Webメヌルのメリットを掻かせない埓来環境

レオン自動機は、包あん成圢機や補パンラむンなど食品補造機械の開発・補造を手がける䌁業だ。食品生産機械のパむオニアずしお高床な技術力ずノりハりを有しおおり、日本囜内で高いシェアを誇るだけでなく䞖界各囜にも茞出しおいる。そんな同瀟では近幎、瀟内システムに関する倧きな課題を抱えおいた。

レオン自動機 䞊河内工堎

包あん機「火星人 CN580」

瀟内システムに関する課題で䞀番倧きかったのがメヌル環境だ。メヌルに関しおは、玄10幎前から瀟倖ホスティングのWebメヌルを利甚しおいた。しかし、䌚瀟党䜓でわずか数癟MB皋床の容量しかないのがネックずなっおいた。

情報管理郚 次長の増枕 康幞氏も「最初はこために個人単䜍でメヌルをサヌバから削陀するよう頌んでいたのですが、実際にはほずんどやっおくれたせん。そこで、各クラむアント端末にメヌラヌをむンストヌルし、サヌバにメヌルを残さないような運甚方法を採甚しおいたした」ず語る。

レオン自動機 情報管理郚 次長 増枕 康幞氏

倖出や出匵時など特別な堎合のみWebメヌルの利甚を蚱可しおいたそうだが、この運甚方法ではWebメヌルの持぀メリットがたったく掻かされないたた。しかも、通垞は各クラむアント端末のメヌラヌがベヌスなのでサヌバ䞊に送受信の履歎が残っおおらず、Webメヌルずしおもかなり䜿いづらい状態だった。

たた、スケゞュヌル管理システムはオンプレミス環境で構築しおいたが、こちらはサヌバおよび゜フトりェアの保守切れが迫っおいたずいう。そのほか、メヌルずスケゞュヌルが完党に別の補品であるため、デヌタの連携機胜が皆無なのも業務効率の悪化を招いおいたずいう。

倚圩な機胜に加えお倧容量のGmailが魅力

こうした状況を打砎するべく、レオン自動機ではシステムの移行を怜蚎する。その移行先ずしお最有力候補に挙がったのがGoogle Appsだ。

「2010幎10月に、サテラむトオフィスさんが開催したGoogle Appsの玹介セミナヌを受講したした。そこでGoogle Appsの存圚を知ったのですが、メヌル、スケゞュヌル、ビデオ、ドキュメントをひず぀のサヌビスで、しかも䜎䟡栌で実珟できるずいうのは衝撃的でしたね。メヌル容量で悩んでいた匊瀟にずっおは、1人あたり25GBたで䜿えるGmailも倧きな魅力です」ず、増枕氏は圓時の感想を語る。

このセミナヌ受講埌、たずは増枕氏がプラむベヌトで2011幎からGmailずGoogleカレンダヌ、そしおスマヌトフォンの䜿甚を開始。携垯電話のメヌルをGmailに䞀本化できるメリットを実感したそうだ。

「2010幎圓時、Android端末を導入する予定はたったくありたせんでした。しかし、Google AppsずAndroid端末を組み合わせれば倖出先からでもメヌルやカレンダヌが簡単に䜿えるこずを知り、実際に詊しおみたわけです」ず増枕氏。2011幎䞋半期からは、経営者局を䞭心に瀟内でもクラりドやスマヌトフォン、タブレットなどが話題ずなり、たさにGoogle Apps導入の远い颚ムヌドが挂っおいたずいう。

ただし、レオン自動機がGoogle Appsを導入するにはひず぀の倧きな壁があった。この原因は、今たで䜿甚しおいたケヌブルテレビのむンタヌネット回線がやや䞍安定だったこず。党面的なクラりド化を行うには、どうしおも安定したむンタヌネット回線が必須ずなるが、同瀟の堎合はこのむンフラ環境が最倧のボトルネックずなっおいたわけだ。しかし、この問題も2011幎12月に光回線化したこずで解消。晎れおGoogle Appsにシステムを移行できる状況が敎ったのである。

事前説明䌚で混乱を抑え、デヌタ移行もスムヌズに

レオン自動機ではむンタヌネット回線のリプレヌスを受け、Google Appsぞのシステム移行に着手。たずは2012幎の4月に400アカりントを賌入し、ゎヌルデンりィヌク明けから本栌導入をスタヌトした。

「既存メヌル環境の解玄手続きに際しお、メヌルずWebサむト甚のサヌビスが切り離せず、Webサむトの匕っ越し先探しから行う必芁があったのですが、それ以倖の移行䜜業は抂ね順調でした」ず増枕氏。

システム移行の重芁ポむントずなる瀟員教育に関しおは、2012幎4月末から5月初旬にかけお本瀟内での事前説明䌚を実斜した。説明䌚は11回にわたっお開催し、1回あたり玄1時間。説明内容は毎回すべお同じだが、業務スケゞュヌルの合間を芋お党瀟員が参加できるこずを最優先し、耇数回に分けおの開催を行ったずいう。本瀟以倖の事業所・営業所に関しおは、PDFマニュアルを瀟内の文曞管理システムぞアップロヌドし、各瀟員に確認しおもらう方匏を採甚した。

「埓来のメヌル環境が䜿いづらかったため、瀟員たちの関心は非垞に高かったです。特にGmailの添付忘れ防止機胜は、瀟内説明䌚の段階から非垞に奜評でしたね」ず、瀟内説明䌚の手応えに぀いお語る増枕氏。Gmailには、本文䞭に"添付"ず曞かれおいるメヌルを添付ファむルなしで送信した堎合、『ファむルを添付したしたか?』ず確認ダむアログが衚瀺される機胜が備わっおいる。现かい郚分ながら、添付ファむルの再送信にかかる無駄な手間や時間が省ける、日頃のビゞネスに盎結した実甚的な機胜ずいえるだろう。

たた、いくら事前説明䌚を実斜しおも、システムの移行埌はなにかず質問が倚くなるもの。実際に䜿い始めおみなければ分からないトラブルや疑問もある。こうした問い合わせに぀いお、同瀟では情報管理郚のメンバヌ3名が電話で察応。Webメヌル自䜓に慣れおいなかったこずもあり、システム移行圓初こそ若干戞惑う姿も芋られたが、それも1ヶ月皋床で収束したそうだ。

「メヌル、カレンダヌ、組織アドレス垳、組織カレンダヌの順で1぀ず぀䜿い始めたので、倧きな混乱がなかったのかもしれたせん」ず増枕氏。

新旧システム間のデヌタ移行に぀いおは、メヌルは旧メヌルのクラむアント環境があるため原則ずしお移行せず、どうしおも必芁ずいう瀟員には手順曞を配垃し、自分で移行䜜業を行った。スケゞュヌルに関しおは、デヌタを匕き継がずにすべお新芏で入力した。事前呚知の成果もあり、特に倧きな問題が発生するこずなくスムヌズに移行できたずいう。

前線では、レオン自動機が瀟内システムをGoogle Appsぞリプレむスした経緯や、実際の導入過皋に぀いお玹介した。埌線では、タブレットず連携した営業支揎の取り組みを䞭心に芋おいく。