Excelユーザーに贈る、Googleスプレッドシートを使ってみよう！

Google スプレッドシートのポイントは「別物扱い」

Google スプレッドシートを使う場合、これはGoogle ドキュメントやGoogle スライドにも言えることだが、Micosoft ExcelやWord、PowerPointとはまるで別物だと思って扱うことが重要だ。「Microsoft Officeと同じ操作が提供されている」「Microsoft Officeの常識が通用する」アプリケーションとは思わないほうがよい。最初から別のアプリケーションであり、徐々に使い方を覚えていくものと思って使ったほうがよいだろう。

実のところ、Google スプレットシートで高度な表計算シートを作成することもできるが、Microsoft Excelのスキルがそのまますべて使えるとは言い難い。UI/UXの互換性を期待して使い出すと苛立つことが多いので、そもそも別のアプリケーションと考えて扱うことを推奨したい。

Google スプレッドシートはスマホの救世主かも

ノートPCを持っていない状態で、上司や顧客から読みたくないメールが来ることはたまにある。無視できればよいが、運悪くメールを開いてしまえば、対応せざるを得ないことも出てくる。

そこで困るのが、Microsoft Excelのデータが添付されていて、中身をチェックせよ、というメールだ。以下のメールはサンプルだが、こうしたメールのやりとりは結構行われるものだ。

メールにMicrosoft Excelのデータが添付されたケース

こうしたデータは閲覧であれば問題ないこともある。iOSもmacOSもMicrosoft Excelデータのクイックルックに対応しており、見るだけならなんとかなる。

iPhoneのクイックルックでMicrosoft Excelのデータを閲覧

しかし、データを編集しろとなると、面倒なことになる。ノートPCがあればまだしも、iPhoneやAndroidスマートフォンだけで対応するとなると、考えものだ。Google スプレッドシートはこうし場合に活躍する。

それには、「Google ドライブ」と「Google スプレッドシート」のアプリをインストールし、Googleアカウントでサインインを行っておく。次のスクリーンショットはiPhoneの例だが、「Google ドライブアプリ」をインストールしておくと、メールに添付されているファイルを転送する先として「Google ドライブ」が選択できるようになる。