Microsoft Teamsを使う…(2)

■Microsoft Teamsのチャット機能

Microsoft Teamsのチームチャットは、チームのメンバー全員でチャットを共有する電子会議システムです。

(1)Microsoft Teamsのチームチャット機能を使用するには、Microsoft Teamsにサインインして、左サイドメニューボタンから「チーム」をクリックします。さらにチャットを開始するチーム名をクリックして、「会話」をクリックします。メッセージボックスに投稿メッセージを入力したら、「＞」(送信)ボタンをクリックします。

メッセージを投稿する際、テキストボック下部にある各種の機能ボタンを使用できます。今回は、この機能ボタンから、主要な機能を紹介します。

※左サイドメニューボタンの「チャット」をクリックすると、特定の相手とだけチャットが可能です。チームチャットとほぼ同じ機能を利用できます。

■メッセージの書式設定

テキストチャットをHTML形式で送信できます。Webページと同様の書式の修飾が可能です。

(2)書式ボタンをクリックすると、Wordの書式リボンのようなボタンをテキストボックス上部に表示します。フォントの種類、大きさ、色、マーカーなど、設定できます。

(3)書式を設定したメッセージを投稿した例。

(4)表示されたメッセージボックスの右上にマウスを合わせると、「…」(オプション)ボタンや、保存ボタン、「いいね」ボタンが表示されます。「オプション」メニューの内容は、自分が投稿したメッセージの場合と、他のユーザーが投稿したメッセージの場合で異なります。自分が投稿したメッセージについては、投稿後の編集や削除も可能です。

■ファイルの添付送信

チャットでファイルを添付ファイルとして送信できます。

(5)投稿メッセージを入力し、クリップボタンをクリックします。送信するファイルを選択してください。

「チームとチャネル」をクリックすると、チームの共有ファイルを送信します。チームの共有ファイルについては次回記事で紹介します。

「OneDrive」をクリックすると、OneDrive for Businessに保存してあるファイルを送信します。

「マイコンピュータからアップロード」をクリックすると、ローカルコンピューター上のファイルをアップロードして送信します。

※チームで継続的に使用するファイルについては、あらかじめOneDriveかチームのストレージにアップロードしてから、チームの共有ファイルとして利用するといいでしょう。ファイルを共有することで、各ユーザーが個別にファイルを保存する容量の無駄や、さまざまなバージョンが散在する混乱を防止できます。

(6)メッセージの添付ファイルの例。JPEGファイルなどのMicrosoft Teamsが標準で表示できるファイルであれば、メッセージにそのままプレビュー表示されます。PDFファイルなどの場合は、ファイル名だけが表示されます。添付ファイルの右端の「…」(オプション)ボタンにマウスを合わせると、開く、ダウンロードなどのメニューを表示します。

■絵文字の挿入

(7)絵文字ボタンをクリックして、SkypeやLINEのようにメッセージに絵文字を挿入できます。また、検索ボックスに文字を入力すると、絵文字を検索できます。「笑」「怒」のように日本語で検索することも、「smile」「angry」のように英語で検索することも出来ます。

■アニメーションの挿入

(8)GIFボタンをクリックして、用意されているGIFアニメーションを挿入できます。絵文字と同様に、キーワードで検索できます。

■ステッカーの挿入

(9)ステッカーボタンをクリックして、用意されているステッカーを挿入できます。絵文字と同様に、キーワードで検索できます。吹き出しなどのメッセージがついているステッカーでは、ステッカーをクリックして選択した後、ステッカーに表示する文字列を変更できます。

■ビデオ・音声会議

Skype for Businessと同様、ビデオ会議、音声会議を開催できます。音声会議を開催するには、音声入力(マイク)、音声出力(スピーカー、ヘッドフォン等)が必要です。ビデオ会議を開催するには、さらにWebカメラが必要です。

(10)会議の主催者がビデオボタンをクリックします。映像のない音声通話だけの場合も、ビデオボタンをクリックします。

(11)「会議を開始」をクリックします。

「件名を追加しますか？」をクリックすると、会議名を設定できます。

カメラの「オン」「オフ」をクリックして、映像送信の有効、無効を設定できます。

「会議を設定します」をクリックして、会議のスケジュールや詳細を設定できます。

(12)主催者以外のチームメンバーには、会議が開催中である旨が表示されます。会議に参加するには「参加」ボタンをクリックしてください。

(13)ビデオ送信のオン・オフ、音声送信のオン・オフを選択します。「デバイス」をクリックすると、入力に使用するマイク、ビデオカメラを選択できます。「今すぐ参加」をクリックして、ビデオ会議に参加します。

※ビデオ会議中、自分の映像は左右反転された鏡像として表示されます。

(14)会議中、上部に「人、キーワードの検索、またはコマンドの入力」ボックスが表示されます。「/」を入力すると、各種のコマンドを入力し、ステータスを設定したり、他の機能を呼び出したりできます。

(15)「＠」を入力して、相手先を選択したり、他の機能を呼び出したりできます。＠で相手先を指定してメッセージを入力すると、チーム全体での会議を進行しながら、並行して特定の相手にだけメッセージを送信できます。

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