先月Dropbox Businessの新機能として加わった「Dropbox Paper」は、シンプルな"ペーパー"だがテキストや画像、音声などの資料を加えた文書を作成しチームでスムーズに共有できる。200を超える国と地域のユーザーたちがベータ版で試し抜いたとというDropbox Paper。ドキュメントを作成する際のちょっとした工夫が集まり、共同作業を促進するしかけも魅力だ。:(コロン)を入力すると絵文字がズラッと自動的に表示され、あとはマウスで選択するだけで挿入。+(プラス)を入力して名前を入力すると関連ドキュメントの作成、もしくは別文書へのリンクが簡単に作れる。@でユーザーを選択すると作業中の文書の共有や通知が行えるなど、文書作成がとても便利に進化する。
Dropbox上のファイルのリンクが「+」で仲間を「@」でとテキスト操作がとても楽だ |
画像を選択するとファイルアップロードの選択メニューが即座に表示。画像を2回クリックすると全画面のギャラリー表示、タスクリストを挿入すればカレンダーで期日を、名前やメールアドレスでタスク割り当ての人物を指定できる。シンプルな作業にも関わらず細かい操作工程がいくつも省かれている。操作を覚えるより、何を描き込もうか？が先に頭によぎる。チームでの文書をベースにした共同作業も進みそうだ。
"Get your new hires up to speed quickly with Dropbox Paper"(同社公式ブログより) |
公式ブログのひとつDropbox Business Blogに8日、"Get your new hires up to speed quickly with Dropbox Paper"と題した記事が投稿。ビジネスシーンにおけるDropbox Paperの魅力を紹介している。転職などで新しい仲間が職場に増えることはとても重要なことだが、彼らには現在のチームの装備や会社で利用しているツールやシステムのトレーニングが必要になる。しかし、そこではファイルの場所や誰にコンタクトを行えばいいのか？などの基本的なことでさえ時間がかかってしまう。新しく入る立場では、大枠では説明がなされていても、最初のステップについて何もわからない場合も多い。最悪の場合、誰に聞けば良いのか？にも迷うこともある。
メンバーの閲覧状況の確認もマウスを合わせるだけ。同社公式ブログより |
Dropbox Paperの文書共有機能は豊富で右上の検索でフォルダや目的の書類がすぐさま呼び出せ、+で文書へのリンク。@で新しい仲間に目を通しておくべきファイルへのリストをササッと送れてしまう。新人研修のプロセスでもDropbox Paperは新しいアプローチが可能だ。メンバーの誰がそのドキュメントをいつ閲覧したのか、も簡単に把握できる。さらにコメントが欲しければ、ベテランのメンバーにドキュメントを通してコメントをもらうこともできる。大容量のファイルストックが網羅性のある文書作成へと進んで行ける秀逸な新機能だ。
