「スヌーズ」と「タスクに追加」でGmailの“うっかり”を防ぐ

ここまで、Gmailで重要なメールを見逃さないために役立つ機能をいくつか紹介してきましたが、重要マークやミュート、優先トレイなどはあくまでメールを整理して届いた重要なメールを見逃しにくくする機能に過ぎません。→過去の「Google Workspaceをビジネスで活用する」の回はこちらを参照。

メールを一度開いて「このメールは重要だ、忘れないようにしなくては」と思っても、時間が過ぎてメールの内容を忘れてしまったり、返信し忘れたりしてしまったりしては意味がありません。

しかし、Gmailにはそうした時のために、一度確認したメールの重要性を能動的に思い起こさせ、うっかりミスを防ぐのに役立つ機能がいくつか用意されています。今回はその中でも代表的な2つの機能を紹介しましょう。

Gmailの「スヌーズ」機能

1つは「スヌーズ」です。これは一度読んだメールを指定の時間に再び通知してくれる仕組みで、例えばメールを返信しなければいけない日などに再通知するよう設定しておくことなどで、うっかりミスを防ぎやすくなります。

スヌーズの設定方法はラベルやアーカイブと大きく変わりません。まずはスヌーズしたいメールを開いた後、「スヌーズ」ボタンを押します。するとスヌーズする期間を選ぶメニューが現れるので、「明日」や「来週」などを選べばそれぞれの日時の朝8時に再通知してくれます。

• スヌーズを利用するには、メールを開いた後に「スヌーズ」ボタン(1)を押し、メニューが表示されたらスヌーズする期間(2)を選ぶか、「日付と時間を選択」(3)をクリックする

再通知する日時をより細かく設定するには、メニューから「日付と時間を選択」を選んだ後、再通知したい日と時間を設定して「保存」をクリックすれば、指定の時間に再通知してくれます。

• 「日付と時間を選択」を選んだ後は、詳細な日付と時間(1)を選んで「保存」(2)をクリックする

実際再通知の時間になると、スヌーズしたメールが新着のメールと同様、受信トレイの最上部に表示されることから、うっかりミスを回避しやすくなるのではないでしょうか。

• スヌーズされたメールは、時間が来ると受信トレイの一番上に現れ再び確認しやすくなる

「タスクに追加」機能

そしてもう1つ、役立つ機能が「タスクに追加」です。「タスク」とは「Googleカレンダー」上に表示されるタスク/ToDoのことであり、メールの内容をGmailからタスクに直接追加する機能が用意されているのです。

その方法はスヌーズとほぼ同じです。まずはメールを開いた後、スヌーズボタンの隣にある「タスクに追加」ボタンをクリックします。

• メールの内容をタスクに追加するには、スヌーズボタンの隣にある「タスクに追加」ボタンをクリックする

すると右側のサイドパネルが開いてToDoリストが起動し、メールのタイトルと同じ名前のタスクが追加されます。追加されたタスクは名前を変えたり、詳細を追記したり、タスクの期限となる日時を設定したりすることが可能です。

• 右側のサイドパネルでToDoリストが起動し、メールのタイトルが入ったタスクが自動的に追加される。後はタスクの内容を自由に編集すればよい

タスクはGoogleカレンダーと連動しているので、期限の日時を設定しておけばGoogleカレンダー内に該当するタスクを表示できますし、もちろんメールを返信するなどして用件が済んだらタスクを「完了」させることも可能。またGoogleカレンダーで通知を設定しておけば、期限の日時が迫った際に通知もしてくれるのも安心です。

そしてもう1つ、Gmailから追加したタスクは、Googleカレンダーから追加した通常のタスクとは違って、該当するGmailのリンクが張られています。このリンクをクリックすればGmailが起動し、該当するメールを直接開いてくれるのでメールの内容も確認しやすくなっています。

• 追加したタスクは、日時を指定すればGoogleカレンダー上にも表示される(1)ほか、クリックして表示される詳細には該当するメールのリンク(2)も張られている

これらはいずれもメールのうっかりミスを防ぐのに非常に役立つ機能ですが、機能的には近しい部分があるだけに、一体どちらを使ったらいいのか?と悩む人もいるかもしれませんが、基本的にはGmailの中ですべて解決したいのであればスヌーズ、Googleカレンダーの利用頻度も多いというのであれば、タスクに追加を活用することになるかと思います。

とはいえ最終的には自身にとって使いやすい、役立つ方法を選ぶのが一番ですので、それぞれの機能を実際に使ってみて、相性の良い方を継続して利用するのがいいのではないでしょうか。