【連載特別企画】

最新版 - Office 365サイト活用入門

25 予定表の共有……その2

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前回に引き続き、Office 365の予定表の共有について紹介します。

Office 365の「自分の予定表」と「他の予定表」

Office 365のOutlook Web App(OWA、Web版Outlook)で予定表を開くと、「自分の予定表」と「ほかの予定表」という、2つの予定表の見出しがあることがわかります。

「自分の予定表」でも「他の予定表」でも予定表を作成できますし、作成した予定表を他のユーザーと共有することもできます。ほとんど違いがありませんので、基本的には好みで使い分けて下さい。

(1)「自分の予定表」と「他の予定表」

「自分の予定表」と「他の予定表」

ただし、全く同じというわけでもなく、以下のような細かな違いがあります。

●誕生日カレンダー
Office 365の予定表には、既定の予定表として、誕生日を記録するための「誕生日カレンダー」が用意されています。「自分の予定表」を右クリックすると、ショートカットメニューで「誕生日カレンダー」の表示をON/OFFできます。

(2)「自分の予定表」を右クリックして、「誕生日カレンダーをオンにする」

「自分の予定表」を右クリックして、「誕生日カレンダーをオンにする」

●パブリックフォルダーの追加
パブリックフォルダー(第2223回記事参照)を作成してある場合、「他の予定表」を右クリックすると、ショートカットメニューでパブリックフォルダー内のフォルダーを、メールページのフォルダー一覧に追加できます。(予定表にパブリックフォルダーを追加表示できるわけではありません)

(3)「他の予定表」を右クリックして、「パブリックフォルダーを追加」

「他の予定表」を右クリックして、「パブリックフォルダーを追加」

●予定表の追加メニューによる追加先の違い Outlook Web Appには予定表を追加するメニューが複数ありますが、どのメニューを使うかによって、「自分の予定表」に追加するか、「他の予定表」に追加するか、異なります。

(4)予定表の「予定表の追加」メニュー

「予定表の追加」メニュー」

メニュー操作 新しい予定表が追加される場所
他ユーザーから定表の共有依頼メールを受信し、「承諾」したとき(前回記事参照) 他の予定表
画面上部の「予定表の追加」→「ディレクトリから」メニュー 自分の予定表
画面左上の「予定表を検索」から他のユーザーの予定表を検索して、見つかった予定表名右側の星印をクリック 他の予定表
画面上部の「予定表の追加」→「第2予定表」メニュー 自分の予定表
画面上部の「予定表の追加」→「休日の予定表」メニュー 自分の予定表
画面上部の「予定表の追加」→「ファイルから」メニュー (指定した既存の予定表内に、予定項目をインポート)
画面上部の「予定表の追加」→「インターネットから」メニュー 他の予定表

テナント外ユーザーへの予定表の共有

Office 365の予定表は、同じテナントのユーザーだけでなく、テナント外のユーザーとも共有できます。ただし、基本的には閲覧を許可するだけで、外部のユーザーが予定表の内容を編集することはできません。また、外部のユーザーのタイプによって、3種類の閲覧方法があります。

外部のユーザー 予定表の閲覧方法
別テナントのOffice 365のユーザー 前回の記事で紹介した通りの操作。Outlookの予定表で閲覧できます。Outlook Web Appでも、Outlookアプリケーションでもかまいません。
Office 365のアカウントはもっていないが、Microsoftアカウントを持っているユーザー マイクロソフトが無償提供するOutlook.com(日本語版はOutlook.jp)のOutlookカレンダー(予定表)に追加して、Webブラウザで閲覧します。
Office 365アカウントもMicrosoftアカウントも持っていないユーザー iCalendar対応のアプリケーションまたはWebサービスで、ICSファイルを取り込んで閲覧できます。または、XMLファイルに記述されたURLにWebブラウザでアクセスします。

iCalendarは、異なるサービスまたはアプリケーション間でカレンダー(予定表)情報を交換するための規格で、iCalendarに対応したデータファイルには拡張子.icsを使用します。iCalendarに対応したアプリケーションソフト(Microsoft OutlookやMozilla Thunderbirdなど)や、iCalendar対応のWebサービス(Googleカレンダーなど)で、Office 365が出力したICSファイルを取り込むことで、Office 365の予定表を閲覧できるようになります。
共有例を以下に紹介します。

外部ユーザーとの予定表の共有

共有元の基本的な操作は、前回紹介したテナントユーザーへの共有と同じです。

(5)共有する予定表を右クリックして、「共有アクセス許可」メニューをクリックします

「共有アクセス許可」メニューをクリックします

(6)共有を許可する相手先のメールアドレスを入力します。今回は、テナント外のメールアドレスを入力します

テナント外のメールアドレスを入力します

(7)共有する権限を選択し、「共有」をクリックします。テナント外のメールアドレスの場合、権限の選択肢は閲覧レベルのみになります。

「共有」をクリックします

(8)外部テナントのOffice 365ユーザーの場合、「承諾」をクリックして、自分の予定表に共有予定表を追加します。(前回記事参照)

「承諾」をクリック

(9)Office 365アカウントを持たないユーザーの場合は、使用環境に応じて受信メールの以下の部分をクリックします。

受信メールの以下の部分をクリックします

クリックする場所 動作
承諾して予定表を表示する Microsoftアカウント所持しているとき、あらかじめMicrosoftアカウントにサインインした状態で「承諾して予定表を表示する」をクリックすると、MicrosoftアカウントのOutlookカレンダーに予定表を追加します。
このURLを指定してみて下さい ICSファイルをダウンロードします。iCalendar対応のアプリケーションまたはWebサービスで、ダウンロードしたICSファイルを取り込んで下さい。
sharing_metadata(添付XMLファイル) 共有する予定表にアクセスするURLを記述したXMLファイルをダウンロードします。XMLファイル中に記載されたURLにWebブラウザでアクセスすると、予定表を閲覧できます。

(10)MicrosoftアカウントのOutlookカレンダーで表示した予定表。Office 365の予定表に似ていますが、Office 365ではありません。

MicrosoftアカウントのOutlookカレンダーで表示した予定表

(11)GoogleカレンダーにICSファイルの予定表を取り込んだ画面。Googleカレンダーの場合は、設定メニューの「カレンダーをインポート」からICSファイルを取り込めます。

GoogleカレンダーにICSファイルの予定表を取り込んだ画面

(12)XMLファイルに記述されたURLにWebブラウザで直接アクセスした場合。

XMLファイルに記述されたURLにWebブラウザで直接アクセスした場合

※注意が必要なのは、いずれの場合も、共有を許可されたユーザーが共有予定表を閲覧するとき、ユーザー認証がないということです。これは、メールで通知されたデータさえ入手できれば、誰でもアクセスできることを意味します。共有カレンダーの機密度に応じて、情報漏洩に注意してください。

予定表の共有の停止

共有した予定表の共有レベルを変更したいとき、共有を停止したいときは、共有するときと同様に、予定表を右クリックして「共有アクセス許可」メニューをクリックします。

(13)ドロップダウンリストで権限レベルを変更するか、共有を停止したいユーザーのごみ箱をクリックしてユーザーを削除して、「完了」をクリックしてください。

「完了」をクリック

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インデックス

連載目次
第26回 メールの配布グループ
第25回 予定表の共有……その2
第24回 予定表の共有……その1
第23回 パブリックフォルダーの作成(その2)
第22回 パブリックフォルダーの作成 (その1)
第21回 ライセンスの購入と割り当て
第20回 Office 365でメールを統合する
第19回 Office 365のオフラインメール
第18回 Office 365のファイル添付メール(2)
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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