Office 365はクラウド版Microsoft Officeというだけでなく、強力なグループウェアでもあります。組織的な活動…グループの情報共有やコラボレーション、共同作業の強力なツールです。今回から数回にわたって、気軽に使えるグループウェア機能の1つとしてOffice 365のグループフォルダーを紹介します。

Office 365グループ

連載第24回と第25回では予定表の共有機能、連載第27回では共有メールボックスを紹介しましたが、グループでは予定表やスレッド(共有メールボックスの一種)も、ファイルの共有も、「グループ」という視点から統合的に取り扱うことができます。

グループの作成

グループは、テナント管理者だけでなく一般ユーザーでも作成できます。 Office 365にサインインし、Outlookを開き、左側のフォルダー一覧からグループを作成します。

(1)グループにマウスポインターを会わせると新規作成ボタン「＋」が表示されますので、「＋」をクリックします。

「＋」をクリックします

(2)右側にグループの基本設定項目の入力パネルが表示されます。以下の項目を入力または選択して下さい。

項目 説明
グループ名 グループの名称を入力します。
メールアドレス グループのメールアドレスを入力します。メールアドレスの＠から前の部分だけを入力して下さい。＠以降のドメイン名についてはOffice 365テナントのドメイン名となります。
このメールアドレスは、グループの共有メールボックスであり、またグループのイベントなどを配信する際の発信アドレスとなります。
説明を追加 グループの説明を入力します。(任意)
プライバシー グループの情報をグループメンバーだけに公開するか、テナントのメンバー全体に公開するか選択します。
グループ関連通知の言語 使用する言語を選択します。
メッセージとイベントの配信 グループに投稿するメッセージやイベントをメール配信する際はチェックボックスをオンにします。グループメンバーがこまめにグループフォルダーにアクセスするのでしたら、わざわざメール配信するまでもないでしょう。逆に、なかなかグループフォルダーにアクセスしないメンバーがいる場合(たとえば外出が多く、スマートフォンなどの利用が中心など)には、グループの情報を自動的にメール配信するようにすると、より迅速で確実に情報共有できます。

項目を入力または選択したら、「作成」をクリックしてグループを作成します。

「作成」をクリックしてグループを作成

(3)グループに参加するメンバーを追加します。グループのユーザー名(メールアドレス)の一部を入力するとメールアドレス補完機能が働きますので、候補リストからクリックして選択して下さい。

候補リストからクリックして選択

(4)追加するメンバーをリストアップしたら、「追加」をクリックします。

「追加」をクリック

※Office 365テナントメンバー以外のメールアドレスを追加することも可能です。テナント外のメンバーは、限定された情報を閲覧することのみ可能です。テナントユーザーのようにグループにフルアクセスすることはできません。

(5)新しいグループを作成しました。左側のフォルダー一覧には、「グループ」の中に、新しく作成した「グループ」が表示されるようになります。 　グループを開いたときの基本画面は「スレッド」で、一種の共有メールボックスです。グループに投稿した内容が、受信トレイのように表示されます。

(6)追加されたメンバーには、グループにメンバーとして追加された旨のメールが自動的に配信されます。

スレッドへの投稿

スレッドに新しいメッセージを投稿するには、グループのフォルダーから新規作成する方法と、メールで送信する方法があります。

(7)グループのスレッドに新しいメッセージを投稿するには、スレッドの「新規作成」をクリックします。

メール作成と同じ画面を開きますので、メッセージを入力し、「送信」をクリックして下さい。HTML形式で文章を作ったり、添付ファイルを付けたりできます。

(8)投稿した内容は、「スレッド」に追加されて表示されます。

(9)グループのメッセージやイベントを自動的にメール配信するように設定している場合(手順2参照)、投稿したメッセージは、グループメンバーにメールでも配信されます。

(10)グループフォルダーを開けば、グループのスレッドにも同じメッセージが表示されます。

メールでスレッドに投稿

メールからスレッドに投稿することもできます。外出先からスマートフォンなどで投稿するときには、メールの方が使いやすいでしょう。

(11)新規メールを作成し、宛先としてグループのメールアドレスを入力します。 　投稿内容を作成して、「送信」をクリックします。

「送信」をクリック

（12）メールで投稿したメッセージが、スレッドに保存され、表示されます。

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