Teamsで外部団体と協業

オンライン会議、グループウェアによる拠点間の共同作業は古くから提唱されていたことですが、技術的には利用可能であったにもかかわらずなかなか普及しませんでした。それが、2019年以降、オンライン会議が急速に普及し、現在では当たり前のように利用されるようになっています。

その中で、組織内の会合だけでなく、外部団体とのコラボレーションについてもオンライン化を進める必要性が高まっています。たとえば、他社との合同プロジェクト、業界団体あるいは業種組合の活動、地域の商工業組合の活動、官民一体あるいは産官学一体のプロジェクトなど。

今回は、こうした昨今の組織外とのコラボレーションに対応する視点からTeamsの利用を考えてみます。

Teamsのアカウントの種類と組み合わせ

Teamsの特長は、オンライン通話、オンライン会議だけでなく、チャット、ファイル共有、Outlookとの連携など、チームでコラボレーションするための総合的な機能を持つことです。グループウェアの一種とも言えるでしょう。必要に応じてユーザーが簡単にチームを作成、削除できるのも魅力です。

Teamsには無償で利用できる無料バージョンと、Microsoft 365の正規ライセンスで利用する有償バージョンの2種類があります。組織外とコラボレーションするに当たり、この組み合わせを順に考察してみましょう。

自分の組織でMicrosoft 365を利用しているからと言って、組織外のユーザーにMicrosoft 365の購入を期待することが難しいケースは少なくありません。無償版Teamsの利用も検討する必要があります。

パターン チームの主催者 チームの参加者 特徴
パターン1 
(無料/無料)
無料アカウント 無料アカウント 無料で利用できる。
組織的な管理ができない。
用途としてはほぼオンライン会議、チャットに限られる。
パターン2 
(有料/無料)
有料アカウント 無料アカウント チーム主催者は自分のアカウントのライセンス料金だけで実現。
参加者はチームの情報共有に制限あり。
パターン3 
(有料/外部)
有料アカウント 有料アカウント
(外部組織)
チーム主催者は自分のアカウントのライセンス料金だけで実現。参加者は自分の組織のMicrosoft 365アカウントで参加。
参加者はチームの情報共有に制限あり。
パターン4 
(有料/内部)
有料アカウント 有料アカウント
(同一組織)
新規にドメイン名の取得が必要。
共同作業専用に新規にMicrosoft 365ライセンスを購入するため、参加者全員にライセンス料金がかかる。
Teamsの機能をフル活用できる。

この4つのパターンについて、メリットやデメリットなどの特徴を見ていきましょう。

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