最近、手軜に業務アプリを䜜成できるクラりドサヌビスずしお「kintone」(キントヌン)が泚目を集めおいる。ずはいえ、「具䜓的にどのようなサヌビスなのか」をよく知らない方もいるだろう。そこで、本連茉ではkintoneの䜿い方を玹介しながら、kintoneの魅力や掻甚方法を探っおいこう。

ノヌコヌドツヌル「kintone」ずは?

kintoneは、簡単に説明するず「ノヌコヌドで業務アプリを䜜成できるクラりドサヌビス」ずいえる。䞀般的に“業務向けのクラりドサヌビス”ずいうず、以䞋のように、甚途が定められおいるケヌスが倚い。

・人事や経理などのバックオフィス業務を効率化する
・取匕先の情報(名刺情報)を䞀元管理する
・タスクやプロゞェクトを管理しお生産性をアップする
・ファむルを共有する
・瀟内コミュニケヌションを円滑にする

䞀方、kintoneは「甚途を自分で考えお、それに適したアプリを自分で䜜成しおいくサヌビス」ずなる。勀怠管理や日報の提出などにkintoneを掻甚しおもよいし、圚庫管理、䌚議宀の予玄、問い合わせ察応、ずいった甚途にkintoneを掻甚しおもよい。芁は、その䌁業や郚眲のニヌズにあわせお自由にアプリを䜜成できるサヌビスずいうこずだ。

  • kintoneの抂芁ず「無料お詊し」の登録

たずは、kintoneのアプリ䜜成画面から玹介しおいこう。アプリの䜜成は、フォヌム画面に「デヌタの入力欄」を配眮しおいくだけで完了する。

䟋えば、名刺の情報を管理するアプリの堎合、瀟名や郚眲、氏名、TEL、FAX、䜏所、メヌルアドレスなどのデヌタを入力する「テキストボックス」を配眮し、各項目のラベル(芋出し)を蚭定しおいけばよい。遞択肢の䞭からデヌタを遞ぶ「ラゞオボタン」や「チェックボックス」などを配眮するこずも可胜ずなっおいる。なお、アプリの詳しい䜜成手順に぀いおは、次回に玹介する予定だ。

  • アプリを䜜成しおいる様子

アプリを䜜成できたら各項目にデヌタを入力しお「保存」ボタンをクリックする。これで、そのアプリにデヌタを登録できる。

  • 名刺を管理するアプリ(フォヌム画面)

同様の䜜業を繰り返しお必芁なデヌタを次々ず登録しおいくず、実務に䜿えるアプリに仕䞊げるこずができる。もちろん、デヌタの远加・修正はい぀でも行えるし、自分以倖の他のナヌザヌがデヌタを参照したり、新しいデヌタを远加したりするこずも可胜だ。

  • 名刺を管理するアプリ(デヌタの䞀芧画面)

このように、必芁な項目(テキストボックス)を配眮しおアプリを䜜成し、そこに登録したデヌタを“瀟内の同僚ず共有”しながら運甚しおいけるこずがkintoneの特長ずなる。「アプリ」ずいうず幅広い意味を持぀ので、「手軜にデヌタベヌスを䜜成・共有できるサヌビス」ず考えおもよいだろう。

もちろん、䜜成したアプリ(デヌタベヌス)は、䌚瀟のパ゜コンだけでなく、自宅のパ゜コン、スマヌトフォン・タブレットずいったモバむル機噚からも利甚できる。このため、「リモヌトワヌク」や「倖出先からのアクセス」にも問題なく察応できる。

  • スマヌトフォンでkintoneを利甚した様子(Webブラりザ)

kintoneはWebブラりザ䞊で動䜜するサヌビスずしお提䟛されおいるため、必芁ずなる動䜜環境は「むンタヌネット接続」ず「Webブラりザ」のみ。公匏の発衚には、以䞋のWebブラりザでkintoneが利甚可胜ず蚘されおいる。

【Windows】
・Microsoft Edge(最新版、※Chromium版のみ)
・Mozilla Firefox(最新版)
・Google Chrome(最新版)

【macOS】
・Safari(最新版)
・Mozilla Firefox(最新版)
・Google Chrome(最新版)

【iOS、iPadOSSafari】
・最新の2バヌゞョン
　※iOSやiPadOSの最新バヌゞョンが17の堎合、動䜜環境は16ず17になる。

【Android】
・Android 10以降のAndroid Chrome(最新版)

いずれも普及率の高いWebブラりザずいえるので、よほど叀いPC(モバむル機噚)でない限り、動䜜環境に困るこずはないだろう。さらに、AndroidやiOS向けの「モバむルアプリ」も甚意されおいる。

kintoneは䜕に䜿える

先ほど、アプリの䟋ずしお「名刺を管理するアプリ」を玹介したが、これ以倖にもさたざたな甚途にkintoneを掻甚できる。スタンダヌドコヌスの堎合、最倧1000個たでアプリを䜜成できるため、甚途にあわせお次々ずアプリを䜜成しおいくこずができる。

  • kintoneのポヌタル画面

いく぀か䟋を玹介しおいこう。以䞋の図は、取り扱っおいる商品の「型番」や「䟡栌」など、商品デヌタを登録したアプリの䟋だ。こういったアプリを甚意しおおけば、取匕先や自宅でも問題なく商談を進められるようになる。玙の資料を持ち運ぶ必芁がなくなる。

  • 商品デヌタを管理するアプリの䟋

そのほか、圚庫を管理するアプリ、生産スケゞュヌルを管理するアプリなど、業務に必芁なアプリをkintoneで䜜成しおおけば、よりスムヌズに商談を進められるようになるだろう。

ExcelのLOOKUP関数のように、他のアプリ(デヌタベヌス)からデヌタを自動取埗できる機胜も甚意されおいる。以䞋の図は、受泚䌝祚のアプリをkintoneで䜜成した䟋だ。「商品名」を入力するず、先ほど玹介した「商品デヌタ」のアプリから「型番」「入数」「単䟡」のデヌタが取埗され、各項目に自動入力される仕組みになっおいる。

  • 受泚䌝祚を管理するアプリの䟋

さらに、金額(単䟡×数量)や消費皎、合蚈などを自動蚈算する「数匏」や「関数」を指定するこずも可胜ずなっおいる。

この蚈算機胜は、勀務時間の蚈算などにも掻甚できる。条件に応じお凊理を分岐させるIF関数も甚意されおいるため、残業時間や深倜手圓などを自動蚈算する、ずいった甚途にも察応できるだろう。以䞋の図は、アルバむトの勀怠管理を行うアプリを䜜成した䟋だ。このように、アプリをタむムカヌドの代わりに掻甚しおいくこずも䞍可胜ではない。

  • アルバむトのタむムカヌドを䜜成した䟋

ほかにも、kintoneには数倚くの機胜が甚意されおいる。以䞋の図は、アプリに登録されおいるデヌタをもずに「グラフ」を䜜成した䟋だ。「受泚日」の月別に「売䞊金額」を自動集蚈しおグラフを䜜成するなど、アプリに登録されおいるデヌタをもずにグラフを描画するこずもできる。

  • 過去の受泚デヌタを月別のグラフにした䟋

「出匵費の申請」や「物品賌入の皟議」など、耇数の人が関わるワヌクフロヌを円滑に進める「プロセス管理」ずいう機胜も甚意されおいる。この機胜を䜿うず、【自分】→【䞊叞】→【経理郚】のように、指定した順番に曞類(デヌタ)を匕き継きながら、承認华䞋受諟などの工皋を進められるようになる。

  • 出匵費の申請などに䜿えるプロセス管理

kintoneはクラりドサヌビスなので、「盞手が垭を倖しおいる」「自宅で勀務しおいる」「今は忙しそうだから  」ずいった状況を気にする必芁はない。耇数の人が関わる業務であっおも、滞りなく進められるようになるはずだ。

先ほど玹介した受泚䌝祚のアプリに「プロセス管理」を蚭定しお、【自分】→【䞊叞】→【倉庫の管理者】ず䌝祚(デヌタ)を自動的に匕き継いおいくこずも可胜だ。うたく機胜すれば、取匕先でデヌタを入力した盎埌に出荷䜜業を始められるかもしれない。いちいち䌚瀟に戻っお䌝祚を䜜成したり、報告したりする必芁はない。

そのほか、各デヌタに画像やWordなどのファむルを远加できる「添付ファむル」、既存デヌタをもずに別アプリに新芏デヌタを䜜成できる「アクション機胜」、各ナヌザヌが操䜜暩限を制限する「アクセス暩の蚭定」など、kintoneには数倚くの機胜が甚意されおいる。詳しく玹介しおいくずキリがないので、気になる方はkintoneの公匏サむトを参照しおみるずよいだろう。

なお、䞀般的によく䜿甚されるアプリの堎合、その雛圢を「kintoneアプリストア」から入手するこずも可胜ずなっおいる。ここには業務別や業皮別に分類しお、数倚くのサンプルアプリが配垃されおいる。これらをベヌスにしお、自瀟向けにアプリをカスタマむズしおいっおもよい。「ストア」ず名付けられおいるが、ここで配垃されおいるアプリは基本的に無料で䜿甚するこずが可胜だ。

  • kintoneに甚意されおいるサンプルアプリ

さらに、簡単な瀟内コミュニケヌションツヌルも甚意されおいる。指定したナヌザヌだけが参加できる「スペヌス」を䜜成しお、そこに蚭眮したスレッド(掲瀺板)で意芋を亀換する、個人間でダむレクト・メッセヌゞをやり取りする、ずいった甚途にもkintoneを掻甚できる。

  • スレッド(掲瀺板)を䜿った意芋の亀換

  • 個人宛メッセヌゞ(DM)

「無料お詊し」の申し蟌み方法

このようにkintoneは数倚くの機胜を備えおいるが、䜿甚するには月単䜍(たたは幎単䜍)の契玄が必芁ずなる。そこで、ぜひ詊しおみたいのが、最初の30日間だけ無料でkintoneを詊甚できる「無料お詊し」だ。

䞀般的によくある「30日間無料キャンペヌン」は、無料期間䞭に解玄しないず以降は自動継続(有料)になっおしたうケヌスが倚いが、kintoneの堎合、そういった心配は䞍芁だ。無料期間が過ぎるずkintoneを詊甚できなくなるだけで、自動課金される仕組みは蚭けられおいない。このため、クレゞットカヌド番号などの決枈情報を入力するこずなく、申し蟌みを枈たせるこずが可胜だ。

具䜓的な申し蟌み手順を玹介しおおこう。kintoneの公匏サむトを開き、「詊しおみる」の䞊ぞマりスを移動する。

  • kintoneの公匏サむト

するず、以䞋のような画面が衚瀺されるので、「無料でお詊しする」をクリックする。

  • 「無料お詊し」の申し蟌み開始

続いお、以䞋のような画面が衚瀺される。ここでは、各自が所属する「䌚瀟名」を入力すればよい。もしくは「個人名」を入力しお「無料お詊し」を申し蟌んでもよい。

  • 䌚瀟名(たたは個人名)の入力

次の画面に進むず、入力した䌚瀟名に該圓する瀟名が䞀芧衚瀺されるので、各自が所属する䌚瀟名を遞択する。䌚瀟名が芋぀からなかった堎合は(該圓なし)、「個人名」を入力した堎合は(個人)を遞択すればよい。

  • 䌚瀟名の遞択

続いお、各自(䌚瀟)の情報を入力しおいく。必須項目は以䞋の6぀。これらを入力しお次の画面ぞ進む。

・メヌルアドレス
・パスワヌド
・氏名
・䌚瀟名(たたは個人名) ※前画面で入力枈み
・勀務地(郜道府県の遞択のみ)
・電話番号

  • メヌルアドレス、パスワヌドなどの入力

最埌に、簡単なアンケヌトが衚瀺される。最適な項目を遞択しおから「お詊しを申し蟌む」ボタンをクリックする。

  • アンケヌト画面

以䞊で、「無料お詊し」の申し蟌みは完了。5分ほど埅぀ず、サむボりズから以䞋の図のようなメヌルが届く。ここに蚘されおいるURLにWebブラりザでアクセスする。

  • サむボりズから届くメヌル

kintoneのログむン画面が衚瀺されるので、先ほど登録した「メヌルアドレス」ず「パスワヌド」を入力し、「ログむン」ボタンをクリックする。

  • kintoneのログむン画面

無事にログむン䜜業が枈むず、kintoneのポヌタル画面が衚瀺される。これで、すぐにkintoneを詊甚できるようになる。

  • kintoneのポヌタル画面

詊甚ずはいえ、機胜制限が蚭けられおいるわけではない。「スタンダヌドコヌス」の機胜をフルに詊甚するこずが可胜だ。もちろん、自分以倖のナヌザヌも登録できるので、䌚瀟の同僚ず䞀緒にkintoneを詊しおみるずよいだろう。

ちなみに、詊甚時に䜜成したアプリ(登録したデヌタ)は、詊甚期間終了日の翌日から30日埌に自動消去される仕組みになっおいる。ただし、デヌタが消去される前にkintoneを正匏契玄した堎合は、詊甚時のデヌタをそのたた匕き継げる。このため、詊甚期間䞭に行った䜜業が無駄になるこずはない。詊甚時のデヌタをそのたた匕き継いだ状態で、kintoneの運甚を続けおいくこずが可胜なのだ。

ずいうこずで、次回は「実際にアプリを䜜成するずきの操䜜手順」ず「デヌタの入力、閲芧」に぀いお詳しく玹介しおいこう。