竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」

竹中工務店はICTを活用した顧客への迅速かつ的確な対応と生産性向上を目指し、2014年4月1日～9月末までの半年間に、営業・設計・作業所(建築現場)の各部門を中心に約4,000台のiPad(一部iPhone)を導入し、「竹中スマートワーク」の実現に取り組んでいる。その概要は、以下の動画ようなものだ。

ワークスタイルの変革は一部の部門から順次導入していくケースも少なくないなか、全社規模で一気に実施した背景には、事前の入念な準備があったからのようだ。

PDAやiモードの時代からモバイル端末を試行

「建築現場における管理業務は、立ち仕事や巡回しながらの仕事がほとんどなので、同じ場所に留まって作業する職種と比べると、はるかにモバイル端末への期待が大きいのです。これまでは現場で実施する検査や気付きなどは、野帳や図面にメモを書き込んでおき、事務所に戻ってからパソコンで書類化するという作業が必要でした。モバイル端末を活用し、現場で確認した内容をその場で電子データとして記録できれば、業務効率は向上するという認識は以前から持っていました」と語るのは、今回導入を担当したグループICT推進室の森康久氏だ。

1990年代ごろからPDAなどのモバイル端末を業務利用できないか継続して研究してきたが、当時はデバイスの性能が十分ではなく、本格展開には至らなかった。ここ1年ほどでモバイル端末の性能が大きく進展し、ようやく業務利用の環境が整った。そこでパイロット導入による検証・評価や他社の状況などを踏まえて検討した結果、範囲を絞った段階的な導入では効果が薄いと判断した。

「個人の『便利ツール』として本人の仕事の効率化に使っているだけでは、あまり大きな効果は望めませんが、通信機能を活用して部門を超えた関係者間のコミュニケーション変革を進めることができれば、大きな業務プロセス改善が期待できます。それならプロジェクトの最前線を担う担当者全員を対象にして一気に導入し、ワークスタイル変革の動きを作ろうと判断しました」(森氏)

会社規模が大きく全国に支店を展開する環境に加え、主要となる営業・設計・作業所の各部門によって、iPad活用が有効な業務内容、求めるアプリは当然異なる。こうした個別要件に対応してスムーズなワークスタイル変革を進めるため、各部門を統括する本社部門や各支店のキーマンと、どんな業務にiPadを適用できるかのアイデアや、業務として目指す姿についての意見交換を重ねてベクトル合わせを行った。

基本コンセプトとして「①省時間・時間の有効活用」「②書類作成の手間削減」「③コミュニケーションの密度向上」「④プレゼンテーションの武器」「⑤新たなワークプレイス・業務効率化への進展」の5項目を設定した。これを元に各部門の業務課題解決策へとブレイクダウンしていき、営業向けは「竹中スマートデスク」、設計向けは「竹中スマートデザイン」、作業所向けは「竹中スマートサイト」といった活用メニューを策定していった。

3D疑似体験アプリやFaceTimeなどを営業活動に利用

営業部門へは、出先で端末の活用が見込める担当者を中心に約500台のiPadを導入した。「iPad mini」と「iPad Air」の選択は各自の希望に任せたところ、およそ半々の結果だったという。

同社ではセキュリティの観点からパソコンの持ち出しは許可制となっており、原則的には紙資料を持って顧客訪問を行ってきた。以前から、外出中にメールや社内システムを利用したいという要望が強かったので、iPad導入後の利用率はかなり高いという。

「営業では、お客様からの要望を分析・整理し、社内の関連部署に素早く伝達することが重要です。こうした情報共有のために社内システムを構築していますが、システムへの登録は社内に限定しているため、訪問中に作成したメモを帰社後にパソコンに打ち込み、情報発信していました。また、責任者の承認を受けてから情報共有する仕組みとしていますが、その責任者も外出先では承認することができず、結局肝心の情報伝達が1～2日かかってしまうこともありました。iPad導入後は、担当者は外出中の空き時間に情報を入力でき、責任者も外出先から承認できるので、情報伝達の時間は大幅に短縮しています」と、営業部門への導入を担当した芦田浩史氏は語る。

顧客へ紹介するパンフレットは、冊子に加えて電子カタログとしてクラウド型のコンテンツ共有アプリ「Handbook」で閲覧できる環境を整えた結果、準備をしていない内容についての質問もその場で対応できるようになった。また、設計段階で建物の外観や内部の様子を3Dで疑似体験できる自社開発アプリ「VRuno」(ブルーノ)を活用することで、効果的なプレゼンテーションによる技術力のアピールも可能となった。

「自社が保有するさまざまな技術を紹介するのに、図面や資料だけでお客様に具体的なイメージをお伝えするのは大変なことです。iPadから3Dや写真などを使うことで、より効果的にイメージを伝えられるようになりました」(芦田氏)

FaceTimeを使った打合せの試みも始めている。顧客との打合せの中で、専門家への技術的な内容に関する質問には、後日専門家を同行のうえで回答することもある。今回のモバイル端末導入により設計部門などの専門家もiPadを保有することになったため、打合せ中にFaceTimeを通じて、専門家がお客様の質問にFace to Faceで応じることで、疑問が解決できた事例も出てきている。モバイル端末の活用が、時間や距離を超えた、顧客への迅速な対応にも貢献している。

3Dモデルを顧客先で紹介できるのが最大のメリット

設計業務そのものの効率化にはiPadは向いていない。間接業務を徹底的に効率化して、設計業務に集中できる環境を作るのがiPadの導入目的だという。設計部門へのiPad導入を担当した片倉潤也氏は、業務改善の狙いを次のように語る。

「設計部門は一般的に図面を作成する業務とイメージされがちですが、図面を作るためにはまずお客様を訪問し、これから作ろうとしている建物に対する想いを聞き出すことが重要です。これまでお客様とは紙の図面や資料で打合せをしていました。打合せ用の図面や資料は、紙で準備すると枚数が多くなってしまい、持ち運びが大変です。また事前に準備していなかった事柄に話が及ぶと、持ち帰って次の打合せで回答せざるを得ませんでした。電子化した資料を、いつでも社内ファイルサーバやクラウドサービスからiPadで参照し、その場ですぐに説明、回答できるようになったことで、資料不足によるお客様の意思決定の遅れや、再訪問という二度手間を防止できるようになっただけでも、かなりの時間短縮効果が生まれました」(片倉氏)

営業部門と同様に「Handbook」を利用してカタログ系の資料を格納するほか、顧客ごとに作成する設計部独自の提案資料などは、社内ネットワークにVPN接続し、普段からパソコンで利用しているファイルサーバにアクセスして閲覧しているという。特に3Dモデルを見せるとお客様の理解度が上がり、漠然としていたイメージが具体化し、その結果としてより深い議論ができるようになる。

「以前から3Dモデルをお見せすることは可能でしたが、パソコンの持ち出しが制限されていたので、3Dモデルを見ていただく機会もあまり多くはありませんでした。iPadが導入されて、いつでもお客様先や現地で3Dモデルをお見せできるので、お客様の意思決定をより迅速に引き出せるようになりました」(片倉氏)

設計部門では、こうした顧客と接する機会の多い中堅以上の設計担当者を中心に、約800台のiPadを導入している。顧客の想いをかたちにおこし、顧客満足度の高い合意形成に貢献するとともに、ロスのない創造型業務を追求していけるようになった。

図面確認、配筋検査などには専用アプリを活用

作業所では、必要となる大量の図面をすべて電子化してiPadに格納することで、手元にない図面を確認するために現場と事務所を往復するといった時間を削減できるようになった。ただ、A1サイズで作成される図面の原本をPDF化して通常のPDFビューアで開いても、拡大縮小時に画面が鮮明化するまでに時間がかかって使いづらい。この問題は、建設業界向けの図面共有サービス「CheX」(チェクロス)を採用することで解決した。

配筋検査に利用するのは自社開発アプリだ。既存の自社開発システム資産を活用して、iPadの導入に合わせて最適化したiOS用アプリとして完成させた。iPadから写真を撮影してその場で検査結果を電子データとして記録していけるので、以前のようにデジカメで撮影した写真をパソコンに取り込んで整理したり、検査記録として整える手間が大きく削減された。この配筋検査アプリはパソコン用に開発された社内の書類作成システムとも連携可能であり、iPadで記録した写真やチェック内容を報告書として帳票出力する機能も備えている。

「iPadを導入する狙いは、図面を取りに事務所へ戻るとか、デジカメで撮影した写真を整理するなどの副次的作業に要している時間を極力削減し、より重要な施工管理業務に使える時間を確保し、管理密度を向上させることです」と、作業所へのiPad導入を担当する金澤英紀氏は語る。

こうした取り組みを確実に実行するため、作業所のトップである作業所長をはじめとする組織の管理者にもiPadを導入し、一体となって業務効率改善に取り組む環境を整えた。導入台数は全国の作業所で約2,000台になる。

「本格導入前の試行中に気付いたのは、組織の長が自分で体感してよいと思わなければ活用がなかなか進まないということでした。トップが旗を振る環境を作れば、現場に出る担当者もiPadを活用するモチベーションがあがります。また、所長などの管理職は、お客様対応などで外出していることも多い。そんなときでも、FaceTimeを使えば映像付きで状況を伝達できるため、現場の担当者は必要に応じてタイムリーに、判断やアドバイスを求めることができるようになりました」(金澤氏)

FaceTimeは当初の想定以上に作業所の所長や担当者に好評だという。また現在、社内システムのiPad対応を順次進めており、「iPadを用いて、例えば決裁事項などを外出中でも確認・対応できる環境を整備することなどにより、判断プロセスのスピードアップや隙間時間の有効活用を進めていきたい」(金澤氏)と今後の展開も見据えている。

iPad導入に続く今後の重点課題はノウハウ共有

約4,000台のiPadの導入に際しては、全国の支店から推進担当者を70名ほど選任し、基本コンセプトである「竹中スマートワーク」の目的から、iPadの基本操作、業務用アプリ(CheXなど)の使い方までを講習し、これを持ち帰って推進担当者から各部門にノウハウ伝達やサポートを行う体制とした。

現時点では利用ログを調べると、iPadの利用状況にはまだ個人によってばらつきがあるという。今後は活用の底上げが重要なテーマになる。

「まずは取得可能な各種ログをもとに利用状況を見える化し、各支店の推進担当者と情報共有して、よく使いこなしている人の『うまい使い方』を事例として水平展開するとともに、あまり使っていない人へは再教育などの底上げ活動を検討しています。本社が机上だけで考えた施策を機械的にあげても各部門の状況にそぐわなければ効果は出ませんので、利用率底上げの方法論は各部門のキーマンと連携して、実態に即した対策を打ち出していく予定です」(森氏)

iPadへのアプリのインストールには自由度を持たせており、業務担当者には積極的に新しい活用方法の発掘にトライしてもらいたいと森氏は語る。各部門の業務担当者の声を吸い上げ、説得力のあるモバイル端末活用の具体的な姿を、利用者の体験談として全社に発信していくことが、今後のモバイル活用の業務定着化には不可欠である。iPadの導入がほぼ完了したこれからが「竹中スマートワーク」の本格始動となるだろう。