日常に密着するコミュニケーションツールで社内のデジタル感度を上げる! ユニアデックスが選択したWorkplace by Facebook＋サテライトオフィスの「シングルサインオン」

社員のデジタル感度向上がデジタルトランスフォーメーションの第一歩に

ユニアデックスは、国内外の企業へ向けICT基盤の分析・評価・設計・構築・保守・運用といったサービスをワンストップで提供するSIerとして1997年に設立した。近年では特にデジタルトランスフォーメーション（以下、DX）に注力し、社員ひとりひとりが自らの体験に基づく高いデジタル感度を顧客への提案に役立てることを重視している。

「社内の人間が高いデジタル感度を持った人材にならなければ、言葉のうえではお客様とやりとりできても本当の意味でのDXを推進することはできないと思います。まずは社内にデジタライゼーションを起こし、社内のデジタル感度を上げ、自らの体験を元に提案できるようカルチャーそのものを変えていく必要があると考えました」と語るのは、ユニアデックス デジタルトランスフォーメーション戦略本部 本部長 兼 DX戦略プロデューサーである三宅 権氏だ。

• ユニアデックス デジタルトランスフォーメーション戦略本部
  本部長 兼 DX戦略プロデューサー
  三宅 権氏

デジタルトランスフォーメーション戦略本部は、ユニアデックスが2013年に発足させた未来サービス研究所が近未来の技術を利用したトップダウン型のデジタル推進を担当するのに対して、2018年に発足させたDX戦略推進部が現場の意識改革をはじめとする様々な課題からボトムアップ型のデジタル推進を担当するハイブリッド型のデジタルトランスフォーメーション推進組織として2018年4月に発足したものだ。その施策のひとつとして、社内のデジタル感度向上を目指して導入されたのが「Workplace by Facebook」だった。

「言葉で言っても企業文化は変わりません。目の前にあるものがいつのまにかデジタル化され、それが当たり前のことになり、デジタル化される前のことが思い出せない。そんな状態を自然に感じさせるため、社員全員がわかりやすいよう”働き方改革”をキーワードにDXをスタートさせました。そのなかでメールによるコミュニケーションや会議で生じる場所の確保や移動時間という、誰もが感じている無駄を省けるツールやシステム、仕組みを体感させようとしたとき、もっとも効果的なものとしてWorkplace by Facebookを選択しました」と三宅氏は語る。

既存の社内SNSとは違う利用感と活用イメージで「Workplace by Facebook」を採用

部署が発足した2018年4月、最初に着手したのが既存システムとワークスタイルの確認だった。社員のライフスタイルにまで踏み込み、朝起きてから夜寝るまで何が起こるのか、そこにどのツールが当てはまるのかを確認したという。

「ビジネスSNSを導入しようというよりは、1日の流れや自分たちの日常生活を考えたときにこうすれば便利になるというところから考えました。コミュニケーションツールについてもYammerやLINE WORKSも利用していましたが、それぞれ用途や利用シーンも異なり、ツールごとに使い心地も違います。Workplace by Facebookとはサテライトオフィスのセミナーで出会い、実際に触ってみて、写真や動画を使い、わかりやすく情報を発信できることや、コメントや「いいね！」で反応を知ることができる点などが、従来の手段にはない円滑なコミュニケーションの実現に効果的であると実感しました」とユニアデックス デジタルトランスフォーメーション戦略本部 デジタルトランスフォーメーション戦略推進部の森脇 正文氏は語る。

• ユニアデックス デジタルトランスフォーメーション戦略本部
  デジタルトランスフォーメーション戦略推進部
  森脇 正文氏

クラウドサービスであるため利用した人数分しかコストがかからないという導入障壁の低さと、実際に利用したときの心地よさなどからWorkplace by Facebookの導入を決めたという。そのとき、導入目標日としたのが年に2回開催している社内イベントだった。

「サテライトオフィスのセミナーに参加した時、経営トップからのメッセージをビデオ配信し、社員がそれに対してリアルタイムでコメントを付けたり、「いいね」したりする事例を紹介頂き、社内イベントのイメージにぴったりだと思いました」と森脇氏。

従来のイベントでは対象は全社員であるものの、業務の都合で当日会場へかけつけられない社員は、大会議室で小規模なライブ配信に参加するか、アーカイブ映像で経営陣の講演をあとからみるかしか選択肢がなかった。しかしWorkplace by Facebookを利用すれば会場からのライブ配信が可能となり、リアルタイムで全社員が参加できるようになった。

• Workplace by Facebookを用いたイベントでの一幕

「トラディショナルな企業なので、セキュリティ面の確認などでクラウドサービスの導入には少し時間がかかる傾向があります。しかし10月のイベントで利用しようと期日を決めたことで、きちんと手順は踏みつつも社内手続きを迅速に進めることができました」と三宅氏は導入について語った。

導入にあたっての具体的な課題としては、ユーザー管理があった。登録しなければならない人数が多く、入退社に伴うユーザーの追加・削除処理も手間になる。Active Directoryとの連携ができれば便利だが、Workplace by Facebookに標準で用意されていたActive Directory連携ではユニアデックスが利用する上で必要なデータが一部連携できなかった。

「そこで、サテライトオフィスの持っているシングルサインオンで対応しました。Workplace by Facebook標準の機能ではできなかったデータの連携もクリアし、弊社が利用する上で必要な条件を満たしたActive Directory連携が実現できました」と語るのはユニアデックス デジタルトランスフォーメーション戦略本部 デジタルトランスフォーメーション戦略推進部の大塚 祐樹氏だ。

• ユニアデックス デジタルトランスフォーメーション戦略本部
  デジタルトランスフォーメーション戦略推進部
  大塚 祐樹氏

Workplace by Facebook単体では実現できなかった仕組みを、サテライトオフィスのアドオンで上手く補えたというわけだ。

約1時間の講演に500コメント、社内イベントでの活用に成功

イベント当日の約2週間前に部署内での試験導入を果たし、直後には社内から希望者を募って150名規模での試験運用が行われた。その間、社内にはイベント当日の利用方法などについての告知が行われたが伝達が上手く行かなかった部分もあるという。

「ライブ配信を見るつもりの人はスマートフォン用のアプリを事前導入してくれていたのですが、会場に来た社員のなかにはその場でアプリを導入することになった者もいましたね。会場でも『いいね！』を押したりコメントをつけたりして欲しかったのですが、それが上手く伝えられてなかったのかもしれません」と森脇氏は振り返る。

最終的に当日には全社員の85％がアプリのインストールを済ませ、イベントに臨んだ。利用を促進するためにデジタルトランスフォーメーション戦略本部の面々が積極的なコメント追加などを行い、インストールを促した結果、多くの社員が講演を眺めるという以上のかたちでイベントに参加できたとのことだ。

「既読数の把握もできますが、これはかなりの数になりましたし、1時間程度のパネルディスカッションに500程度のコメントがつきました」と大塚氏は手応えを語る。

自席や出先でもライブ配信によって参加ができることや、新しい試みという点で社員からの評価は高かったという。また、講演内容に対しての補足をコメントでつけてくれるユーザーがいたおかげで、理解が深まったという意見もあった。

不適切な投稿のチェックで「使いやすい場」を維持

当初の目標であり、新ツールへの入り口となる社内イベントでの活用は無事に成功させられたが、その後の活用については手探りの部分もあるという。

「イベント当日は多くの社員が利用してくれましたが、現在は2600アカウントのうち週ごとのログイン数は1000人程度です。日常のなかでの使い方がわからないという声もあるので、我々がコンテンツを発信するなどお手本を見せたりしている状態です」と大塚氏。

現在、イントラの中でだけ公開され閲覧数の少なかったコンテンツがWorkplace by Facebookに投稿されることで、日の目を見るようになったといった効果は得られており、簡単にコンテンツが見られる場ができたことで、見られる機会が増えると同時に、見るまでの速度も向上しているという。

「何のときにはこれを使うという使い分けを示して欲しいという社員もいますが、BPR的にはしたくないと考えています」という三宅氏は、自然な使い分けでまとまって行くのを待っている状態だ。

活用促進に向けて行っているのは、具体的な使い方の提示ではなく、使いやすい場の雰囲気づくりのようだ。具体的には、Workplace by Facebookという場が荒れないよう、誹謗中傷などの不適切な内容にあたりそうな投稿を抑制している。

「こういうコミュニケーションの場は、嫌悪感を持たれたらユーザーが離れていきます。社内だと実際に相手を知っていますから、抵抗感も強くなる。そこで誹謗中傷などにあたりそうなもの、見た人が嫌な気分になるようなコメントが増えないようにしています。具体的にはWorkplace by Facebookが提供しているAPIと社内で活用を進めているRPAでネガティブワードを抽出するようにした後、目視で確認しています。効果が見込めるようなら将来的にはAIを利用した自然言語解析等も考えたいですね」と三宅氏は語った。

定期的な利用喚起をしながらヨコのコミュニケーションを広げるツールとして活用促進

「組織間の壁を取り払い、ヨコの繋がりのあるコミュニケーションを行うのにWorkplace by Facebookは向いているツールだと思います。ただし導入し、ばらまいて終わりではなく動機付けを定期的に行って参加させることは大事ですね」と三宅氏は導入した立場から語る。

森脇氏も「業務を行いながらも軽いコミュニケーションを禁止しない方がいいと思います」と業務効率化のための連絡ツールではない、コミュニケーション促進の場としての効果を重視すべきという立場だ。

• 投稿の一例、日常業務における”気づき”や困りごとから時事ネタまで、フランクだけど役に立つ情報が投稿されている

現在はゆるやかに利用を広げているユニアデックスだが、年に2度の社内イベントが存在する。全員参加の機会が定期的にあるというのは、利用拡大の強みになりそうだ。

「一般のFacebookでできて、Workplace by Facebookではできないことがあるので、使い勝手としては少し違うという印象が残ります。できればFacebookと全く同じことができるようになって欲しいですね」と三宅氏からは機能面での要望も出た。Facebookという、多くのユーザーが使ったことのあるツールと同じ使い心地で利用できることがポイントであるだけに、少しの違いは気になるようだ。

業務利用にあたって、Workplace by Facebookから標準で提供されているActive Directory連携の機能で一部要件が完全には満たせなかった状況をサテライトオフィスのシングルサインオンで解決できたわけだが、その対応力は評価されている。

「要望にはフレキシブルに対応してもらいましたし、テレビ会議や対面でのミーティングもしてもらえるなどレスポンスもよかったですね」という森脇氏とともに、大塚氏も「困った時の、最後の相談先として頼りにしています。欲しい機能を持っていてくれるのもありがたいですね」と語ってくれた。

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