主催者のみMicrosoft 365ライセンスのTeamsを使う

当連載の第114回で紹介した4つのパターンのうちのパターン2を紹介します。

組織外とコラボレーションするとき、もっとも利用されやすいのがパターン2でしょう。パターン2では、組織外のユーザーに関しては無料ライセンスを使用してもらいます。 メリット、デメリットは以下のようになります。

メリット:
・組織外のユーザーに費用負担をかけない。
・チームとして管理できる。

デメリット:
・Microsoft Teamsの全機能を利用できるわけではない。

チームへの組織外ユーザーの追加

チームに組織外のユーザーを追加する方法を紹介します。

(1)ユーザーを追加するチームの「…」（その他のオプション）をクリック。
(2)「メンバーを追加」メニューをクリック。
(3)「ユーザーを追加」ボタンが表示されているときは「ユーザーを追加」をクリックでもかまわない。

  • 「メンバーを追加」メニューをクリック

(4)外部ユーザーのメールアドレスを入力。
(5)「～をゲストとして追加」が表示されたときはクリック。

  • 外部メンバーのメールアドレスを追加

一度ゲストとして追加したことのある外部ユーザーのアカウントは、Teamsにアカウント情報として記録されます。

(6)外部ユーザーがゲストユーザーとして表示。
(7)ゲストユーザーをチームに追加する。

  • 外部ユーザーがゲストユーザーとして表示

(8)前述の(4)～(7)の操作を繰り返して複数のユーザーを追加。
(9)ユーザーの追加を終えたら「閉じる」をクリック。

  • (4)～(7)の操作を繰り返して複数のユーザーを追加

チームの管理ページを開くと、ゲストユーザーが追加されていることを確認できます。

(10)チームの「…」（その他のプション）をクリック。
(11)「チームを管理」メニューをクリック。
(12)ゲストユーザーが追加されている。
(13)ゲストユーザーをチームから削除するときは「×」をクリック。
(14)メンバーをさらに追加。

  • チームの管理ページを開くと、ゲストユーザーが追加されていることを確認できる

組織外のユーザーはすべて「ゲスト」となり、管理者にすることはできません。

ゲストユーザーがチームに参加

次にゲストユーザーがチームに参加する画面を紹介します。 ゲストユーザーにはチームへの招待状メールが届きますので、招待メールから参加してください。

(1)招待メールをクリックして開く。
(2)招待メールにある「Microsoft Teamsを開く」をクリック。

  • 招待メールにある「Microsoft Teamsを開く」をクリック

Teamsを開いてサインインします。

ただし、招待されたメールアドレスがMicrosoftアカウントになっている必要があります。

Microsoftアカウントはマイクロソフトのさまざまなオンラインサービスを利用する共通アカウントで、メールアドレスをMicrosoftアカウントのユーザー名として使用します。

招待メールを受信したメールアドレスがまだMicrosoftアカウントになっていないときは 、招待されたメールアドレスでMicrosoftアカウントを作成してください。

(3)Microsoftアカウントになっている時はメールアドレスを入力してサインイン。
(4) Microsoftアカウントになっていないときは「作成」をクリックしてMicrosoftアカウントを作成。

  • Microsoftアカウントになっていないときは「作成」をクリックしてMicrosoftアカウントを作成

Microsoftアカウントは無料で作成できますが、時間に余裕を持って手続きをするといいでしょう 。 Teamsにサインインすると次のような画面になります。

(5)招待されたチームに参加している。
(6)投稿、ファイル、Wikiなどの基本コンテンツを利用可能。
(7)オンライン会議を開始。
(8)チームの管理メニューの一部を利用可能。

  • Teamsにサインインするとこのような画面になる

なお、有料版と同様にカレンダーから会議を予約することもできます。

あくまでゲストアカウントですので、会議をスケジュールしたり、チームの管理者になったり、アプリを追加したりすることはできません。

なお、デスクトップアプリ版Teamsを使用する際は、必ず、ビジネス用Teams（Microsoft Teams(work or school)を使用してください。個人用Teamsには「チーム」機能がありません。

ビジネス用Teamsと個人用Teamsの違いについては、当連載の第87回を参照してください。