GoogleカレンダーやGoogle Chatとの連携でGoogle Meetを便利にする

前回に続いて、今回もGoogle Meetの活用法について説明していきましょう。特に今回は、他のサービスとの連携でビデオ会議を始めやすくする方法について説明していきたいと思います。

指定の日時にビデオ会議を始める方法

最初に紹介するのは、指定の日時にビデオ会議を始める方法です。ここまではビデオ会議をすぐ始める方法しか紹介していませんでしたが、リモートで会議をする場合はすぐ呼び出されても困ることが多いと思いますし、リアルでの会議と同様、あらかじめ決められた時間に会議を始めたいというケースも少なくないのではないでしょうか。

そこで、Google Meetにも指定の日時にビデオ会議を始める方法が用意されているのですが、それを利用するには「Googleカレンダー」を経由する必要があります。まずは、Googleアプリ一覧から「Meet」を呼び出します。

Gmailなどの右上にある「Googleアプリ」(1)をクリックした後、一覧から「Meet」(2)を選ぶ

Google Meetの画面が表示されたら「新しい会議を作成」をクリックします。

Google Meetの画面から「新しい会議を作成」をクリックする

するとメニューが現れるので、その中から「Googleカレンダーでスケジュールを設定」をクリックするとGoogleカレンダーに遷移し、Google Meetでビデオ会議をするスケジュールの登録画面が現れます。

メニューの中から「Googleカレンダーでスケジュールを設定」を選ぶ

ここで会議のタイトルと日時、詳細などを入力して「保存」を押し、ビデオ会議をGoogleカレンダーの予定として登録するのですが、この際「ゲスト」の項目で会議に参加する人のメールアドレスを入力して追加するのを忘れないようにしてください。

Googleカレンダーのスケジュール登録画面に遷移したら、会議のタイトルや日時(1)と、会議参加者のメールアドレス(2)を入力して「保存」(3)をクリックする

スケジュールを保存すると下のようなダイアログが現れるので、「送信」をクリックすれば登録した参加者全員にビデオ会議への招待メールが送信されます。

ダイアログが現れたら「送信」ボタンを押すことで、参加者全員に招待メールが送られる

参加者には、以下のようなメールが送られるので「はい」「いいえ」などのボタンを押すことで主催者に参加の意思表明ができます。なお、会議の時間になったら、メールに記載されたリンクをクリックすることで会議に参加できるのはもちろんのこと、Googleカレンダーのスケジュールからも会議に参加することが可能です。

メールが届いたら、参加者は「はい」「いいえ」などのボタン(1)で参加の意思表示ができる。時間になったらメール内のリンク(2)をクリックして会議に参加しよう

Google ChatとGoogle Meetを連携

もう1つ紹介したいのは逆に、Google Meetを今すぐ始めたい時に便利な方法です。チャットで仕事の話をしている時、文字だけのコミュニケーションでは限界があるので直接顔を見て話をしたいと思うことも意外と多いかと思うのですが、そんな時はGmail上でGoogle ChatとGoogle Meetを連携し、チャットからビデオ会議へとシームレスに移ってコミュニケーションができるようになっているのです。

その方法は非常に簡単です。ビデオ会議をしたいと思った相手とチャットをしている時、チャットの送信画面にある「ビデオ会議を追加」ボタンをクリックすることで、相手にビデオ会議に参加できるリンクを付与したメッセージを送ることができるのです。

チャットの送信画面で「ビデオ会議を追加」ボタン(1)をクリックすると、ビデオ会議を始めるリンク(2)を付与できる

送られたメッセージを相手が開くとリンクが現れるので、全員がそのリンクをクリックすればすぐビデオ会議に参加することができます。もちろん、ビデオ会議が終了したら、引き続きチャットを使ってのコミュニケーションを取ることも可能なので、双方をうまく使い分ければより円滑なビジネスコミュニケーションができるのではないでしょうか。

送られたリンクをクリックすればそのままGoogle Meetでビデオ会議を始めることができる

ちなみに、Google Meetにもチャット機能は用意されていますが、このチャット機能はあくまでビデオ会議中の連絡に用いるもの。映像や音声によるやり取りがうまくできない時などに活用すると便利なのですが、ビデオ会議が終了したらチャットの内容は消えてしまい、Google Chatと連携できる訳ではないことから、注意しつつ双方のチャット機能を使い分けるのがいいでしょう。