LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」の各機能に迫る - カレンダー・メール・ストレージ・チームルームノート編

Works Mobile連載企画

第1回：LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」とは?
第2回：LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」の各機能に迫る - チャット・無料通話編
第3回：LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」の各機能に迫る - カレンダー・メール・ストレージ・チームルームノート編
第4回：ビジネス版LINE「Works Mobile」が引き起こすメールからチャットへのパラダイムシフト(前編) - 販売パートナーのサテライトオフィスに聞く
第5回：ビジネス版LINE「Works Mobile」が引き起こすメールからチャットへのパラダイムシフト(後編) - アドオンを提供するサテライトオフィスの取り組み
第6回：LINEとつながる唯一のビジネスチャットツール「LINE WORKS」の魅力を探る
第7回：トーク機能の使い勝手は? LINEとつながる唯一のビジネスチャットツール「LINE WORKS」をチェック!

「Works Mobile」は、LINEの兄弟会社であるワークスモバイルジャパンが提供する次世代グループウェアだ。最大の特長は、LINEのインターフェイスを踏襲したチャット機能で、既読機能はもちろん、LINEスタンプも利用可能。教育や研修の手間なく、ITに詳しくない従業員でもすぐに使いこなすことができる。

また、モバイルに最適化されており、チャットや無料通話に加え、カレンダー、メール、アドレス帳、ストレージといったすべての機能を専用のスマートフォンアプリ一つで利用できる。本稿では、同ツールのカレンダー、メール、ストレージ機能に加えて、7月14日のメジャーアップデートでチャット機能にあらたに追加されたチームルームノートについて、詳しい機能や使い方を見ていきたい。 なお、本稿で紹介するカレンダー、メールおよびストレージ機能は、1ユーザーあたり毎月500円から利用できる「ベーシック」プラン、同1,000円からの「プレミアム」プランで利用可能だ。これらプランにはもちろんチャット機能も含まれる。また、チームルームノートが含まれるチャット機能だけであれば、「ライト」プランを1ユーザーあたり毎月300円から利用できる。

相手の空き時間を確認して予定を共有できる「カレンダー」

Works Mobileの各機能は、スマートフォンではiOS/Androidアプリの「Works Mobile One」をインストールすることで利用できる。一方、PCではチャット機能は通知機能に優れたPC向けクライアントアプリで、カレンダー、メール、ストレージといった機能はWebブラウザで利用可能だ。

スマートフォンアプリのカレンダー機能では、予定を月間・3日・1日形式のカレンダーで閲覧できる。もちろん、アプリで新規予定を作成することもでき、予定の件名や日時のほか、場所やメモを登録したり、繰り返しや通知を設定することも可能。

また、"これからやるべきこと"であるタスク(ToDo)の作成・管理も可能で、トークの内容をそのままタスクに追加したり、タスクに締切日や通知を設定することもできる。

ミーティングなどの予定を作成する際には、他のユーザーを招待することができ、招待されたユーザーにはメールが届いて参加可否を回答できる仕組み。なお、アプリのカレンダー機能の特長のひとつとして、予定作成時に期間、時間帯、会議時間の条件を指定して、招待するユーザーや利用する会議室の空き時間の候補を自動的に検索する機能がある。大人数の会議を設定するために、何人もの予定を確認したり、会議室の空き状況を確認するのは面倒だが、すべての空き状況を検索して、自動的に最適な時間を表示してくれるため、外出先でもスマートフォンだけで会議設定ができる。外出の多い人やスマートフォンを中心に利用する人にとって、非常に便利だ。

また、カレンダーとチャット、メールを連動して利用できるのもWorks Mobileならではの特長だ。カレンダーの予定の詳細画面から参加メンバーにチャットやメールを送信できるほか、チャット画面から予定を作成して、相手を招待することが可能。会議の変更を直前にチャットで一斉に知らせたいときや、チャットの話の流れで会議を設定することになった際に大いに役立ちそうだ。

Works Mobileのカレンダー機能は、メンバーの空き時間を確認できる機能をはじめとして、スケジュールの管理と共有を効率化できるだけでなく、これら機能がスマートフォンの利用に最適化されているのが特徴だ。

トークと連動して利用できる「メール」

Works Mobileのメール機能は、メールのマルウェア対策はもちろん、なりすましメールや実行ファイルが添付されたメールなどをブロックする強力な迷惑メールブロック機能も搭載しているのでセキュリティ面でも安心して利用できる。また、メール容量は、ベーシックプランでは30GB、プレミアムプランでは無制限となっており、過去のメールを大量に蓄積しておけるのもうれしい。

スマートフォンアプリのメール機能では、受信メールの通知や閲覧、メールの送信・返信ができるのはもちろん、詳細なフィルタリングによるメール検索が可能。件名や本文のテキスト検索のほか、差出人や受信フォルダを指定した検索、添付ファイル付きメールのみの検索などを行えるので、スマートフォンでも探しているメールを容易に、素早く見つけることができる。

なお、メール機能とチャットは連動して利用することができ、チャット画面から相手にメールを作成したり、メールのスレッド画面からチャットを開始することが可能。チャットの相手にメールで資料を送るときや、メールの内容についてチャットですばやく確認したいときなど、臨機応変にコミュニケーション手段を切り替えられるのが魅力だ。

また、メール作成時には、チャット機能と同様のLINEスタンプを挿入したり、後述するストレージ機能の"Drive"からファイルを添付することが可能だ。LINEスタンプを使うことで、文章では伝えにくい”気持ち“や”感情“も気軽に伝えることができる。

さらに、相手がメールを開封したかどうかを確認することも可能だ。また、社内宛に送信するメールでは、社外秘や機密などを指定して有効期限を設定したり、メールの転送やダウンロードを禁止できるほか、誤って送ったメールの送信を取り消すことができるので、情報漏洩の防止に役立つ。

とりわけ、LINEスタンプを使ったリアルタイムなコミュニケーションができるチャット機能が注目されがちなWorks Mobileだが、ビジネスでは今なお重要視されているメール機能でも、さまざまな便利な機能を備えている印象だ。

大容量ストレージでファイルを安全に共有できる「Drive」

Works Mobileのクラウドストレージ機能が"Drive"だ。ベーシックプランでは30GB、プレミアムプランでは1TBの大容量クラウドストレージを利用可能。なお、複数メンバーで共有できるグループフォルダの容量は、それぞれ1TB、10TBとなる。

スマートフォンアプリでは、Webブラウザ版やPC向けクライアントアプリからアップロードしたファイルを閲覧・ダウンロードできるほか、端末内の画像や動画、文書など各種ファイルをアップロードすることが可能。さらに、チャットやメールで受け取ったファイルをDriveに保存したり、逆にDrive内のファイルをチャットやメールで送信することもできる。

また、クラウドストレージで気になるのがファイルやフォルダを共有する際のセキュリティだが、この点もWorks MobileのDriveは優れている。ファイルやフォルダの共有時に共有用リンクを作成し、有効期限やパスワードを設定したり、社内のメンバーのみアクセスできるようにアクセス権限を選択できるほか、不要な共有用リンクをすばやく削除することができるのだ。さらに、ワンタイムパスワードを発行し、よりセキュアにファイル共有を行うこともできる。

現在、大容量ファイルを共有する方法としては、さまざまなサービスが提供されているが、共有したファイルが安全に管理されているかどうかを会社側が把握できないのは、管理者にとって頭の痛い問題だ。Works Mobileでは、チャットなどでファイルを共有できる利便性に加え、自社でファイルサーバーを管理する手間なく、安全にファイルを管理できるため、ファイル共有で懸念を抱えている企業にとっても最適なサービスといえるだろう。そしてなにより、Works Mobileであれば、これら機能が全てスマートフォンアプリでも同じように利用できる。

新機能「チームルームノート」の提供開始

Works Mobileでは、7月14日にメジャーアップデートが実施され、部署ごとのグループトークである"チームルーム"で情報を共有できる「チームルームノート」機能が追加された。同機能は、チームのメンバーに共有したい情報を"ノート"として投稿・保存できる機能。ノートを投稿すると、チームルームにメッセージが自動投稿され、他のメンバーにスムーズに情報を共有することができる。また、チーム内で投稿されたノートを一覧することも可能だ。

ノートには画像やファイルを添付できるほか、LINEスタンプの挿入や一覧からすばやく検索するためのタグ付けが行える。また、投稿されたノートに対し、"いいね！"やコメントをすることも可能。トークルームに参加しているメンバーであれば誰でも投稿・閲覧でき、チームミーティング議事録の共有やイベントのお知らせなどに便利に利用することができる。なお、本稿執筆時の時点では、チームルームノートはスマートフォンアプリでのみ利用可能だが、年内にはPC版でも利用できるようになるとのことだ。

ここまで紹介したとおり、Works Mobileはスマートフォンに最適化されているだけでなく、新機能「チームルームノート」が追加されるなど、ビジネスシーンでの使い勝手がますます向上している。なお、Works Mobileの認定パートナーであるサテライトオフィスでは、同製品の相談から導入、教育に至るまできめ細やかなコンサルティングを行っているほか、活用セミナーも随時開催している。詳細はサテライトオフィスのWebサイトで確認可能なので、ぜひチェックしていただきたい。

Works Mobile連載企画

第1回：LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」とは?
第2回：LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」の各機能に迫る - チャット・無料通話編
第3回：LINEスタンプが使える法人向けコミュニケーションツール「Works Mobile」の各機能に迫る - カレンダー・メール・ストレージ・チームルームノート編
第4回：ビジネス版LINE「Works Mobile」が引き起こすメールからチャットへのパラダイムシフト(前編) - 販売パートナーのサテライトオフィスに聞く
第5回：ビジネス版LINE「Works Mobile」が引き起こすメールからチャットへのパラダイムシフト(後編) - アドオンを提供するサテライトオフィスの取り組み
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