【連載特別企画】

最新版 - Office 365サイト活用入門

29 グループの作成

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Office 365はクラウド版Microsoft Officeというだけでなく、強力なグループウェアでもあります。組織的な活動…グループの情報共有やコラボレーション、共同作業の強力なツールです。今回から数回にわたって、気軽に使えるグループウェア機能の1つとしてOffice 365のグループフォルダーを紹介します。

Office 365グループ

連載第24回第25回では予定表の共有機能、連載第27回では共有メールボックスを紹介しましたが、グループでは予定表やスレッド(共有メールボックスの一種)も、ファイルの共有も、「グループ」という視点から統合的に取り扱うことができます。

グループの作成

グループは、テナント管理者だけでなく一般ユーザーでも作成できます。 Office 365にサインインし、Outlookを開き、左側のフォルダー一覧からグループを作成します。

(1)グループにマウスポインターを会わせると新規作成ボタン「+」が表示されますので、「+」をクリックします。

「+」をクリックします

(2)右側にグループの基本設定項目の入力パネルが表示されます。以下の項目を入力または選択して下さい。

項目 説明
グループ名 グループの名称を入力します。
メールアドレス グループのメールアドレスを入力します。メールアドレスの@から前の部分だけを入力して下さい。@以降のドメイン名についてはOffice 365テナントのドメイン名となります。
このメールアドレスは、グループの共有メールボックスであり、またグループのイベントなどを配信する際の発信アドレスとなります。
説明を追加 グループの説明を入力します。(任意)
プライバシー グループの情報をグループメンバーだけに公開するか、テナントのメンバー全体に公開するか選択します。
グループ関連通知の言語 使用する言語を選択します。
メッセージとイベントの配信 グループに投稿するメッセージやイベントをメール配信する際はチェックボックスをオンにします。グループメンバーがこまめにグループフォルダーにアクセスするのでしたら、わざわざメール配信するまでもないでしょう。逆に、なかなかグループフォルダーにアクセスしないメンバーがいる場合(たとえば外出が多く、スマートフォンなどの利用が中心など)には、グループの情報を自動的にメール配信するようにすると、より迅速で確実に情報共有できます。

項目を入力または選択したら、「作成」をクリックしてグループを作成します。

「作成」をクリックしてグループを作成

(3)グループに参加するメンバーを追加します。グループのユーザー名(メールアドレス)の一部を入力するとメールアドレス補完機能が働きますので、候補リストからクリックして選択して下さい。

候補リストからクリックして選択

(4)追加するメンバーをリストアップしたら、「追加」をクリックします。

「追加」をクリック

※Office 365テナントメンバー以外のメールアドレスを追加することも可能です。テナント外のメンバーは、限定された情報を閲覧することのみ可能です。テナントユーザーのようにグループにフルアクセスすることはできません。

(5)新しいグループを作成しました。左側のフォルダー一覧には、「グループ」の中に、新しく作成した「グループ」が表示されるようになります。  グループを開いたときの基本画面は「スレッド」で、一種の共有メールボックスです。グループに投稿した内容が、受信トレイのように表示されます。

(6)追加されたメンバーには、グループにメンバーとして追加された旨のメールが自動的に配信されます。

スレッドへの投稿

スレッドに新しいメッセージを投稿するには、グループのフォルダーから新規作成する方法と、メールで送信する方法があります。

(7)グループのスレッドに新しいメッセージを投稿するには、スレッドの「新規作成」をクリックします。

メール作成と同じ画面を開きますので、メッセージを入力し、「送信」をクリックして下さい。HTML形式で文章を作ったり、添付ファイルを付けたりできます。

(8)投稿した内容は、「スレッド」に追加されて表示されます。

(9)グループのメッセージやイベントを自動的にメール配信するように設定している場合(手順2参照)、投稿したメッセージは、グループメンバーにメールでも配信されます。

(10)グループフォルダーを開けば、グループのスレッドにも同じメッセージが表示されます。

メールでスレッドに投稿

メールからスレッドに投稿することもできます。外出先からスマートフォンなどで投稿するときには、メールの方が使いやすいでしょう。

(11)新規メールを作成し、宛先としてグループのメールアドレスを入力します。  投稿内容を作成して、「送信」をクリックします。

「送信」をクリック

(12)メールで投稿したメッセージが、スレッドに保存され、表示されます。

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インデックス

連載目次
第29回 グループの作成
第28回 メールの代理受信・代理送信
第27回 共有メールボックスの作成
第26回 メールの配布グループ
第25回 予定表の共有……その2
第24回 予定表の共有……その1
第23回 パブリックフォルダーの作成(その2)
第22回 パブリックフォルダーの作成 (その1)
第21回 ライセンスの購入と割り当て
第20回 Office 365でメールを統合する
第19回 Office 365のオフラインメール
第18回 Office 365のファイル添付メール(2)
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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