Microsoft Teamsの基本と活用(26) TeamsのPlannerのタスクを管理する

前回に引き続き、Teamsのアプリ、Plannerについて紹介します。Plannerによるプランの作成、タスクの作成、バケットの追加については、前回の連載第25回の記事を参照してください。

終了したタスクの消し込みと管理

通常、プランには、未完了のタスクのみが表示されています。作業が完了したタスクを消し込みましょう。

(1)タスク名の先頭にある○をクリックし、チェックマークをオンにする。

)タスク名の先頭をクリックし、チェックマークをオンにする

これで、完了済みタスクの表示が消えます。完了済みタスクを確認するとき、あるいは未完了状態に戻したいときは、まず、完了済みタスクを再表示します。

(2)完了済みタスクを再表示するには、「完了済みを表示」をクリック。

「完了済みを表示」をクリック

(3)完了済みタスクのカードが再表示される。完了済みのタスクは、タスク名が横線で消し込まれている。
(4)チェックマークをオフにすると、再び「開始前」状態に戻る。
(5)「完了済みを非表示」をクリックすると、完了済みタスクを非表示の状態に戻す。

完了済みのタスクは、タスク名が横線で消し込まれている。

なお、期限をすぎても完了していないタスクがあると、タスクを割り当てたユーザーにメール通知が届きます。

(6)期限を過ぎても完了していないタスクは、「遅延しているタスク」として、メール通知が届く。

期限を過ぎても完了していないタスクは、「遅延しているタスク」として、メール通知が届く

タスクの進行状況による表示の違いと進行状況の変更

タスクの進行状況には「開始前」「完了済み」の他に「処理中」もあります。状況は、タスク名の表示で一目瞭然です。

(1)「開始前」タスクでは、白丸表示。
(2)「処理中」タスクでは、○の中が半分塗りつぶされる。
(3)期限を過ぎて「完了済み」になっていないタスクでは、期限が強調表示される。

進行状況による表示の違い

タスクのカードのチェックマークでは「開始前」または「完了済み」しか設定できませんが、タスクの詳細設定を開くと、「処理中」も選択できます。

(4)タスクカード内をクリックして、カードの詳細設定を開く。
(5)「進行状況」ドロップダウンリストで、進行状況を選択する。

進行状況の確認

タスクの詳細設定

タスクの詳細設定では、タスクカードより詳細にタスクの状況を記録、管理できます。ウインドウにタスクの詳細設定の全項目を表示しきれないときは、上下にスクロールしてください。すでに紹介している設定もありますが、改めて全項目を紹介します。

(1)タスクの進行状況の表示。クリックすると「開始前」「完了済み」を切り替え。
(2)タスク名の表示。クリックしてタスク名の変更。
(3)最終更新日時または完了日時と、最終編集者を表示。
(4)「…」（その他）をクリックして、メニューからタスクのコピー、移動、削除、URLリンクのコピーをする。
(5)タスクの色を選択。
(6)タスクを割り当てるメンバーの管理。
(7)現在割り当てられているメンバーを表示。
(8)タスクが所属するバケットを設定。
(9)進行状況の設定。
(10)優先度を「緊急」「重要」「中」「低」から選択。
(11)開始日をカレンダーで設定。
(12)期限をカレンダーで設定。
(13)メモの入力。
(14)チェックリストの作成。入力するとチェックリスト（箇条書き）を作成し、各チェック項目にチェックマークを付ける。
(15)このタスクに関連するファイルを添付。
(16)コメントの入力。コメントを入力して「送信」をクリックすると、コメントの内容が投稿日時とともに履歴として(17)に表示される。
(17)コメント履歴の表示。