グループサイト

Office 365グループ

今回も、引き続きグループの活用について紹介します。グループを作成すると、Exchange Onlineの共有メールボックスに似た情報共有システムが構築されます。それと同時にSharePoint Onlineのチームサイトに似たグループサイトも作成されます。

Office 365のグループとは、Exchange Online共有メールボックスとSharePoint Onlineのチームサイトのグループ専用版と言えるでしょう。

前回までExchange Onlineによるサービスを中心に紹介しましたので、今回は、グループのSharePoint Online側のサービスを紹介します。

グループサイトを開く

(1)Office 365にサインインし、Outlookの「グループ」から、目的のグループをクリックし、グループのスレッドを開きます。

(2)グループのスレッドページの「…」（その他）→「サイト」メニューをクリックします。

(3)グループサイトのホーム(トップページ)。頻繁にアクセスする際には、グループサイトをWebブラウザにお気に入り登録しておくといいでしょう。

グループサイトのURLは、以下のようになります。

http://テナント名.sharepoint.com/sites/グループ名

基本的に、テナント名はテナントドメイン名の主部が使用されます。グループ名は、グループを作成するときに設定したグループ名であり、グループ共有メールアドレスの＠より前の部分です。

例えば、グループのメールアドレスが kojuro@mynavi365.com の場合、グループサイトのURLは以下のようになります。

http://mynavi365.sharepoint/sites/kojuro/

グループサイトのレイアウト

グループサイトを開くと、メインエリアには、タイトルや新規コンテンツの作成メニュー、ガイダンスなどが表示されます。左サイドにはメニューが表示されます。

(4)グループサイトのメインページ。

左サイドメニューの機能は次の通りです。

メニュー	機能
ホーム	グループサイトのページに戻ります。
スレッド	スレッド(共有メールボックス)を開きます。 連載第29回記事参照
ドキュメント	ドキュメントボックスを開きます。
ノートブック	ノートブック(OneNote)を開きます。 連載第30回記事参照
ページ	サイトのページ一覧を開きます。
サイトコンテンツ	サイトのコンテンツ一覧を開きます。
ごみ箱	ごみ箱を開きます。
編集	グループサイトのメニューを編集します。

(5)上部の「＋新規」メニューをクリックすると、以下のようなメニューを開きます。これらのメニューで、グループサイトに新規コンテンツを作成できます。いずれもグループで情報を共有するツールです。

メニュー	機能
リスト	リスト形式のデータを保存するページを作成します。リレーショナルデータベースのテーブル、Excelの表のようなデータです。
ドキュメントライブラリ	ファイルを保存する共有フォルダーを作成します。
ページ	グループサイトに属する単独のWebページを作成します。
ニュースの投稿	ニュース(一種の電子掲示板)を作成します。
アプリ	SharePointサイトのアプリを作成します。

(6)グループサイトのページを下にスクロールすると、アクティビティとして、最近動きのあったコンテンツをピックアップ表示します。

左サイドメニューのうち、スレッド、ノートブックについては、連載29、30回ですでに紹介しています。ここでは、「ドキュメント」と「ごみ箱」を紹介します。

ドキュメント

グループの共有文書をアップロードして保存したり、また、直接Office文書を作成したりできます。表示レイアウトには違いがありますが、基本的にOneDrive for Businessと同じです(連載第1回参照)。グループに関連付けられたOneDriveと考えてもいいでしょう。
※システムとしてはOneDrive for Businessを実現しているのもSharePoint Onlineです。

(7)左サイドメニューから「ドキュメント」をクリックして、ドキュメントを開きます。OneDriveと同様に、「＋新規」ボタンで直接Office文書を作成したり、既存のOffice文書をアップロードしたりできます。

(8)上部の「すべてのドキュメント」をクリックすると、リスト表示とタイル表示を切り替えることができます。タイル表示にすると、Office文書や画像ファイルをサムネイルでプレビュー表示できます。

(9)フィルター機能を使用すると、ファイルの更新者、ファイルの種類など、簡単にファイルの絞り込みをできます。

「…」(他の操作)→「通知」メニューをクリックすると、ファイルを更新したときのグループユーザーへの通知の設定を変更できます。

ごみ箱

左サイドメニューから「ごみ箱」をクリックすると、ごみ箱を開き、削除済みファイルを一覧表示します。

(10)ごみ箱にある削除済みファイルを復元したいときは、復元したいファイルのチェックボックスをオンにし、上部メニューの「復元」をクリックします。

さて、グループサイトには非常に多彩な機能、豊富なコンテンツ作成機能があり、また、カスタマイズ機能がありますが、とても1回、2回の記事で紹介できるものではありません。また、「グループサイト」は、Office 365の「チームサイト」の一種です。

次回からは、「チームサイト」について紹介します。チームサイトを知れば、グループサイトも使いこなせるようになります。

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