マイナビニュースマイナビ

クラウドならではの「Googleドキュメント」のファイル管理を覚えよう

【連載】

Google Workspaceをビジネスで活用する

【第21回】クラウドならではの「Googleドキュメント」のファイル管理を覚えよう

[2021/11/12 11:00]佐野正弘 ブックマーク ブックマーク

幅広いビジネス文書の作成が可能な「Googleドキュメント」

Google Workspaceはコミュニケーションやファイルの管理だけでなく、オフィススイートとしての機能も備えています。それゆえ別途オフィススイートのアプリなどを用意する必要なく、ビジネス文書などの作成が可能なのですが、中でも利用頻度が高いツールの1つとなるのは「Googleドキュメント」ではないでしょうか。

これは、Microsoft Officeでいうところの「Microsoft Word」に相当する、Google Workspaceのワードプロセッサー。単にテキストを入力するだけでなく、テキストを装飾したり、画像や表、グラフなどを挿入したりできることから、幅広いビジネス文書の作成が可能となっています。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第21回

「Googleドキュメント」はGoogle Workspaceのワードプロセッサー。オフィス文書を作成するのに必要な機能を備えている

ただ、Microsoft Wordと比べた場合、テンプレートの充実度が低かったり、縦書きやルビが使えず日本語文書の扱いに弱かったりするなど、機能面で不足する部分がいくつか見られるのは確かです。

ですが逆に、Googleドキュメントならではの独自機能もいくつか用意されていますし、無料版のGoogle Workspaceでも利用可能で追加費用なく使えることから、双方の特徴を生かしてMicrosoft Wordと併用するというのも悪くないかもしれません。

ちなみにGoogleドキュメントの使い方は、一般的なワードプロセッサーアプリと大きく変わりません。テキストを入力しつつ、メニューやツールバーからさまざまな機能を選んでレイアウトを変更したり、画像など必要な要素を追加したりしていくことで文書ファイルを作成できますし、もちろん印刷にも対応していることから、Microsoft Wordなどを使い慣れている人であればそれほど苦労なく利用できるかと思います。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第21回

Googleドキュメントはワードプロセッサーとしての基本的な機能は大方揃っている。最新のアップデートでは、画像による「透かし」を入れることも可能になった

しかし、クラウドで動作するという特性もあり、文書ファイルの扱いには少々癖があるので注意が必要です。なぜならば、Googleドキュメントで作成したファイルはGoogleドライブの中に保存され、パソコンに直接保存することはできないからです。

それゆえ、オフラインで編集したい場合は、前回紹介した「Google オフライン ドキュメント」のプラグインをWebブラウザにインストールするとともに、ファイル作成中にメニューの「ファイル」から「オフラインで使用可能にする」を選んでチェックを入れておく必要があります。

GoogleドキュメントのファイルはGoogleドキュメント内にしか保存できないので、オフラインで編集したい場合はプラグインをインストールした上で、メニューの「ファイル」から「オフラインで使用可能にする」を選んでおこう

どうしても文書ファイルをパソコンに保存したい場合

では、どうしても文書ファイルをパソコンに保存したい場合はどうすればいいのかといいますと、他のファイル形式に変換してダウンロードする形となり、メニューの「ファイル」から「ダウンロード」を選び、さらにMicrosoft Word形式(.docx)やリッチテキスト(.rtf)など、好みのファイル形式を選ぶことでパソコンにダウンロードできます。この際、ファイルをPDF形式に変換することも可能です。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第21回

パソコンにファイルを保存するには、メニューの「ファイル」から「ダウンロード」(1)を選び、好みのファイル形式を選んでダウンロードする

また、GoogleドキュメントでMicrosoft Word形式などの文書を編集したい場合は、メニューから「ファイル」→「開く」と選んだ後に「アップロード」を選んで文書ファイルをアップロードすれば、自動的にGoogleドキュメントの形式に変換して編集することができます。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第21回

他の形式のファイルをGoogleドキュメントで編集する場合は、メニューから「ファイル」→「開く」と選んでダイアログが現れた後、「アップロード」のタブを選んでファイルをアップロードすればよい

一方で、クラウドならではの便利機能といえるのが履歴でしょう。Googleドライブで編集した内容は自動的に保存され、どの場所をどのように変更したのかという保存履歴を後から確認することも可能。さらに文書を履歴から以前の状態に復元することも可能なので、万が一大幅に文書を変えてしまった後に「やっぱり元に戻したい」という時も安心です。

変更履歴を表示するには、メニューから「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」と選択します。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第21回

変更履歴はメニューの「ファイル」から「変更履歴」(1)→「変更履歴を表示」(2)を選択する

すると変更履歴が表示されるので、右側の履歴をクリックしていくことで、時系列でどの部分が修正されたのかを確認することができます。以前の状態に戻したい時は、戻したい履歴のメニューボタンをクリックして「この版を復元」を選ぶことで戻すことができます。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第21回

変更履歴一覧(1)から履歴を選ぶと変更履歴を確認できる。以前の状態に戻したい場合は、履歴から戻したい状態のものを選んだ後にメニューボタンを押し、「この版を復元」(2)を選べばよい

著者紹介


佐野 正弘

福島県出身、東北工業大学卒。エンジニアとしてデジタルコンテンツの開発を手がけた後、携帯電話・モバイル専門のライターに転身。現在では業界動向からカルチャーに至るまで、携帯電話に関連した幅広い分野の執筆を手がける。

※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

一覧はこちら

連載目次

この記事に興味を持ったら"いいね!"を Click
Facebook で TECH+ の人気記事をお届けします
注目の特集/連載
[解説動画] Googleアナリティクス分析&活用講座 - Webサイト改善の正しい考え方
Slackで始める新しいオフィス様式
Google Workspaceをビジネスで活用する
人生を豊かにするパラレルキャリア~VUCA時代に新しい生き方を選ぶ理由とは~
ニューノーマル時代のオウンドメディア戦略
ミッションステートメント
次世代YouTubeクリエイターの成長戦略
IoTでできることを見つけるための発想トレーニング
教えてカナコさん! これならわかるAI入門
AWSではじめる機械学習 ~サービスを知り、実装を学ぶ~
Kubernetes入門
SAFeでつくる「DXに強い組織」~企業の課題を解決する13のアプローチ~
マイクロサービス時代に活きるフレームワーク Spring WebFlux入門
AWSで作るマイクロサービス
マイナビニュース スペシャルセミナー 講演レポート/当日講演資料 まとめ
セキュリティアワード特設ページ

一覧はこちら

今注目のIT用語の意味を事典でチェック!

一覧はこちら

会員登録(無料)

ページの先頭に戻る