ナビゲーションウィンドウの活用

前回の連載で紹介したアウトラインレベルを利用した例として、今週はナビゲーションウィンドウの利用方法を紹介しておこう。文書内の任意の位置へ移動する場合や、文書の構成を練り直す場合などに重宝するはずだ。

ナビゲーションウィンドウの表示

ナビゲーションウィンドウは、文書全体の構成を把握したり、文字の検索を行ったりするときに便利に活用できる機能で、Word 2010から新たに採用された機能となる。まずは、ナビゲーションウィンドウを表示するときの操作手順から説明していこう。「表示」タブを選択し、「ナビゲーションウィンドウ」をチェックする。

すると、画面左端に以下のようなウィンドウが表示される。前回の連載で説明したアウトラインレベルを正しく指定してあれば、ここに文書内の「見出し」が一覧表示されるはずだ。

ちなみに、アウトラインレベルを指定していない場合は、以下のように表示されるだけでナビゲーションを有効に活用することができない。

この場合は、真ん中のタブを選択してページのサムネール（縮小画像）を一覧表示させることも可能である。一覧表示されたサムネールをクリックして、そのページの先頭に即座に移動することも可能だ。何ページにも及ぶ長い文書を編集するときには便利に活用できるだろう。

ただし、文字が中心の文書では、サムネール画像を見て「どこに何が書いてあるのか」を把握するのは難しいと思われる。ナビゲーションウィンドウを効果的に活用するには、やはりアウトラインレベルを適切に指定しておく必要があるといえるだろう。

ナビゲーションを使った文書の移動

ここからはアウトラインレベルが適切に指定されていることを前提に話を進めていく。ナビゲーションウィンドウに表示された「見出しの一覧」は、文書内の参照したい位置を即座に表示する場合などに活用できる。

何十ページにも及ぶ長い文書では、目的の箇所まで文書をスクロールさせるだけでも面倒な作業になる。そもそも、画面をスクロールさせながら目的の箇所を探していく時間がもったいないし、目的の箇所を見落としてしまう可能性も否定できない。このような場合は、ナビゲーションウィンドウを表示して「見出し」をクリックすればよい。すると、その箇所を即座に画面に表示することができる。

このように、「見出しの一覧」は目次の代わりとして利用することができる。もちろん、文書の作成時に、文書全体の構成を把握するときにもナビゲーションウィンドウが重宝するであろう。

ナビゲーションウィンドウに表示された見出しは、下位のレベルを折りたたんで表示することも可能だ。「見出し」の左側に表示されている三角形のマークは、下位レベルの見出しがあることを示している。このマークをクリックすると、下位レベルの表示／非表示を自由自在に切り替えることができる。

また、「見出し」を右クリックして「見出しレベルの表示」からレベルを選択し、指定したレベルまで「見出し」を一覧表示させることも可能である。状況に応じて最適な表示方法を選択するとよいだろう。

ナビゲーションを使った文書構成の変更

ナビゲーションウィンドウは、文書全体の構成を変更する機能も兼ね備えている。ナビゲーションウィンドウで「見出し」を上下にドラッグすると、その項目の位置を文書内で並べ替えることが可能となる。もちろん、この操作により順番が変更されるのは「見出し」の段落だけでなく、それに続く「本文」の段落も一緒に移動される。

この機能を利用すれば、文書の作成がある程度進んだ時点でも、文書の構成を自由自在に変更することが可能となる。文字をドラッグしてカット＆ペーストするよりも手軽であるし、何より全体の構成を把握しながら作業を進められるのが利点といえる。

同様の手順で「下位レベルの見出しを含む項目」をまとめて移動することも可能だ。この場合は、下位レベルの「見出し」や「本文」の構成が維持されたまま、その項目全体が文書内で移動されることになる。

ただし、「2.2」などの見出し番号を直接キーボードから入力している場合は、その番号が自動修正されないことに注意すること。上記の例では「2.2節」を「2.1節」の前に移動しているが、「見出しの番号」は修正されていない。これを自動修正させるには、アウトラインの定義を行う必要がある。

文字の検索機能

ナビゲーションウィンドウで右端のタブを選択すると、文書内の文字検索を行うことができる。ここにキーワードを入力して「Enter」キーを押すと、該当する箇所がナビゲーションウィンドウに一覧表示される仕組みだ。Word 2010から文字検索の操作手順が変更されているので、念のため確認しておくとよいだろう。