幹事必携!? 素敵で便利な招待状をつくってイベントの準備 - Crusher

友達や同業者の方達との交流、セミナー、宴会など年を通して様々なイベントがあります。その中で一度くらいは自分が幹事もしくは主催になってイベントを運営しなくてはならないときもあるのではないでしょうか。何かイベントがある際、複数人宛にメールを送信したり、SNSをはじめとしたコミュニティサイトを利用して告知する場合があります。メールはチェックしてもらえる確立が高いのですが、他のメールと一緒に埋もれてしまう場合がありますし、誰がイベントに参加するのかを確認し難いこともあります。

では、コミュニティサイトはどうでしょう。誰が参加するのかを確認できたり、カレンダー機能が実装されていていて利用できる場合もありますが、自分が招待したい人たち全員が同じコミュニティサイトを利用しているとは限りません。こうしたメールとコミュニティサイトの双方の物足りなさを補いつつ、さらにデザイン的にも魅力があり、なおかつ便利に使える招待状を作りたいという方にお勧めなのが「Crusher」というサービスです。

Crusherは招待状を作成し、誰がイベントに参加するのかを管理することができます。作成できる招待状は背景色を変えたり決まったテキストフィールドに情報を書き込むだけといった味気のないものではなく、画像など様々なコンテンツを自由に配置することが可能です。持ち物リストや参加費用といったイベントに必要な項目だけでなく、Yahoo! Mapsと連携させた地図も貼付けることができます(※ 米Yahoo! Mapsとの連携なので残念ながら日本国内の位置を正確に表示することができません)。

ビジュアル面でも好きな写真やビデオをページに掲載することができるだけでなく、Flickrにアップロードしている写真をレイアウトすることも可能です。以前から続けているイベントで、前回の模様を添えておきたい場合にはこうした機能は便利です。各項目は編集画面の左側にあるコントロールパネルから追加や削除ができるだけでなく、ドラッグ&ドロップで順番を変えることが可能なので、より自分のイメージに近い招待状を作成することができます。

招待状を作成したら、ページ上にある「Invite People」から招待したい方達に告知メールを送ります。作成した招待状の内容が告知メールとして相手の受信箱に届けられます。メールにはイベントの概要は書かれているので、情報を知りたいだけであればこれで十分ですが、リンクをクリックすると主催者が作成した招待状を見ることができます。また、招待状には参加宣言のボタンがあり、誰が参加しているのかも分かるようになっています。参加宣言は「はい」「いいえ」という単純なものではなく、「行くかもしれない」「難しいかも」といった微妙なニュアンスを伝えることも可能で、参加ステータスに応じて別のメールを送信したり、イベントの数日前に自動的に確認メールを送るといった機能もあります。ワンクリックで iCal、Google Calendar といった他アプリケーションにイベントを追加する機能もあるので、より確実にイベントの告知ができます。

便利な機能が満載のCrusherですが、広告がほとんど皆無に近いのも魅力のひとつです。管理画面だけでなく、招待状ページや相手に送られる告知メールにも広告がありません(※ 一部クリックすることで広告が表示されるページがあります)。また、招待した相手はCrusherの会員にならなくても参加表明ができますし、説明文などが文字化けすることなく日本語が表示されるので、英語サービスとはいえ手軽に始めることができるでしょう。Crusherは、いつでも使うサービスというわけではないですが、いざというときに大変便利です。