セル範囲からデータを取得し、場所を指定して出力する方法

これまでは「Excelファイル」や「フォルダー」からデータを取得し、「Power Query エディター」でデータ表を加工する方法を紹介してきた。このほかにも、さまざまなデータの取得方法が用意されている。今回は、「セル範囲」からデータを取得する方法、ならびに加工したデータ表の「出力先」を指定する方法を紹介していこう。

1つのExcelファイルだけで完結するパワークエリ

今回は、作業中のExcelファイルに記録されているデータ表（テーブル）を「Power Query エディター」に取得する方法を紹介していこう。あわせて、加工したデータ表の出力先を指定する方法も紹介する。

「テーブルまたは範囲から」の使い方、出力先の指定方法

この方法でパワークエリを利用すると、データの「取得元」と「出力先」が同じExcelファイルになり、1つのExcelファイルで処理を完結させることが可能となる。通常のExcel操作ではなく、「Power Query エディター」に用意されているコマンドを使って編集作業を進めていきたい、といった場合に活用できるので、その大まかな流れを覚えておくとよい。

指定したセル範囲からデータを取得

それでは、具体的な例を示しながら操作手順を紹介していこう。以下の図は、商品の「型番」、「発売日」、「色」、「価格」といった情報をまとめたデータ表だ。このデータ表を「Power Query エディター」に取得してみよう。

表内にあるセルを1つだけ選択し、「データ」タブにある「テーブルまたは範囲から」をクリックする。

「テーブルまたは範囲から」コマンド

データ表の範囲が自動的に認識され、緑色の点線で表示される。これを確認してから「OK」ボタンをクリックする。

取得するセル範囲の確認

先ほどのセル範囲からデータを取得した状態で「Power Query エディター」が起動する。あとは、用途や目的に応じてデータ表を加工していくだけだ。

「Power Query エディター」に取得されたデータ

パワークエリでデータ表を加工

ここでは、現在の「型番」をもとに“新しい型番”を作成しなおす場合を例に、データ表を加工してみよう。“新しい型番”の作成方法は、前回の連載で紹介した内容と同じ。「例からの列」コマンドを使って、「発売日」や「色」の情報も含めるように“新しい型番”を作成した。

「例からの列」で新しい型番を作成

その後、“新しい型番”の列名を「型番N」に変更し、古い「型番」の列を削除する。さらに、「色」の列から“カッコの記述”を削除する処理を施した。この処理手順は、以下のようになる。

（1）「カスタム」の列名を「型番N」に変更
（2）古い「型番」の列を削除
（3）「型番N」の列をデータ表の左端へ移動
（4）「色」の列を“（”の文字で分割
　　　※列名が「色.1」と「色.2」になる
（5）「色.2」の列を削除
（6）「色.1」の列名を「色」に変更

さらに加工したデータ表

これでデータ表を加工する作業は完了。もちろん、この部分の操作手順は用途や目的に応じて変化するので、上記は“ひとつの加工例”として見ていただければ幸いだ。

場所を指定してデータを出力

続いては、「場所」を指定してデータ表を出力する方法を紹介していこう。「閉じて読み込む」の▼をクリックし、「閉じて次に読み込む」を選択する。

「閉じて次に読み込む」を選択

「Power Query エディター」が終了し、データ表（テーブル）の出力先を指定する画面が表示される。現時点では、初期値として「新規ワークシート」が選択されている。

出力先の指定（1）

これを“現在のワークシート”に変更することも可能だ。この場合は、「既存のワークシート」を選択し、出力先の「先頭セル」を指定する。今回の例では、G2セルを先頭にデータ表（テーブル）を出力するように指定した。

出力先の指定（2）

「OK」ボタンをクリックすると、指定した場所に“加工済みのデータ表”がテーブルとして出力される。

出力されたデータ表（テーブル）

以上が、1つのExcelファイル内で処理を完結させるときの大まかな流れとなる。

なお、“データの取得元”に指定したセル範囲は、自動的に「テーブル」に変換される仕組みになっている。このとき、テーブルの書式（スタイル）に不具合が発生してしまうケースもある。上図に示した例では、“見出し”の文字が読み取りづらくなっている。

これは、“見出し”の部分にグレーの「塗りつぶしの色」を指定していたことが原因だ。これをスタイル本来の色に戻す方法を紹介しておこう。以下の図のようにセル範囲を選択する。

見出しのセル範囲を選択

続いて、「塗りつぶしの色」の▼をクリックし、「塗りつぶしなし」を選択する。

「塗りつぶしの色」を解除する操作

すると、もともと指定されていたグレーの「塗りつぶしの色」が解除され、スタイル本来の色で“見出し”が表示されるようになる。

スタイルの色で表示された見出し

このように、「スタイルの書式」と「自分で指定した書式」が異なる場合は、「自分で指定した書式」が優先される仕組みになっている。その結果、見た目に不具合が生じてしまうケースもある。このような場合は、「自分で指定した書式」を解除してあげると、テーブルを「スタイルの書式」で表示できる。パワークエリとは直接関係のない話になるが、念のため、覚えておくとよいだろう。

話をパワークエリに戻そう。出力されたテーブルは、すべての列が「標準」の表示形式で表示されている。データが見やすくなるように、各列に適切な表示形式を指定しておこう。今回の例では、「価格」の列に「通貨」の表示形式を指定した。