皆さんも、ビジネスの場面であったり、はたまた学生時代の課題であったり、「1つのグループを作り、そのメンバー内で連携して課題を達成する」という、いわゆる"共同作業"を、何度か経験したことがあるだろう。
その際、役割分担やタスク管理、ファイルのやり取りなど……、グループ内での連携が欠かせない。しかし、そういったやり取りは結構大変で、つい「面倒くさい」と感じてしまった人もいるのではないだろうか。そこでおすすめしたいのが、「Dropbox Paper」だ。
自分一人やほかのユーザーとのファイル共有ができる便利さが魅力の、クラウドストレージサービス「Dropbox」。Dropbox Paperは簡単にいえば、その共有機能をさらに発展させたようなサービスで、1つのドキュメントを複数人でリアルタイムに編集できるというものである。下の動画を見るとわかりやすいだろう。
……とまあこのような感じで文章と動画でざっと説明してみたが、なかなかピンとこないかもしれないので、今回は某大学の建築学科に通う皆さんに、実際にDropbox Paperを試してみてもらった。
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今回、集まっていただいたのは建築系の学科に通う大学院生1年の米山さんと竹島さん、そして学部4年生の永盛さんと山本さんだ。果たして、Dropbox Paperは彼らが抱えている課題を解決できるのだろうか。さっそく、お話を聞いてみよう。
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今回お集まりいただいた建築学科の皆さん。左から山本さん、米山さん、竹島さん、永盛さん
――まず初めに、皆さんは建築学科に通われていますが、どのようなことを学ばれているのでしょうか。
竹島さん：はい。私たちは「都市計画研究室」に所属し、都市がどうあるべきかを考える研究をしています。
――なんだか壮大なテーマですね! それは具体的に、どんな研究なんですか?
米山さん：たとえば町には駅やビル、学校、高架などがありますよね。そういったものがどこにあるのかで、人の流れはがらりと変わります。そういった人の流れなどから、都市が抱える問題や、将来どうあるべきかという課題について研究するんです。
竹島さん：それから、建築学科では「構造」や「環境」「デザイン」など専門分野がわかれています。たとえば1つのビルがあったとして、「構造」コースはそのビルの柱などの建物構造、「環境」であれば配線など、「デザイン」は意匠について学んでいます。
――建築学科と一言でいっても幅広いんですね。皆さんが所属されている都市開発研究室は何人くらいの学生さんがいらっしゃるのでしょうか。
米山さん：先生も含めて22名です。
けっこう多いのですね。ということは、普段からチームにわかれてのグループワークなども?
永盛さん：多いですね。私たちは実際に町歩きをして都市の問題点を洗い出すこともあります。そんなときは何人かでチームを組んで研究を進め、それを1つの資料にまとめるというグループワークを行っています。
――そういったグループワークで、なにか困っていることはありますか?
山本さん：そうですね……ファイルの受け渡しは毎回大変です。
竹島さん：10人近い人数でチームを組むこともあるので、皆でデータを共有するのはなかなか面倒な作業ですね。
米山さん：しかも、途中でデータを編集したとしても、誰がどこを編集したのかがわからないので、変更点について確認するのも大変です!
――たしかに個人での作業と違って、皆のデータを1つにまとめなくてはいけないので、苦労しますよね。データの受け渡しはいつも何でしているんですか? クラウドストレージとか……?
永盛さん：クラウドストレージを使うこともあります。でも、誰かがアップロードしたファイルをまた誰かがダウンロードして修正してアップロードして……とやらないといけないし、データも重いので、1つのUSBメモリを皆で回すことが多いですね。
――……なるほど。それでは時間や手間がかかってしまいますよね。Dropbox Paperはまさにそんな課題を解決できるサービスなんです。今回はぜひ皆さんに使っていただきたいと思います。
竹島さん：楽しみです!
Dropbox Paperを使って、レッツ グループワーク!
――ではこの4人でグループワークをすると仮定して、1つの資料を作っていきましょう。使うデバイスはなんでも大丈夫です。
竹島さん：それじゃあ僕と永盛さんはPCで。
米山さん：僕はタブレットを使います。
山本さん：僕はあえてスマホから使ってみたいと思います。Dropboxも普段スマホから使うことが多いので。
――それではDropbox Paperを使ってみましょう!
米山さん：ええと、まずはDropboxのアカウントを作ってログインか。
竹島さん：Dropboxのアカウントなら持っているよ。……あ、これで入れるんだ。
永盛さん：私もDropboxのアカウントは持ってます! Dropboxのアカウントがそのまま使えるのはいいですね。
米山さん：まずは僕ら4人で編集するドキュメントを作ればいいんですね。「新規ドキュメントを作成」っと。
……テーマは何にする?
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Dropbox Paperのホーム画面
竹島さん：せっかくだから僕の卒業制作について皆で考えようよ(笑)。
山本さん&永盛さん：そうしますか(笑)。
米山さん：(笑)。そしたら、タイトルの所に「竹島の卒業制作」っと。……ああ、なるほど。これで、ドキュメントを作ったら、共同で編集するユーザーを招待すればいいんですね。
