ・メイシ」が、安価であるにも関わらず、必要な機能を安全に提供できる理由は、主に２つある。1つはAIの活用により、サービスにかかるコスト減を図っていることだ。名刺管理サービス大手では、ユーザーがアップロードしてきた名刺画像をテキスト化した後、人間のオペレーターがチェックしてデータ化するところもあるが、この方法だと正確性は高くとも人件費がかかってしまう。一方「ネクスタ・メイシ」では、OCRでテキスト化したデータを独自開発のAIに読み込ませ、会社、部署、名前などの要素への分類を行うため、人件費もデータ化までの時間もかからない。

もう１つの理由は、開発にあたっている人材にある。
「『ネクスタ・メイシ』の開発エンジニア陣は、全員がインド工科大学出身です。グーグルのCEOら多くのIT人材を輩出していることで知られる大学だけに、入社時から非常にスキルが高く、スピーディに高品質なものを開発してくれます。コロナ禍で、オンラインミーティングが推奨された際には、QRコードやURLで名刺情報の受け渡しができる『オンライン名刺交換機能』を短期間で追加しましたが、このように社会的なニーズ、お客様のニーズにスピーディに応えられるのも、今の開発体制があってのことです」（岩本氏）

社内で利用して効果を実感できたものを“お裾分け”

同社とインド工科大の接点は、2016年に遡る。当時、Web制作事業を立ち上げ、印刷以外の分野へ進出しようしていた同社は、インド工科大の学生をインターンとして受け入れた。受け入れ期間は3か月だったが、その間に彼らが社内向けにつくったスケジュール管理アプリは使い勝手が良く、2018年には「ネクスタ・スケジューラー」として外販するまでに至った。

「そのインターン生らが入社することになり、次に開発を任せたのが名刺管理アプリでした。当社でも他メーカーのアプリを導入しようか検討していましたが、費用対効果を考えて踏み出せずにいたところでした」（岩本氏）

インドには日本ほど名刺文化が根付いていないので、岩本氏ら日本人スタッフが監修にあたった。開発したものを社内や毎日新聞社などグループ企業で利用しながら改善を繰り返し、情報共有や業務の効率化への有用性が認められるまでに仕上がった2020年、「ネクスタ・メイシ」として商品化したのだ。

「名刺は企業にとって重要な資産で、管理が必要だと分かっていても、かつての当社と同様、操作性やコストが問題になってツール導入を諦めてしまっている企業は多いと思います。そういった企業に、私たちが実際に使ってみて、手軽で扱いやすいと感じたものを割安でお届けしたい、いわば “お裾分け” のような気持ちで販売しています」（岩本氏）

リリースから約4年、東日印刷には、新規導入や他社ツールからの乗り換えを含め、「ネクスタ・メイシ」について月に100件以上の問い合わせがあるという。そして現在も、改善や機能追加は続いている。
「当社の営業担当や、アプリ上の問い合わせメニューから届いたお客様のご意見をもとに週1回、課題解決ミーティングを実施して、新機能や改善の方針を決め、多い時には月2～3回、アップデートを図っています。今後も積極的にお客様の声に耳を傾け、より快適にご利用いただけるよう改善に努めていきます」（岩本氏）

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東日印刷では1カ月間、最大100名まで、「ネクスタ・メイシ」のすべての機能を利用できるトライアルを公式サイトで無料提供している。組織の資産である「名刺」が、社員個人任せの管理では、企業のリスクになりかねない。リーズナブルで使いやすい名刺管理アプリを探しているなら、この機会に試してみてはいかがだろうか。