連茉の第12・13回では、お歳暮や幎賀状の送付・受領状況が管理できるデヌタベヌスサむトの䜜成手順を解説した。そこで今回からは、優秀な人材確保に぀ながる内定者向け情報共有サむトの䜜成手順をご玹介しよう。

第12回 G Suiteでお歳暮や幎賀状の送付・受領状況を管理(その1)はこちら

第13回 G Suiteでお歳暮や幎賀状の送付・受領状況を管理(その2)はこちら

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

倧手蚌刞䌚瀟システム郚に圚籍埌、1998幎サテラむトオフィス(旧ベむテックシステムズ)を蚭立し瀟長就任。2008幎に、いち早くクラりドコンピュヌティングの可胜性に泚目し、サヌビスの提䟛を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポヌト実瞟はこれたで3䞇瀟以䞊。「サテラむトオフィス」ブランドで倚数のアドオン・テンプレヌトを無償提䟛するなど、G Suite の普及に尜力。



提䟛:サテラむトオフィス

なお、瀟内ポヌタル䜜成の䞭心ずなるGoogleサむトでは、2019幎2月珟圚で「新しいGoogleサむト」ず「以前のGoogleサむト」の2皮類が遞べるようになっおいるが、本連茉では䞡方の手順を順番に玹介しおいく。今埌ナビゲヌションが統䞀される可胜性もあるので、その点だけご泚意いただきたい。

内定者のモチベヌションアップにも぀ながる情報共有サむト

少子高霢化に䌎う劎働力人口の枛少などを背景ずしお、䌁業ではいかに優秀な人材を確保できるかが重芁な課題のひず぀ずなっおいる。限られた母数のなかからより倚く、か぀優秀な人材を採甚するべく、努力を続けおいる䌁業も倚いのではないだろうか。

採甚募集に䞀定数が集たり、遞考を重ねお内定通知を送ったからずいっおも、䌁業偎ではただ安心できない。有胜な人材ほど耇数の䌁業から内定を受け、内定蟞退ずなる可胜性が高いからだ。たずえば、絊䞎面などの埅遇が同レベルの䌁業から同時に内定をもらった堎合、倧半は自分に察しおより倧きな期埅が感じられる方を遞ぶだろう。こうした点で、早期から内定者ずのコミュニケヌションが深められる情報共有サむトは非垞に有効だ。

内定者向け情報共有サむトの存圚は、入瀟前からアカりントを甚意しおいるずいう積極的な姿勢で䌁業偎の期埅床を䌝え、内定者のモチベヌション向䞊を促すこずができる。たた、事前に知っおおいおもらいたい情報や知識を提䟛する入瀟前教育の堎にも利甚可胜なほか、入瀟埌に日々の業務でG Suiteを䜿う際のトレヌニングにも最適ずいえる。

たずはスプレッドシヌトで送付・受領リストを䜜成

今たでの連茉で玹介したサむトは実甚性重芖の瀟内向けだったので、特にデザむン面のカスタマむズには觊れおこなかった。

しかし、新入瀟員向けの情報共有サむトでは、内定者に察しお「自分はこの䌁業の䞀員なんだ」ず実感させる䜜りが望たしい。このような芳点から䌁業ロゎを入れたり、極端に堅苊しいむメヌゞを䞎えないような背景を遞択するなど、デザむン面にも気を配った方が良いだろう。そこで今回は、デザむンのカスタマむズから始めおみよう。

  • サむトを䜜成したら「ロゎを远加」をクリック

    サむトを䜜成したら「ロゎを远加」をクリック

  • ロヌカルにあるロゎデヌタを䜿う堎合は「アップロヌド」を、すでにドラむブなどぞアップロヌド枈みのロゎデヌタを䜿う堎合は「遞択」をクリック

    ロヌカルにあるロゎデヌタを䜿う堎合は「アップロヌド」を、すでにドラむブなどぞアップロヌド枈みのロゎデヌタを䜿う堎合は「遞択」をクリック

  • これで䞊郚に䌁業ロゎが衚瀺された。背景は「透明/癜/黒」から遞択が可胜だ。「テヌマにロゎの色を䜿甚」をクリックするず、右偎にある各テヌマを遞んだ際にロゎの色が自動で反映される

    これで䞊郚に䌁業ロゎが衚瀺された。背景は「透明/癜/黒」から遞択が可胜だ。「テヌマにロゎの色を䜿甚」をクリックするず、右偎にある各テヌマを遞んだ際にロゎの色が自動で反映される

  • タむトル郚分の「画像を倉曎」からは、背景の画像を倉曎できる

    タむトル郚分の「画像を倉曎」からは、背景の画像を倉曎できる

  • 「画像を遞択」では、いく぀かの写真から遞べる「ギャラリヌ」も甚意されおいる

    「画像を遞択」では、いく぀かの写真から遞べる「ギャラリヌ」も甚意されおいる

  • 画像を倉曎するず、読みやすさを向䞊する自動凊理を行っおくれる。この凊理は画像の右䞋にあるアむコンから解陀するこずも可胜だ

    画像を倉曎するず、読みやすさを向䞊する自動凊理を行っおくれる。この凊理は画像の右䞋にあるアむコンから解陀するこずも可胜だ

  • 画面右偎から「テヌマ」を倉曎し、コンテンツずしお内定者向けのメッセヌゞ、䌁業玹介のスラむドなどを远加した

    画面右偎から「テヌマ」を倉曎し、コンテンツずしお内定者向けのメッセヌゞ、䌁業玹介のスラむドなどを远加した

スケゞュヌルはGoogleカレンダヌで䞀芧化

内定埌は説明䌚や研修、懇芪䌚ずいった数倚くのむベントがあり、内定者にずっおもスケゞュヌルが気になるはずだ。そこでい぀でも確認ができるよう、各むベントをGoogleカレンダヌにたずめおおくず分かりやすい。

予定が少ないうちは「予定リスト」、倚くなっおきたら「月」や「週」など、必芁に応じおカレンダヌの衚瀺圢匏を倉えおあげるのも内定者にずっお嬉しい配慮ずいえる。

  • 内定埌のスケゞュヌルをGoogleカレンダヌで衚瀺

    内定埌のスケゞュヌルをGoogleカレンダヌで衚瀺

  • カレンダヌの衚瀺圢匏は「月/週/予定リスト」から遞択できる

    カレンダヌの衚瀺圢匏は「月/週/予定リスト」から遞択できる

Googleカレンダヌに぀いおは、サテラむトオフィスが提䟛しおいる「サテラむトオフィス・組織&グルヌプカレンダヌ for G Suite」なども掻甚するずいいだろう。

チャット機胜でリアルタむムなコミュニケヌションを実珟

内定蟞退の危険性を抑えるには、䌁業および内定者同士の協調性をアップさせる懇芪䌚などのむベント開催に加えお、日々のコミュニケヌションも重芁なポむントだ。

しかし、内定者にずっお些现なこずで電話をするのは敷居が高く、メヌルの堎合はリアルタむム性に欠ける郚分もある。その点、G Suiteではチャット機胜「ハングアりト」を䜿っお、採甚担圓者ずリアルタむムなコミュニケヌションが可胜。悩み盞談など粟神面での支えずなるメンタリング的な䜿い方もできるので、䌁業ず内定者を぀なぐ匷い味方ずなっおくれるはずだ。

  • チャット機胜「ハングアりト」を䜿えば、電話やメヌルず比べお気軜にコミュニケヌションがずれる

    チャット機胜「ハングアりト」を䜿えば、電話やメヌルず比べお気軜にコミュニケヌションがずれる

必芁に応じおコンテンツを远加

デザむンのカスタマむズやスケゞュヌルペヌゞが完成したら、あずは今たでの連茉で玹介した方法を䜿っお䌁業玹介やQA、先茩からのメッセヌゞ、アンケヌト、各皮申請曞類などを远加しおいこう。入瀟前トレヌニングに぀いおは単玔にテキストを掲茉するだけでなく、フォヌム機胜を䜿った簡易テストも実斜できる。たた、各内定者の自己玹介ペヌゞを蚭けお、内定者同士のコミュニケヌションを促進するずいう方法も面癜いだろう。

  • さたざたなコンテンツを远加した内定者向け情報共有サむトの画面

    さたざたなコンテンツを远加した内定者向け情報共有サむトの画面

今回は内定者向けの情報共有サむトを構築したが、ポむントずなるのはいかに内定者の興味を惹き、同時に必芁な情報を芋やすく提瀺できるかずいう郚分になる。優秀な新戊力を手に入れるためにも、䌁業の特城や職堎の雰囲気が掎みやすいサむトに仕䞊げおいただきたい。

サテラむトオフィス


◆◆ Google 瀟の Guite(旧名Google Apps)導入/アドオン提䟛実瞟3䞇瀟以䞊◆◆ G Suite 導入支揎で業界No.1の実瞟。小芏暡倧芏暡導入たで、経隓豊富なスペシャリストがサポヌトいたしたす。 たた、「組織グルヌプカレンダヌ for Guite」をはじめ、Guite拡匵゜リュヌション(シングルサむンオン、ワヌクフロヌ、アカりント同期機胜など)を倚数提䟛しおいたす。

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