紙での稟議をそのまま電子化! 現場業務に寄り添うドキュメントワークフローシステム

情シスの負担を減らす改善、クラウド連携機能の強化も

ここまで紹介してきたようなエンドユーザー向けの改善に加え、システム管理者向けの機能向上も図られている。これまでと大きく変わったのは、承認ルートなどの設定を行うための専用管理ツールDesignerを廃止し、その機能をCreate!Webフロー本体のWebアプリケーションとしたことだろう。

従来はDesignerがインストールされた環境でなければルートのメンテナンスができなかったため、特定の部署内で限定的に使用されるルートもシステム管理部門が作成し、メンテナンスにも携わる必要があった。しかしver.5では、システム管理部門から一定の権限を付与された社員であれば、新たに用意されたWebアプリケーションを利用して、ワークフローのルート設定作業を行えるようになった。部門単位でのワークフローの効率化や自由度の向上が実現できるだけでなく、システム管理部門が運用・保守にかける労力を削減することもできる。

図7 管理はWebアプリから行え、専用ツールのインストールが不要となった※クリックで拡大

システム管理部門に寄せられる問い合わせを減らすための工夫も施された。それが「記入例の登録機能」だ。申請フォームの作成元である管理部門には、「この欄には何をどの程度まで詳細に書き込めばいいのか、分からない」という質問が寄せられることも多いという。それに回答する手間を減らすために、フォーム内に記入例を登録することができるようになっている。

図8 記入例を登録することで、入力すべき内容や書き方を分かりやすく伝えられる ※クリックで拡大

さらに新バージョンでは外部システムとの連携強化も図られている。特に昨今利用が進んでいるクラウドサービスとの連携を円滑に進めるために、これまで用意していたJava API、SOAP APIに加えRest API(Web API)が追加された。各種クラウドサービスとの連携体制が構築しやすくなれば、たとえばCreate!Webフローのエンジンを利用して、業務システムやクラウドサービスに入力した見積内容でダイレクトにワークフローにのせたり、BIツールで作成したアプリと連携させたりすることも可能となる。さらなる業務効率化に向けたアイディアの実現も、スピーディかつ低コストで進められるようになるだろう。

現場の業務に寄り添って開発されたソリューション

ver.5の開発を終えた小久保氏は、インタビューの最後に「今回は特にユーザービリティの向上に力を入れて改善を行ったので、より使いやすく、分かりやすくなったと言っていただけると嬉しいですね。販売を委託しているパートナー企業の方には、提案の幅が拡がったと感じていただければ幸いです」と語った。

インフォテックでは随時販売パートナーにヒアリングを行うほか、毎年一度アンケートを実施し、積極的に現場の課題やニーズの吸い上げを行っている。ver.5もそこで集められた内容を改善ポイントに反映させて、今回のリリースに至ったという。つまり現場の業務に寄り添いながら開発されたソリューションだということだ。

人間が直感的に「使いやすい」「分かりやすい」と感じる手法、慣れ親しんだプロセスを踏襲することで現場の負担を抑えつつ、ICTを活用してコスト削減と効率化を実現しようとするなら、Create!Webフローは導入を検討すべきソリューションだといえるだろう。ドキュメントワークフロー効率化を目指す担当者の方は、ぜひ一度インフォテックへ問い合わせてみていただきたい。