Microsoft Teamsには、チャネル内でメモ的な情報を共有するWikiという便利な機能があります。当連載の第24回記事でもWikiを紹介しています。

今回から数回にわたって、サービス停止が予定されるWikiの代わりにOneNoteを活用するためのセッティングや、これまで蓄積したWikiのデータを無駄にしない活用法について紹介します。

Wikiが段階的にサービス停止

Teamsでちょっとしたメモ書きを共有するのに、Wikiを愛用しているユーザーも少なくないことでしょう。ところが、残念なことに、マイクロソフトからTeamsのWikiの廃止が発表されました。2023年2月から、Wikiの機能が段階的に停止します。

まず、新しいWikiを作成することができなくなります。すでに作成済みのWikiについてはしばらく編集可能ですが、近い将来、作成済みWikiの編集もできなくなり、やがて完全にWikiサービスが停止する見込みです。

Wikiの代わりに推奨されるのがOneNoteです。軽快に利用できたWikiに比べると動作の重さが否めないOneNoteですが、Wikiよりはるかに高機能でさまざまなコンテンツを利用できます。

残念ながら、当記事執筆時点でWikiのデータが自動的にOneNoteに引き継がれるようなサービスの提供はありません。そのため、Wikiに重要な情報を記録しているのであれば、Wikiのサービスが停止する前に、Wikiの情報をOneNoteや他の媒体にコピーしておいたほうがよいでしょう。

OneNoteのチャネルへの追加

すでにサービス停止が発表されている中で、新しいWikiを作成することはお勧めできません。今後は、Wikiの代わりにOneNoteを活用してください。

まずはOneNoteのノートブックをチャネルに追加する方法を紹介します。

OneNoteの文書ファイルをノートブックと呼びます。Teamsのチャネルには、ノートブックをタブとして追加できます。ノートブックを新規作成してタブに登録することもできますし、既存のノートブックをタブに登録することもできます。

(1)OneNoteを追加したいチャネルをクリックして開く。
(2)OneNoteのタブを追加するために「＋」（追加）をクリック。

  • チームのチャネルにOneNoteのノートブックを追加。この画面の例では、従来から使用しているWikiのタブや情報が表示されている

    チームのチャネルにOneNoteのノートブックを追加。この画面の例では、従来から使用しているWikiのタブや情報が表示されている

(3)追加するタブとして「OneNote」のアイコンをクリック。
(4)一覧にアイコンが見つからないときは検索ボックスに「OneNote」と入力して検索する。

  • OneNoteのアイコンをクリック。アイコンが見つからない時は検索してみよう

    OneNoteのアイコンをクリック。アイコンが見つからない時は検索してみよう

(5)新規にノートブックを作成するときは、クリックして新しいノートブック名を入力。
(6)既存のノートブックを使うときは、一覧からノートブックをクリックして選択。
(7)「保存」をクリック。

  • 新規にノートブックを作成するほか、過去にOneNoteで作成した既存のノートブックもチャネルに追加できる

    新規にノートブックを作成するほか、過去にOneNoteで作成した既存のノートブックもチャネルに追加できる

(8)OneNoteのノートブックがタブとして追加された。タブ名はノートブック名になる。
(9)OneNoteの画面。クリックしてメモを入力できる。

  • チャネルのタブにノートブックが追加された。タブにはノートブック名が表示される

    チャネルのタブにノートブックが追加された。タブにはノートブック名が表示される

チャネルのOneNoteのタブは、Teamsの画面内にOneNoteのノートブックを開く機能と考えてください。

同じ手順を繰り返して、1つのチャネルに複数のノートブックを追加できます。また、1つのノートブックを複数のチームやチャネルのタブに追加することもできます。

チームや用途ごとにノートを使い分ける

Teamsの機能の一部だったWikiと異なり、OneNoteはTeamsからは独立したアプリケーションでありつつ、Teamsと連携可能なツールとなります。

Teamsで新規作成したノートブックであっても、Teamsを介さずにOneNoteだけで利用することも可能です。一方、あらかじめOneDriveなどにノートブックを作成していれば、Teamsのチャネルのタブに既存のノートブックを追加できます。

注意が必要なのは、他のユーザーに見せたくない情報を記録したノートブックをうっかりチャネルで公開してしまう事故の発生です。そうした事故を防止するためには、自分専用のノートブック、Teamsで共有可能なノートブック、特定のチームまたはチャネル専用のノートブックなど、用途によってノートブックを使い分けるべきです。

ノートブックの使い分けに慣れないうちは、Teamsで使うノートブックは常にTeamsで新規作成するといいでしょう。そうすれば、公開したくない情報を間違ってTeamsに持ち込む心配はありません。

次回も引き続き、Teamsで使うノートブックについて紹介します。