Android Police Teamは12月23日(カナダ時間)、「I turned Gmail into a lightweight task manager and finally ditched my to-do apps — here's how」において、Gmailをスケジュール管理アプリとして活用する方法を解説した。

承認要求、フォローアップ、日程調整などメールで送られてくるさまざまな業務予定の管理に、Gmailがそのまま活用できるという。

  • I turned Gmail into a lightweight task manager and finally ditched my to-do apps — here's how

    I turned Gmail into a lightweight task manager and finally ditched my to-do apps — here's how

メールをタスクに変換する

この活用方法の要点はメールからタスクを抽出するのではなく、メールをタスクとして扱うところにある。手順は次のとおり。

  • Gmailのサイドバーからタスクを開く
  • メールをドラッグし、タスクにドロップする

これだけだ。メールの件名をタイトルとするタスクが作成され、自動的にGoogleタスクと同期される(モバイルのGmailアプリの場合は3点リーダーから「タスクに追加」を選択する)。このようにして作成したタスクは元のメールにリンクしており、ワンクリックでメールにアクセス可能とされる。

Android Police Teamによると、内容のコピー、アプリの切り替えなどは必要ないという。ただし、タスクのタイトルだけは、一目でわかる文言に変更することを推奨している。

シンプルだからこそ日常業務に最適

Gmailのタスク管理は、Googleタスクのすべての機能を網羅しているわけではない。また、Googleタスクは他社製品より機能面で劣るとの指摘があり、すべてのユーザーを満足させるものではない。

しかしながら、Android Police Teamは「そのシンプルさが維持する理由だ」と述べ、日常業務のスケジュール管理に最適としている。アプリストアなどを検索すると、スケジュール管理アプリを多数発見することができる。これらアプリでスケジュールを管理するには、メールからアプリに情報をコピーする必要がある。

この作業は予想以上に煩わしく、日々繰り返されるコピー作業にストレスを感じることもある。そのようなときに、本件手法は一つの選択肢と言える。Gmail、Googleタスク、Googleカレンダーの連携機能は一貫したサービスを提供できるGoogleの強みだ。複雑な機能を必要としない場合に試す価値がある。