画面共有や背景変更、録画などの機能を活用してGoogle Meetでの会議を便利に

前回は「Google Meet」の基本的な使い方について説明しましたが、今回はよりビデオ会議を便利に、円滑に進める上で重要な機能について説明したいと思います。

まずは、ビデオ会議中に他のウィンドウを共有する方法です。ビデオ会議ではプレゼンテーションが求められることなども少なくないかと思いますが、そうした場合はパソコンで立ち上げている他のアプリの画面を参加者と共有すれば、面倒な手間をかけることなく参加者全員に情報共有することが可能です。

画面共有と背景変更

具体的には、画面右下の「画面を共有」ボタンを押します。すると3つのメニューが現れるので「ウィンドウ」を選択して下さい。

すると、現在パソコン上で開いているウィンドウの一覧が現れるので、その中から共有したいものを選んで「共有」をクリックすると画面の共有が始まるので、後はそのウィンドウ上で必要な操作をすればOKです。

画面共有を終了したい場合はいくつかの方法がありますが、Google Meetの画面に戻ると「画面共有を停止」というボタンが表示されているので、そちらをクリックすれば終了させることができます。

続いて、背景の変更方法を説明しましょう。特に自宅からビデオ会議に参加する場合、プライバシー面での理由から自宅の中を公開したくない、背景を変えたいというニーズが少なからずあるかと思いますが、そうした場合は背景を他の画像などに変更することが可能なのです。

背景を変更するにはまず、右下のメニューボタンを押した後に「背景を変更する」を選びます。

その後、右側に背景画像の選択画面が現れるので、その中から好みの画像を選ぶことで、背景を変更することができます。好みの画像がないという場合は、「+」を選んで好きな画像を背景に設定することも可能です。

また、背景を変えたいというほどではないものの、家の中をあまり見せたくないという場合は、画像選択の一番上の中央と右にある項目を選べば、背景をぼかすことが可能です。2段階でぼかし具合を選べるので、好みに応じて活用するのがよいでしょう。

ちなみに背景は、会議参加前の待機画面から変更することも可能ですので、参加前から背景を変えておいた方がよいでしょう。ただし背景を変えるとその分パソコンの負担が増え、動作が重くなりがちなことから、性能が高くないパソコンを使っている場合は注意が必要です。

なお、Google Workspaceで「Business Standard」以上のエディションを契約している場合、他にも2つの便利機能が利用できます。1つは「挙手」で、文字通り手を挙げる機能。ビデオ会議の参加者が多く、自由に発言してしまうと混乱してしまう時などに使うと便利な機能です。

Business Standard以上のエディション利用者がGoogle Meetでビデオ会議を主催すると、参加者の画面下部に「挙手する」のボタンが現れるようになります。

これをクリックすることで挙手ができ、もう1度クリックすると手を降ろすことが可能。誰が挙手しているかは参加者一覧画面から確認できるので、主催者がそれを見て、挙手している人に発言権を与える、といった使い方をするのがいいでしょう。

ビデオ会議を録画する

そしてもう1つはビデオ会議の録画で、ビデオ会議を主催した人がその内容を録画できるようになります。Business Standardエディション以上の利用者がビデオ会議を実施し、メニューボタンをクリックすると「ミーティングを録画」が現れるので、まずはこれを選びます。

すると画面右側に下のような表示が現れるので、「録画を開始」をクリックします。

続いて参加者の許可を得ていることを確認するダイアログが現れます。参加者の許可なく録画してしまうとさまざまなトラブルにつながる可能性がありますので、事前に参加者から許可を得た上で「開始」をクリックして下さい。

すると画面左上に「REC」のマークが現れてビデオ会議の録画が始まります。終了するには「録画を停止」ボタンをクリックして下さい。

録画されたデータは、主催者の「Googleドライブ」の「Meet Recording」フォルダに保存されるので、議事録を起こしたり、参加できなかった人と情報共有したりするのに活用するといいでしょう。