主催者のみMicrosoft 365ライセンスのTeamsを使う
当連載の第114回で紹介した4つのパターンのうちのパターン2を紹介します。
組織外とコラボレーションするとき、もっとも利用されやすいのがパターン2でしょう。パターン2では、組織外のユーザーに関しては無料ライセンスを使用してもらいます。 メリット、デメリットは以下のようになります。
メリット:
・組織外のユーザーに費用負担をかけない。
・チームとして管理できる。
デメリット:
・Microsoft Teamsの全機能を利用できるわけではない。
チームへの組織外ユーザーの追加
チームに組織外のユーザーを追加する方法を紹介します。
(1)ユーザーを追加するチームの「…」(その他のオプション)をクリック。
(2)「メンバーを追加」メニューをクリック。
(3)「ユーザーを追加」ボタンが表示されているときは「ユーザーを追加」をクリックでもかまわない。
(4)外部ユーザーのメールアドレスを入力。
(5)「~をゲストとして追加」が表示されたときはクリック。
一度ゲストとして追加したことのある外部ユーザーのアカウントは、Teamsにアカウント情報として記録されます。
(6)外部ユーザーがゲストユーザーとして表示。
(7)ゲストユーザーをチームに追加する。
(8)前述の(4)~(7)の操作を繰り返して複数のユーザーを追加。
(9)ユーザーの追加を終えたら「閉じる」をクリック。
チームの管理ページを開くと、ゲストユーザーが追加されていることを確認できます。
(10)チームの「…」(その他のプション)をクリック。
(11)「チームを管理」メニューをクリック。
(12)ゲストユーザーが追加されている。
(13)ゲストユーザーをチームから削除するときは「×」をクリック。
(14)メンバーをさらに追加。
組織外のユーザーはすべて「ゲスト」となり、管理者にすることはできません。
ゲストユーザーがチームに参加
次にゲストユーザーがチームに参加する画面を紹介します。 ゲストユーザーにはチームへの招待状メールが届きますので、招待メールから参加してください。
(1)招待メールをクリックして開く。
(2)招待メールにある「Microsoft Teamsを開く」をクリック。
Teamsを開いてサインインします。
ただし、招待されたメールアドレスがMicrosoftアカウントになっている必要があります。
Microsoftアカウントはマイクロソフトのさまざまなオンラインサービスを利用する共通アカウントで、メールアドレスをMicrosoftアカウントのユーザー名として使用します。
招待メールを受信したメールアドレスがまだMicrosoftアカウントになっていないときは 、招待されたメールアドレスでMicrosoftアカウントを作成してください。
(3)Microsoftアカウントになっている時はメールアドレスを入力してサインイン。
(4) Microsoftアカウントになっていないときは「作成」をクリックしてMicrosoftアカウントを作成。
Microsoftアカウントは無料で作成できますが、時間に余裕を持って手続きをするといいでしょう 。 Teamsにサインインすると次のような画面になります。
(5)招待されたチームに参加している。
(6)投稿、ファイル、Wikiなどの基本コンテンツを利用可能。
(7)オンライン会議を開始。
(8)チームの管理メニューの一部を利用可能。
なお、有料版と同様にカレンダーから会議を予約することもできます。
あくまでゲストアカウントですので、会議をスケジュールしたり、チームの管理者になったり、アプリを追加したりすることはできません。
なお、デスクトップアプリ版Teamsを使用する際は、必ず、ビジネス用Teams(Microsoft Teams(work or school)を使用してください。個人用Teamsには「チーム」機能がありません。
ビジネス用Teamsと個人用Teamsの違いについては、当連載の第87回を参照してください。