プライベートでは、無償で使えるGmailを使っていても、会社ではMicrosoft Outlookを使っている人も多いのではないだろうか。Androidスマホを使っている人であれば、モバイルメールもGmailを使っているだろう。

用途は同じメールサービスながら、GmailとMicrosoft Outlookには違いがある。はたして、どんな違いがあるのだろうか。EmailAnalyticsの公式ブログ「How to Switch From Outlook to Gmail in 4 Easy Steps」をもとに、両サービスの違いを整理してみよう。

スレッドビュー

Outlookでは、メールのスレッドが個別のメッセージとして表示される。一方、Gmailでは、メールのスレッドがグループ化される。Gmailでは、[設定]-[全般]で、スレッド表示を有効にするかどうかを設定できる。

添付ファイル

Outlookでは、他のメッセージを添付ファイルとして送信する機能があり、受信者は他の電子メールをドキュメントのように開くことができる。一方Gmailでは、同様の事を転送機能によって行える。

削除とアーカイブ

Gmailにおける「削除」と「アーカイブ」はOutlookユーザーにとって混乱を招く可能性があるという。Gmailには、メッセージを「アーカイブ」する機能がある。アーカイブは、「削除」機能とよく似ており、受信トレイからはメッセージが消されるが、非公開の検索可能なデータベースに追加される。そのため、メッセージを受信トレイに取り戻すことができる。

  • 昨年7月、Gmail、Chat、Spaces、Meetのビューが統合された

検索

Gmailは検索エンジンを提供しているGoogleが開発したメールサービスだけあって、検索の機能にすぐれている。Outlookに比べて、高速かつ正確に必要なメールを検索することが可能だという。

さらに、Gmailでは高度な検索を使用すると、ラベル、タブ、カテゴリ、送信者、受信者、件名、添付ファイル、本文の内容、日付範囲、メッセージ サイズなどの変数に基づいて並べ替えることができる。

管理の仕組み

メールを管理する仕組みがGmailとOutlookは著しく異なり、おそらくこれが最大の違いだという。Outlookはほぼすべてがフォルダー駆動型である。メッセージを保存するフォルダとサブフォルダを作成し、時にはフラグを使用して優先度の高い項目を指定する。

一方Gmailは、フォルダとサブフォルダの代わりに、カテゴリとラベルというシステムがある。メールをさまざまなカテゴリやサブカテゴリに属するものとしてマークすることができる。

さらに、フラグの代わりに、Gmailではマークとスターを用いて、メッセージを重要、重要ではない、または特定のカテゴリに属するものとして指定できる。

カスタマイズ性

Outlookでは、テーマを用いて、アプリの外観を変更できるほか、アイテムの配置方法など、受信トレイの動作に変更を加えることも可能。

しかし、自由にカスタマイズできるGmailには及ばないという。受信トレイ全体のサイズ、配置、デザインから、その中で使用する機能まで、Gmailではカスタマイズできる。

その上、好きなだけアドオンと統合できるため、Gmailは個々のユーザーにより適したものにすることができる。

  • 昨年9月、Microsoft OutlookはMicrosoft Edgeのサイドバーと統合された

なお、EmailAnalyticsの著者は「Microsoft OutlookからGmailに切り替えるべき」と主張している（実際、この著者は切り替えたようだ）。その理由としては、Gmailが「ホスティング」「信頼性が高いフィルタ」「高速な検索」「アドオン」を挙げている。