Sansanは5月19日、ウェザーニューズがクラウド契約業務サービス「Contract One」を導入したことを発表した。

Contract Oneは、紙の契約書を利用する際に必要となるアナログな事務作業を代行し、契約業務をオンラインで完結できるというもの。紙の契約書をデータ化してクラウド上にデータベースを構築し、電子契約書と紙の契約書を一元管理することも可能となっている。

例えば、Contract Oneの「スマート判子」では、ユーザー企業の印鑑（印章）を預かり 、紙の契約書に関わる印刷・製本や押印、郵送といった作業を代行。紙の契約書を発行する際はもちろん、受領する際も、Contract Oneが代理で契約書を受領してデータ化する。ユーザー企業は、クラウド上で契約書を確認・押印指示をするだけで、契約業務を完結できる仕組みだ。また、データ化された契約書を一元管理する「スマート台帳」は、契約内容や日付、契約企業名などを指定して検索可能な索引機能を備える。

ウェザーニューズでは、道路や鉄道のほか、海上、航空、流通、エネルギーの安定供給などに関連するさまざまな気象サービスを提供している。取引先には公共団体が多く、毎年特定の期間に集中して、数百件の契約締結業務が発生していた。公共団体との契約は紙の契約書を用いることが一般的であり、印刷や製本といったアナログな業務が担当部署の負担となっていた。加えて、繁忙期に業務が集中するため、締結作業の遅延や対応漏れが発生するリスクも懸念されていたという。

同社は、Contract Oneの導入により、紙の契約書に関連する業務の効率化とリスク管理を実現し、契約業務を安定的に遂行できる体制を構築するとしている。