iPhoneのメモアプリは、単なる個人の備忘録としてだけでなく、ビジネスにおける情報共有やタスク管理にも大いに役立つツールだ。現代のビジネス環境では瞬時に情報を共有し、効率よくタスクを処理することが求められており、こうしたニーズに応えるための機能がiPhoneのメモアプリに備わっている。中でも、メモに書いた重要なアイデアや指示を他者と簡単に共有できる点に注目したい。
メモの共有は、ただの便利機能ではなく、チーム全体の生産性向上に寄与するものだ。プロジェクトの進捗報告や会議の内容をメモとしてまとめ、それを関係者全員と共有することで、情報の伝達速度を大幅に向上させることができる。
また、PDFとして送信することで、公式文書としての体裁を整えることも可能であり、ビジネス文書としての利用範囲が広がる。今回は、メモアプリの各種共有機能を活用することで、業務効率をどのように向上させられるかを紹介しよう。
メモを送信する
意外に思うかもしれないが、ビジネスシーンにおいてメモの共有はとても重要だ。アプリだからこそこの発想が現実的に成り立つ。
iPhoneのメモアプリには、メモを他のアプリやメールで送信できる機能が備わっている。この機能を活用することで、アイデアや指示を迅速に他者に伝えることができる。
例えば、社内のプロジェクトに関する要点をメモとしてまとめ、それをメールやメッセージアプリで共有することで、関係者全員に同時に情報を共有できる。また、必要に応じてファイル形式をPDFに変換し、メモの形式を整えることもできるため、公式な書類として活用することも可能である。
（1）メールで送信する
メモをメールで送信するには、まず送信したいメモを開き、画面右上の「共有」アイコンをタップする。
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送信したいメモを開き、右上の共有アイコンをタップする
表示されたメニューから「メール」を選択すると、そのアプリ内でメモの内容が自動的に挿入されるので、あとは送信先を指定して送信するだけだ。
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宛先を指定してメールで送信
（2）メッセージで送信する
メモをメッセージで送信するには、まず送信したいメモを開き、画面右上の「共有」アイコンをタップする。
表示されたメニューから「メッセージ」を選択すると、そのアプリ内でメモの内容が自動的に挿入されるので、あとは送信先を指定して送信する。
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宛先を指定してメッセージで送信
（3）PDFファイルで送信する
メモをPDFファイルにしてから送信するには、まず送信したいメモを開き、画面右上の「共有」アイコンをタップする。
表示されたメニューから「プリント」を選択する。
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「プリント」を選択する
表示されるプレビュー画面で指を拡げてPDFファイルに変換する。
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プレビュー画面を指で広げる
ここで左下の「共有」アイコンをタップする。
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PDFに変換された状態
メールなりメッセージなり使いたいアプリを選択して宛先を指定して送信する。
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送信方法と宛先を選択して送信する
このようにメモは手軽に他人に送信することができる。
メモを「自分に」送信するというビジネス・ハック
先ほどは他人にメモを送信する方法を取り上げたが、送信先は他人である必要はない。自分に送信するというビジネス・ハックもある。
スマートフォンネイティブな世代はスマートフォンを母艦として扱うが、それ以前の世代はPCを母艦として使う傾向が強いように思える。この使い方をしている場合、メモアプリにメモを取っても、結局メモを見ないのでメモアプリが意味をなさないという事態が発生する。
もし、ビジネスをメールドリブンまたはカレンダードリブンで進めているなら、メモアプリのメモをメールやカレンダーに集約する方が確実に仕事を進められる。必要なときにメモアプリでメモを取り、キリがよいところで自分にメールで送りつける。あとはPCの前に座ったときに送られてきたメールを処理すればよい。
iPhoneドリブンで仕事をするように変えるのも手だが、これまで同様、PCドリブンで進めることが悪いわけではない。メモを自分にメールして確実にPCで処理するようにするというのも一つの方法だ。
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