【連載特別企画】

最新版 - Office 365サイト活用入門

27 共有メールボックスの作成

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Office 365の共有メールボックス

Office 365において、複数のユーザーで同一のメールアドレスを共有する方法の一つが共有メールボックスです。今回は共有メールボックスを紹介します。

前回の連載第26回では、メールアドレスを共有する方法の一つとして配布グループ(メーリングリストのような機能)を紹介しました。配布グループのメールアドレスに着信したメールを、グループメンバー全員に配信します。いわばメールの中継であり、メールアドレスの実体…メールボックスがあるわけではありません。したがって、配布グループのメールアドレスで受信したユーザーは、それぞれの自分のメールアドレスで返信することになり、また、返信したメールは送信者1人のメールボックスの「送信済みアイテム」にだけ保存されることになります。

基本的に、配布グループの他のメンバーが、その送信済みアイテムを見ることはできません。そのため、配布グループを活用するときは、メンバーの情報共有のために、返信時にも宛先またはCCに配布グループメールアドレスを指定することが多くあります。一方、今回紹介する共有メールボックスは、通常のメールアカウント同様に受信トレイや送信済みアイテムといったメールボックスの実体があります。そのメールボックスを、グループメンバー全員で共有します。共有メールボックスから送信したメールは、共有ボックスの送信済みアイテムに保存されます。共有ボックスへのアクセス権を持つユーザーは、送信済みアイテムを閲覧できます。

実態としては、他のユーザーのメールボックスにアクセスするようなものです。ただし、共有メールボックスが通常のOffice 365ユーザーのメールボックスと異なるのは、共有メールボックスにはユーザーアカウントが不要で、したがってパスワードもなく、ライセンスも不要ということです。例えば、ユーザーAとユーザーBが共有メールボックスCに対してアクセス権を持つとき、ユーザーAはユーザーAのパスワードで、ユーザーBはユーザーBのパスワードで共有メールボックスCにアクセスできます。共有メールボックスC専用のパスワードは存在しません。また、通常のメールボックスはユーザーアカウントに紐付けられているため、メールボックスを作成すると言うことはユーザーを作成することであり、ライセンスが必要です。しかし、共有メールボックスはユーザーではないため、ユーザーライセンスを購入せずに作成できます。

共有メールボックスの作成

共有メールボックスの作成手順は、前回紹介した配布グループの作成と似ています。

(1)テナント管理権限を持つユーザーでOffice 365にサインインし、Admin centerページの「グループ」→「共有メールボックス」メニューをクリックします。

「共有メールボックス」メニューをクリック

(2)「共有メールボックス」ページで、「+メールボックスの追加」をクリックします。

「+メールボックスの追加」をクリック

(3)「名前」、「メールアドレス」を入力します。複数のドメイン名が割り当てられているテナントの場合は、ドメイン名も選択します。入力・選択がすんだら、「追加」をクリックします。

「追加」をクリック

(4)メールボックスが作成されたら、「詳細の表示」をクリックします。

「詳細の表示」をクリック

共有メールボックスを使用するメンバーの登録

共有メールボックスへのアクセス権を設定します。

(5)この共有メールボックスにアクセスできるユーザーを設定するために、「メンバー」の「編集」をクリックします。

「編集」をクリック

(6)「+メンバーの追加」をクリックします。

「+メンバーの追加」をクリック

(7)ユーザーのリストからこの共有メールボックスを利用するユーザーのチェックボックスをオンにして、「保存」をクリックします。

「保存」をクリック

(8)「閉じる」をクリックし、メンバーの追加ページを閉じます。

「閉じる」をクリック

(9)「閉じる」をクリックし、メンバーの管理ページを閉じます。

「閉じる」をクリック

送信済みアイテムの設定

Microsoft Outlook(デスクトップアプリケーション)のバージョンによっては、共有メールボックスからメールを送信した場合、送信したユーザーの個人的な送信済みアイテムにメールが保存されてしまうことがあります。送信済みアイテムを確実に共有するための設定を行います。

(10)「送信済みアイテム」の「編集」をクリックします。

「編集」をクリック

(11)2つのスライドスイッチをオンにして、「保存」をクリックします。

「保存」をクリック

(12)「閉じる」をクリックして、送信済みアイテムの設定ページを閉じます。

「閉じる」をクリック

(13)「閉じる」をクリックして、メールボックスの設定ページを閉じます。

「閉じる」をクリック

(14)「共有メールボックス」ページで、作成した共有メールボックスが表示されていることを確認します。「共有メールボックス」ページは閉じてかまいません。

作成した共有メールボックスが表示されていることを確認

共有メールボックスを使う

共有メールボックスのメンバーが共有メールボックスを使うには、まず、メンバーが自分のユーザー名でOffice 365にサインインし、OWA(Outlook)を開きます。

(15)右上の自分のユーザー名をクリックし、「マイアカウント」メニューから「他のメールボックスを開く」をクリックします。

「他のメールボックスを開く」をクリック

(16)「他のメールボックスを開く」ウインドウに、共有メールボックスのメールアドレスを入力します。入力を始めるとメールアドレスの補完機能が働きますので、候補メールアドレスから目的の共有メールボックスをクリックします。

共有メールボックスをクリック

(17)「開く」をクリックします。

「開く」をクリック

(18)共有メールボックスを開きました。自分のメールボックスと同様に、共有メールボックスでメールを送受信できます。

※自分のメールボックスを共有メールボックスは同時に併用できます。Microsoft EdgeやInternet Explorer、Google Chromeなどの現在のWebブラウザであれば、自分のメールボックスのページを残したまま、共有メールボックスを新しいタブで開きます。タブをクリックすることで、自分のメールボックスと共有メールボックスを切り替えることができます。

表示の日本語化

共有メールボックスを初めて開いたとき、一部の表示が英語になってしまうことがあります。その際は、表示を日本語に設定し直してください。

(19)メールボックスの表示の一部が英語表示になってしまった例。

(20)右上の「設定」(歯車)をクリックし、設定メニューの「メール」をクリックします。次に、メールのオプションメニューで「地域タイムゾーン」を開き、言語に「日本語(日本)」を選択して「保存」をクリックしてください。

「保存」をクリック

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インデックス

連載目次
第30回 グループの活用
第29回 グループの作成
第28回 メールの代理受信・代理送信
第27回 共有メールボックスの作成
第26回 メールの配布グループ
第25回 予定表の共有……その2
第24回 予定表の共有……その1
第23回 パブリックフォルダーの作成(その2)
第22回 パブリックフォルダーの作成 (その1)
第21回 ライセンスの購入と割り当て
第20回 Office 365でメールを統合する
第19回 Office 365のオフラインメール
第18回 Office 365のファイル添付メール(2)
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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