Microsoft Outlookの予定表を共有する

■予定表を他のユーザーと共有できるMicrosoft Outlook

前回の連載第100回記事では、Outlookに予定表を作成する方法を紹介しました。作成した予定表は、自分だけで使用するだけでなく、同じ組織内の他のユーザーと共有できます。
同じ予定表を見ることができれば、情報共有もスムーズになります。同じ業務に絡んでいる同僚と予定表を共有してお互いに予定を閲覧、作成することもできます。あるいは、組織全体の行事予定など、閲覧のみの設定にして予定を公開することもできます。
今回は、予定表を他のユーザーと共有する方法を紹介します。

■予定表を共有する手順

自分の予定表を、特定の相手に公開して共有します。Outlookを開き、予定表を開いてください。なお、当記事ではWebアプリ版のOutlookで操作手順を紹介します。

(1)前回作成した予定。この予定を共有する

(2)共有する予定表右側の「…」（その他）をクリックする
(3)ポップアップした「共有とアクセス許可」メニューをクリックする

なお、すでに共有設定している予定表の共有設定を変更する場合も、同じ手順になります。

(4)予定を共有したい相手のユーザー名（メールアドレス）を入力する
(5)ユーザー名を途中まで入力すると該当する候補者が表示されるので、クリックして選択する

※※　注意　※※
Microsoft 365を利用するユーザーには、ユーザー名と表示名があります。Microsoft 365にサインインするときの taro@mynavi365.com のようなメールアドレスの形式がユーザー名です。taro@mynavi365.comを利用しているユーザーの名前が 山田太郎 のとき、山田太郎は表示名になります。

(6)[∨]をクリックして共有メニューを表示させる
(7)共有する相手に見せる範囲をクリックして選択する

予定表を共有相手ごとに、その時間に予定が入っていることだけを見せるか、予定のタイトルと場所も見せるか、予定の内容をすべて見せるか、予定の編集まで許可するか、共有の範囲を設定できます。

(8)「共有」をクリックして予定表を共有する

「共有」をクリックした時点で予定表の共有が実行され、共有相手には予定表が共有された旨のメールを自動送信します。

(9)予定表を共有しているユーザーの一覧が表示される
(10)共有する相手を追加登録するとき手順(2)～(9)を繰り返して追加する

(11)共有相手を削除したいときは、ユーザー名右側のごみ箱ボタンをクリックする
(12)「×」（閉じる）をクリックして予定表の共有作業・共有の管理作業を終了する

なお、外部組織のMicrosoft 365のユーザーとの予定表共有も可能ですが、Microsoft 365管理者だけが設定できる管理センターの設定内容によります。また、組織のセキュリティポリシー（内規）で許可されているかどうか確認が必要です。外部との共有については組織の管理部門に相談してください。

■予定表の共有のメールが届いたら承認

今度は、共有相手の視点で操作手順を紹介します
予定表の共有相手には、予定表を共有された旨のメールが自動的に届きます

(1)Outlookで受信した予定表共有のお知らせメールをクリックして開く
(2)「承認」をクリックする

これで、共有された予定表を閲覧できるようになります。

(3)Outlookの「予定表」をクリックして開く
(4)共有された予定表が表示されるのでクリックして表示を有効化する
(5)共有された予定表の予定が表示されるようになる

予定表の表示/非表示については、前回第100回の記事を参照してください。
この例では、予定表の共有の範囲として「すべての詳細を閲覧可能」を設定しているので、予定のタイトルや内容まで閲覧できます。

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