文章の自動校正機能で単純な入力ミスをチェック

Wordには文章を機械的に校正する機能も用意されている。単純な入力ミスなどを見つける場合には意外と重宝するので、基本的な使い方だけでも覚えておくと役に立つであろう。

スペルチェックと文章校正

ビジネスで使用する文書は、間違いのないように作成することも重要なポイントとなる。そこで、Wordに用意されている文章校正機能の使い方も覚えておくとよい。この機能は「あくまで機械が行う校正」となるため完璧とは言い難いが、単純な入力ミスなどを発見してもらえる可能性があるため、「手軽に短時間で行える校正機能」としての利用価値は十分にある。まだ利用したことがない方はこの機会に試してみるとよい。

Wordの校正機能を利用するときは、「校閲」タブを選択し、「スペルチェックと文章校正」をクリックする。すると、以下の図のようなダイアログが表示され、間違いと判断された箇所が指摘される。

この指摘が正しかった場合は、ダイアログ内で「修正ボタン」をクリックし、文章の修正を行えばよい。これで、その修正を本文にも適用することができる。

続いて「次の文」ボタンをクリックすると、次の間違い候補が表示される。なお、先ほどの指摘箇所に間違いが見当たらなかった場合は、「無視」ボタンをクリックすると次の候補を表示できる。ここでも、間違いが認められた場合のみ修正作業をダイアログ内で行っていけばよい。このような作業を繰り返していくことで、文書全体の校正作業を進めていく。

最後に「表記ゆれチェック」が表示される場合もある。これは「モニタ」と「モニター」のように、用語表記の統一性をチェックするものだ。ダイアログ下部にある「修正候補」の中から修正後の表記を選択して「すべて修正」ボタンをクリックすると、該当する箇所の表記を一度に修正できる。特に理由がない限り、文書内では表記を統一しておくのが基本なので、適した方に統一しておくとよいだろう。

以上でWordの文章校正機能は完了。以下のようなダイアログが表示されるので、「OK」ボタンをクリックして閉じる。

このように、Wordの文章校正機能を利用すると、ほんの数分で文書全体を校正することが可能となる。ただし、「完璧な校正機能ではない…」という認識を忘れてはいけない。たとえば、「九州最高峰」と記述すべきところを「吸収最高峰」と入力していても、Wordの文章校正機能は何も指摘してくれない。最終的には自分の目で見て確認する必要があるので、その前作業として補助的に活用していくのが賢明な使い方といえるだろう。

波線表示による確認

Wordに文章を入力した後に、以下の図のように赤色や緑色の波線が表示される場合もある。これはWordが自動的に文章校正を行ったもので、「入力ミス」と判断された箇所には赤色の波線、「文法の誤り」または「表記の揺れ」と判断された箇所に緑色の波線が表示される仕組みになっている。

このため、あらためて「スペルチェックと文章校正」を行わなくても、間違いの指摘を確認することが可能である。波線が表示された時点で、文章に間違いがないか確認しておくと、単純な入力ミスなどを減らすことができるだろう。

文章校正機能の設定

Wordの文章校正機能は、オプションで設定を変更することも可能となっている。ただし、どんなに頑張っても「完璧な校正機能」に仕上げることは不可能なので、あまり気にする必要はない。こちらは「余力があれば試してみる…」といった程度の認識でよい。

なお、「間違いがない箇所にも赤色や緑色の波線が表示される…」という現象を気にする方もいると思われる。このような場合は、「入力時にスペルチェックを行う」や「自動文章校正」の項目をOFFにしておくとよい。これで自動校正機能が無効になり、波線が表示されなくなる。あわせて覚えておくとよいだろう。